科技管理部门档案信息化管理

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随着信息化时代的来临,各行各业面临着信息化的挑战,科技管理部门的档案管理也不例外.目前,科技管理部门的档案管理信息化,已经成为大势所趋、潮流所向,当然也对科技管理部门的档案信息化管理工作提出了新的挑战.但我国科技部门档案信息化管理还存在各方面的问题,需要采取各方面的解决措施,要想做好科技部门档案信息化管理工作,任重而道远.

科技管理部门档案信息化管理工作中存在的问题

由于各方面的原因,我国科技部门档案信息化管理还存在各方面的问题,就目前来说,主要包括以下几个方面的问题.

领导对档案信息化管理工作重视程度不够.领导的重视和支持,是做好档案管理信息化的关键所在.缺少领导的支持,档案信息化管理工作就很难取得成效.但就目前来说,由于思想观念所限或者对档案信息化管理工作认识程度不够,很多科技部门领导对档案信息化管理工作重视程度不够,没有意识到档案信息化管理工作的重要性,对档案信息化管理工作投入的人力、物力不足,不能满足档案信息化管理的实际需求,进而影响了档案信息化管理工作的质量和效率.目前,很多科技部门的档案资料还是以纸质资料为主,管理人员没有意识到档案信息化管理的重要性,而纸质档案资料既不利于档案信息的保存,还加大了档案管理人员的工作量,最后还会影响到档案管理工作的质量和效率.

档案管理人员的素质面临着信息化的挑战.很多档案管理人员已经习惯于管理纸质档案信息,对新技术的适应性较差,计算机操作水平较差,管理电子档案信息时存在困难,很难高效而准确的完成电子档案信息的管理工作.

电子信息档案与纸质档案资料相同,也存在安全性、保密性等方面的问题,而档案管理人员由于水平所限,或者由于安全、保密意识不足,在电子档案的安全与保密方面可能存在问题.最后,科技管理部门档案信息化管理工作缺乏效能.

科技部门档案信息化管理缺乏有效性,主要体现在两个方面：一方面,电子档案信息量大,内容较多,而档案管理人员缺乏信息甄别能力,又缺乏主动搜集档案信息的动力；另一方面,我国档案管理主要以储藏为主,对档案信息的合理利用比较少,对电子档案信息的利用率也比较低,这就导致档案信息化管理效能不足.

完善科技部门档案信息化管理工作的措施

提高领导对档案信息化管理的重视程度.要想做好档案信息化管理工作,就必须取得领导的支持,领导的重视和支持是做好档案信息化管理工作的关键.为了取得领导的重视和支持,档案管理人员可以从以下几个方面着手：首先,档案管理人员要重视宣传工作的作用,做好档案信息化管理宣传工作,积极向领导宣传档案信息化管理的重要性,让部门领导对档案信息化管理有一个准确的认知,加深领导对档案信息化管理的了解程度,提高领导对档案信息化管理工作的重视程度.其次,档案管理人员要做好本职工作,尽职尽责的完成自己的工作任务,在工作中不出差错,这是做好档案管理工作的基础,只有这样才能得到领导的重视和支持.

提高档案管理人员的素质.档案信息化管理对档案管理人员的素质也提出了新的要求,针对档案管理人员素质不足的问题,可以从以下几个方面着手：首先,档案管理部门要重视对档案管理人员的再培训工作,对于已经从业的档案管理人员,对他们进行统一培训,提高档案管理人员的计算机水平,让档案管理人员的素质满足档案信息化管理的需求.其次,做好宣传工作,提高档案管理人员的安全意识和保密意识.电子档案信息要做好备份,不使用来历不明的存储设备.最后,加强对档案管理人员的思想政治教育工作,提高档案管理人员的工作责任感,让他们以更饱满的热情投入到档案管理工作中来.

提高档案信息化管理工作的合理效能.针对科技档案管理存在的效能不足的问题,可以采取以下几个方面的措施：首先,建立健全相应的奖惩机制,鼓励档案管理人员主动搜集档案信息,对于表现突出的档案管理人员可以进行精神奖励或者物质上的奖励；对于表现落后的档案管理人员,要进行一定的处罚.其次,将责任负责制落实到实处.不论是原始信息的提供单位,还是信息输入单位,都要对工作负责,将责任负责制贯穿到档案管理工作的各个环节,谁出事、谁负责,这样可以保障电子档案信息的准确性.最后,还要做好档案信息的合理使用工作.在保障档案信息安全性、保密性的前提下,提高档案信息的利用效率.

做好科技电子文档资料的收集、整理.目前,许多工程技术资料,基建工程资料的设计、制作都是通过计算机进行的,手工制作的技术资料很少,因此,在工程设计资料交接时,往往只注重了纸质文件资料的接收,忽视了电子文档资料的交接.例如,一项基建工程设计完成之后,设计方只按建筑方的要求提供了图纸份数,对设计的电子文档不提供给建筑方,今后必须坚强对电子文档的收集归档工作.

随着信息化时代的到来,科技管理部门档案信息化管理已经成为时展的趋势,由此也对科技管理部门档案信息化管理提出了更高的要求.由于各方面的原因,我国科技管理部门档案信息化管理还存在很多问题,既存在部门领导对档案信息化管理重视程度不够的问题,也存在档案管理人员素质不足、档案信息化管理缺乏效能等方面的问题,这些问题的存在,影响了档案信息化管理的质量和效率.因此,为了做好档案信息化管理工作,就必须针对这些存在的问题,采取有针对性的解决措施,不仅要提高部门领导对档案信息化管理的重视程度,让部门领导重视和支持档案信息化管理工作；还要提高档案管理人员的素质,提高档案管理人员的计算机水平和电子档案信息安全、保密意识；还要采取措施,鼓励档案管理人员积极搜集档案信息,在保障档案信息安全性、保密性的前提下,创新利用手段,提高档案信息的使用效率.