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【摘 要】本文对工程档案管理促进建设工程质量的作用进行了论述,提出了工程档案是建设工程的有机组成部分,是工程质量的直接反映；工程档案管理是工程质量控制的关键环节,是提高工程质量的重要手段等.
【关 键 词 】工程档案管理；建设工程质量；作用
0.引言
最近频繁发生的在建工程质量事故,包括房屋、桥梁的突然垮塌,都给我们提出一个相同的课题：事故发生后凭什么来分析事故原因?来认定事故责任?来还原建设过程?建设过程中用什么来促进建设工程质量?来规范建设工程管理?来保留建设的真实过程?答案是工程档案.建设工程是资源和智慧的结晶.对一些重大的建设工程来说.其投入的财力、物力和人力往往是巨大的.除了建设工程竣工之后的实体成果如住宅、办公楼、厂房、场馆、道路、桥梁、广场等之外,作为建设过程直接记录的档案也是建设工程的重要组织部分,是建设工程的技术成果.因为消耗和占用资源巨大,建设工程的实体成果一般都能得到广泛重视,从投资方到行政部门,到普通市民,注意力都集中到了实体成果上面,甚至是只关注建设工程的外在观感.对建设工程档案关注甚少,知之甚少.一些人认为,档案只是建设工程竣工后的资料整理,是建设工程的末端,而且非常琐碎,对档案工作表现的是一个敷衍塞责的态度.因此,对工程档案管理促进建设工程质量的作用进行研究是非常重要,有利于引起我们对工程档案管理的高度重视,更有利于工程档案管理工作的有效开展.
1.工程档案是建设工程的有机组成部分
一般来说,远在建设工程施工之前,建设工程档案就开始产生并积累了.建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录,是项目经费落实和项目具体实施的根本依据.项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据.而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据.也就是说,在建设工程项目开工建设前,已经有大量的文件材料形成了.如果把这一个文件积累过程从建设工程中剔除,建设工程是根本无法成立,也是无法开展的.即使是在施工过程中,文件材料的产生与具体施工进程也是不能割裂的.在建筑材料如钢筋、水泥、砖块等使用前,必须要进行送检,只有检测合格才能使用,这些检测文件材料是非常重要的依据.在建筑材料使用进程中.应该根据指令实施,如用什么标号水泥,怎么配比,用量多少等：在实施中还有监理旁站监督记录和检测记录；出现了问题还有调整指令和变更说明等等.可以说,贯穿建设工程过程一直有两根线条,一条是技术性的,是抽象的,以文件材料为表征：另一条是操作性的,是实体的,以工程物理结果为体现.技术性线条还要先产生,还要更长远在施工阶段,二者又是交织在一起的.但无论如何,技术性线条是不能从建设工程中抽离出来的,更不能忽略不计.
关于建设工程档案是建设工程的有机组成部分,我们的古人早就有朴素的认识.1973年12月长沙市发掘马王堆汉墓,在出土的文物中有三份帛质地图,没有注明名称,一般称为《地形图》、《驻军图》和《城邑图》,《地形图》和《驻军图》都保存较好,《城邑图》还未修复.其中,《驻军图》绘有一座三角形城堡,城垣上设有五个箭楼,四个战楼,并注有“门”、“箭道”等字样.它绘制于西汉文帝之前,距今已有2100多年.在古代,驻军与造城是统一的.这说明古人在造城时,已经认识到了编制城市规划图和城市实况图的重要性.只是岁月的流逝,古城不再,档案依旧,我们只能通过这张珍贵的图纸来遥想古城英姿.
2.工程档案是建设工程质量的直接反映
建设工程质量最初是一个生活化的概念,是一种感受性评价,是对建设工程性能、品质和安全的综合性表述.但随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展,对建设工程质量有了严格的定义,即建设工程质量是指工程满足业主需要的,符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合,包括：适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面.特别是随着量化分析和精细化管理的推动,对建设工程质量有了一系列精确的评价体系.当我们的评价由感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时,对建设工程质量的评价就不再是以到工程现场看看就行了,而是以建设工程档案为基础,以指标的量化统计分析为手段,进行综合测评了.这实际上是说,建设工程档案直接反映了建设工程质量,我们应以建设工程档案为依据来全面评价工程质量.
建设工程档案作为建设工程质量直接反映还有一层非常重要的意义,那就是在工程建设过程中,有许多工序的内容是要被下一道工序所掩盖的,也就是通常所说的隐蔽工程.对这一部分,在工程竣工后我们是看不到摸不着的,也难以检测得到,我们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价,工程档案在此的作用就是无可替代了.
在前面我们已经论述过建设工程档案是建设工程的有机组成部分,从现代管理科学的角度来看,建设工程档案的质量也是建设工程质量的重要构成部分.工程档案质量好,反映工程管理规范,反映工程管理人员素质高,反映工程质量好.这一个观点可以从建设工程项目参评“鲁班奖”、“芙蓉奖”等奖项活动可以看出.凡是有意参评的项目,建设、施工各方对建设工程档案管理都是非常重视的,都非常重视档案的真实性、完整性,包括施工现场拍照、录像等方面都是非常重视的,对档案的收集、编制和整理就更加认真细致、精益求精了.
3.工程档案管理是建设工程质量控制的关键环节
建设工程档案是一个静态的概念,而建设工程档案管理则是一个动态的过程.一般来说.这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案.但对这一过程进行深入、清晰的研究,我们会发现,工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为,而是工程项目管理的一部分.更进一步,我们从工程质量控制的角度出发,工程档案管理占有关键的一席之地.
建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制,控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制.影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”等五大方面.从“人”的因素来看,建设工程资料员是工程建设中不可缺少的技术人员.要经过专门培训后持证上岗,而且要保证资料员的稳定.从“材料”的因素来看,所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证资料的主体从“机械”的因素来看,机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容：从“方法”的因素来看,对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志；从“环境”的因素来看,我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像,反映场地环境的变化；上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内,所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理.
4.结语
建设工程从立项、招投标、勘测、设计、材料配送,到主体和配套施工,到最后装饰装修、绿化亮化,到竣工验收后投入使用,这是一个相当长的周期.建设工程档案不仅把这个过程真实地记录下来了,把这个过程完整地链接起来了,也把这个过程作为历史记忆长久保留了下来.我们应该以众多的建设工程质量事故为教训,以我们加强建设工程档案管理的经验和成果为动力,以高度地责任感和紧迫感来推进建设工程档案管理工作,为提高建设工程质量,确保人民生命财产安全,建设社会主义和谐社会做出切实的努力.