工程施工单位的档案管理

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[摘 要 ]工程档案是在工程施工和工程施工管理过程中形成的,能够真实、准确地描述工程施工过程及工程实体的实际情况,它是具有保存价值的文字、图表、声像等类型的文件材料.工程档案也是已完工工程实体在运行、检查、维护、管理、改建和扩建时不可缺少的、重要的原始依据.工程档案的收集、整理和管理是工程建设及工程竣工验收的重要工作内容,需从工程档案形成的第一个环节抓起.

[关 键 词 ]施工 档案 管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1009-914x（2013）06-0241-02

1.施工单位工程档案的分类及内容

施工单位工程档案大致包括以下几大类型：

1）施工综合管理文件.包括：施工方案、施工计划、施工措施,有关质量、安全、进度计划、环保水保方面的往来文件,会议纪要,各种施工原始记录,工程照片和录像等；

2）质量保证文件.包括：原材料及构件出厂证明、复验单及试验报告,半成品、成品试验成果汇总及现场材料见证取样记录、混凝土（砂浆）配料单,各种现场检测记录及报告,设备、机具、仪器仪表率定检测记录及检修记录等；

3）质量检查签证文件.如：施工定位测量,放样报验单,施工测量成果报审表及测量成果等,测量原始记录及测试、沉降、位移、变形监测记录,各种单元工程验收及评定（包括工序）、交工验收记录等；

4）竣工图；

5）工程结算文件.包括：计量支付文件及完工结算文件,合同变更、索赔与反索赔文件等；

6）工程验收文件.包括：合同项目工程（含单位及分部工程）完工验收签证鉴定书,施工报告、阶段验收、交工交面验收报告、竣工报告、工程建设施工大事记,竣工结算报告,工程移交证书及工程项目缺陷（保修）责任终止证书等；

2.工程档案的形成应真实,准确、满足要求

工程档案的内容必须真实、完整、准确、规范、系统,与工程实际相符合,绝不允许伪造或与实际不符；其深度必须符合国家有关工程方面的技术规范、标准和规程.

3.工程档案的编制、收集,整理、管理和移交

1）工程档案的编制

①填写要规范

施工单位应在项目成立初期备齐工程相关施工规范、验收标准,使工程文件一开始就用规范化、标准化来严格要求,杜绝施工过程中产生的不规范的原始施工资料和文件出现.

②签字盖章应符合要求

要求责任人签字部位必须由责任人本人按照的姓名签字,不应使用化名,严禁代签或用印章代替签名；签名时应注明日期.

有责任单位签字盖章部位必须由责任单位责任人签字,并加盖该单位的现场派出机构的公章.

③改错要符合要求

在工程文件编制过程中不可避免的会出现一些错误,正确的改错方法是将错误用斜线划掉,再在其右上方填写正确的文字（或数字）,禁止使用改正液、贴纸重写、刀片刮或用墨水涂黑等方法.

2）工程档案的收集

工程项目所形成的全部工程文件在归档前按档案管理的要求进行收集整理；并在归档前对工程项目所形成的全部文件材料按档案管理要求进行查漏补缺和完善.

3）工程档案的整理

工程文件的组卷应遵循其自然形成规律和成套性特点,分类科学,组卷合理,保持卷内文件的有机联系；使组成的案卷既能准确、系统地反映工程的全貌,又便于保管和利用.

①直接针对本项目非普发性管理文件按合同项目结合问题、文件类型、年度等进行整理组卷.

卷内文件按问题、时间、文号或重要程度排列,同一问题（事项）的请示与批复、函与复函、主件与附件原则上不能分开,并按批复在前、请示在后,复函在前、函在后,主件在前、附件在后的顺序排列；同一事项的来往文函应放在一起,依时间顺序排列.

②非管理性的工程文件按项目划分的单位（单项）工程、分部工程、单元（分项）工程并结合问题、年度、文件类型、专业等进行整理组卷.

卷内文件为材质证明文件按材质类别、批次排列；卷内文件为质量检查、评定、验收文件、试验检验、施工记录则按单位工程、分部（分项）工程、桩号、高程排列.

③通用图、标准图应单独组卷；若采用了通用图、标准图,必须在工程文件整理组卷时于图纸目录中注明其图号及编制单位,并在卷内备考表说明中注明.

卷内图纸按单位（单项）工程、专业排列,同专业图按图号顺序排列.

4）工程档案的移交

工程档案整理完毕经监理检查合格后移交建设单位,移交时应明确移交的内容、案卷数、图纸张数等,并应有完备的清点、双方签字、盖章等交接手续.

4.工程项目档案管理中应注意的问题

①建立工程档案管理组织机构

工程项目部成立的同时建立工程档案管理组织机构,应明确主管档案管理工作的领导,设立档案管理部门,配备专职的档案管理人员.

②健全档案管理制度

在工程项目施工初期就应结合工程项目实际情况,制定相应的工程档案管理规定,明确各部门在工程档案形成过程中各自应承担的职责.只有工程项目建设过程中各阶段档案资料的有序管理,才能保证归档文件材料及图纸内容的准确、齐全、规范,才能保证施工技术材料记录齐全、签署完备,原材料质量保证资料真实可靠,竣工图与实物相符.

②加强现场施工技术人员档案意识

应有计划、有措施、分期分批对工程管理人员、施工现场作业人员进行档案业务知识、工程质量标准知识培训,使工程项目管理人员、施工技术人员在增强档案意识的同时也熟知档案业务和工程质量标准.

5.工程档案管理人员应具备的素质

工程档案管理归根到底是人才的管理,要想形成高质量工程档案,不但要求档案管理人员能对档案进行日常使用、维护、更新、收集、整理等,同时要具有较强的专业知识,必要的施工经验和很好的文化素养. ①要有责任心

首先档案管理是一种专业型强、需要细心地对待每一个数据、每一份表格,确保工程档无误；其次档案管理也是一种涉及面广、工作量大的工作,需要耐心的分门别类的整理、归档；同时档案管理工作也是一种复杂繁琐、枯燥无味的工作,在长期的工作中极易产生厌烦的情绪,所以,档案管理人员在工作中要有足够的责任心,要严肃认真、一丝不苟的对待.

②要具备专业知识

首先要能看懂工程施工图,能编制修改工程竣工图,根据图纸计算工程量；也要了解各类工程施工方法、施工工艺及施工技术；熟知工程建筑材料的分类、性能、用途；

其次要能正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录、工程验收表格、工程评定表格、还要了解文秘基础知识,熟悉工程建设活动的报告、批复、通知、纪要等应用公文的编写方法；熟悉工程资料收集的内容、范围；掌握工程档案收集、编制、整理的方法.

③要具备电子办公能力

随着科学技术的发展,电子档案逐渐普及,档案工作不再局限于纸上,熟练的掌握电子档案的应用技术及办公软件,能过够及时、准确、完整、系统的把档案资料电子化,为档案的管理工作提高效率.

④要有积极主动的协调能力

在实际工作中,档案人员协调能力的发挥常常与档案的齐全完整联系在一起.档案管理人员为了做好档案工作,不可避免的要和业主、监理、设计等有关单位打交道,要想保证工程档案及时、齐全、规范的归档,除靠有关规章制度外,更主要是靠档案工作者自身的素养和协调能力的发挥.

⑤要主动学习并掌握新规程、规范

国家新技术、新工艺、新规范的更新日益加快,档案管理人员在熟知相关工程法律法规、政策、标准及其使用情况的同时,还要时刻注意有关规范标准的更新替代,并尽快学习掌握.

结束语

工程档案管理是工程建设过程中不可或缺的一项重要工作,是一项认真严肃的技术工作,是一项系统工程,是涉及各个专业技术部门、贯穿整个施工过程的一项复合性工作.要保证工程档案完整、规范、齐全并真实、准确的记录和反映施工及验收的全过程,就必须不断提高档案管理水平,就要把工程档案管理工作纳入科学化、规范化的管理轨道,只有这样才能保证形成一流的工程档案,从而为建设一流工程项目提供档案方面的保证.