人事档案管理

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摘 要:人事档案管理工作是劳动管理的重要组成部分,关系到每一个职工的切身利益.人事档案管理的规范化、制度化、科学化,才能更好地为企业生产经营和发展服务.

关 键 词:档案特点问题建议

人事档案是记述和反映个人经历和德才的表现,以个人为单位收集、整理后集中保存起来,以备查考的文件材料.人事档案是合理用人、选人的重要基础,是历史地、全面地考察职工的依据.职工档案管理工作必须严格执行国家有关档案保密的法规和制度.

一、人事档案的特点

档案信息的专业性强.人事档案是记录职工个人在工作期间的经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料,是历史地、全面地考察职工的依据,记载的信息具有很强的专业性.

档案内容划分细致.人事档案的内容涉及履历材料;转正定级、改变工种、工资变动审批材料;考核鉴定、自传材料;政审材料;参加中国、共青团、党派及社会团体材料;培训学习材料;选拔、任用及免职材料;其他可供组织参考的材料.包括九大类,十九小项.

人事档案的保密性.人事档案涉及一些职工个人隐私,在管理上一定要严格遵守档案的保密制度,坚持原则,严格按照档案工作的各项规章制度办事,不得泄露档案内容,确保人事档案的安全性.

二、当前人事档案管理中存在的不足

1.对人事档案管理的重要性普遍认识不够

长期以来,相当一部分领导对人事档案管理工作的认识都存在着一些误区,认为人事档案工作就是保管性的事务工作,只要不丢失、不毁损,能够应付查档、调档就可以了,对档案工作不重视、不关心,人员培训、场所经费落实不到位,档案管理工作自然也就做不好了.

2.档案管理人员管理水平不高,管理手段落后

由于档案管理人员大多数是,因此导致了档案管理人员工作变动频繁,新手较多,业务不熟,对档案的重要性、管理要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,难以适应档案管理工作.管理手段也比较陈旧,调阅档案时都是采用原始的手工操作方式,由于反复调用原件,容易造成档案毁损,直接影响到档案的完整与安全.


3.人事档案收集工作力度不够

由于收集归档工作制度不健全,导致档案管理人员执行不严格,收集归档工作被动、不及时.而且收集归档的材料不全面,有些鉴定、考核材料不能及时、完整的归档,有些材料在内容和形式上是雷同的,不能准确反映每个人的真实情况.这些都严重影响了档案的质量,降低了档案的利用率.

4.人档分离的情况愈加严重

随着社会的发展,特别是随着人才资源配置市场化,人才流动日益频繁,越来越多的“单位人”变为“社会人”,人才的流动造成人档分离,弃档不用的人员越来越多.并且由于许多公司、单位对档案没什么要求,导致了这种人档分离的情况愈加严重.

三、对目前人事档案管理的几点建议

1.健立健全科学合理的人事档案管理制度

对于不适应新形势、新情况的规章制度,必须要进行改革,及时建立更为科学合理的人事档案管理制度,使人事档案工作更加制度化、规范化.在档案的收集上要及时、完整;在档案的鉴别上必须遵循“取之有据,舍之有理”;档案的整理归档要严谨、科学;档案的借阅应根据具体情况具体分析,对人力资源管理部门及其他部门应有所区别,注意档案安全;档案的更新应及时、准确、完整,尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集.

2.进一步树立“藏”、“用”并举,“用”重于“藏”的干部人事档案

管理理念更新观念是做好人事档案开发利用工作的前提.人力资源管理知人、选人、用人、留人、育人的重要途径是人事档案信息的提供,所以人事档案管理人员应认清形势,摆正位置,端正态度,增强服务意识,改变长期以来坐等上门的被动服务方式,经常深入各科室之中,主动了解情况,收集档案资料,并要求员工如实填写履历表,客观、准确地撰写自我鉴定、自传和个人业绩材料,积极主动地为企业人力资源管理提供信息服务.

3.注重人事档案材料收集

提高人事档案管理质量.收集人事档案材料是人事档案工作的基础,档案管理人员根据档案管理规定划分的归档范围,随时将分散在各部门、各岗位人员手中已办结的各种内容、类别的文件材料收集齐全.在收集过程中,要检验文件材料的真实性、完整性和有效性,确保文件数量准确.

4.加强人事档案管理现代化和信息化建设

为夯实人事档案基础管理工作,适应和满足现代企业管理需求,充分利用计算机网络技术来进行人事档案管理创新,建立人事档案的数据信息库是人事档案管理的发展方向.数据信息库在建立职工基本信息的基础上,将职工的一些常用信息,如:直系亲属、文化程度、年龄构成、工资等级、社会保险交纳情况、资质证书和劳动合同等项内容做相关链结,并实行动态管理,定期对职工的进行及时更新,保证职工的及时性和准确性,方便和迅速地查阅职工信息.又因人事档案的材料收集多为纸质材料,经常查阅易损毁,人事档案数据信息库的建立,实现了人事档案纸质与数据格式并存,既避免了职工档案容易损毁的现象,又大大提高了档案的利用效率.

档案工作是一项严密的工作,并且将职工档案管理规范化、制度化、科学化,能够更好的为企业生产经营和发展提供可靠的信息数据.在今后的档案管理发展领域还有更多的发展创新空间,有待于我们进一步的探索创新.

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