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摘 要 ：为了实现持续获利,保证持续的发展,企业必须与上下游企业建立良好的沟通,以便及时调整经营策略.商贸企业台账在企业经营过程中起着重要作用,尤其是在与上下游企业的沟通过程中,更是不容小觑.本文主要介绍了商贸企业台账,和它在与上下游企业沟通中的重要意义,以及从中获得的启示.
关 键 词 ：商贸企业 台账 企业沟通
▲▲1.商贸企业台账的含义、作用、设置
1.1含义
商贸企业,也叫做商业零售企业,指的是不自产商品、设有营业场所或柜台,直接面向最终消费者的商业零售企业.其中,最具有代表性的商贸企业包括常见的百货商场、零售商店、超级市场等直接从事综合商品销售的企业.
企业台账是辅助账簿的一种.虽然它不属于会计核算中的账簿系统,但是,它在企业加强某方面管理以及了解某方面信息时,发挥了重要作用.企业台账并没有设置严格的编号、固定的格式账本.因此,企业可以根据自己的情况,自行设计符合自己企业情况、可以详尽反映信息的台账.这就体现出企业台账具有极大的灵活性与个体性,它不拘于统一格式,而是意在更多地、更详细地反应企业信息.
1.2企业台账的作用
商贸企业台账对于企业本身管理具有十分重要的作用.
首先,因为它是一种流水账,因此详细记录了进销情况,包括进销量、进销品种、进销价格,它能够帮助企业了解进货情况、存货情况、销售情况；其次,它能够根据销售情况,指导企业及时调整进货与供货数量及品种,洽谈进货价、修改销售策略,对商贸企业的持续发展起着重要作用.最后,台账也是企业的工作督查表,帮助管理者监督、规范员工的工作,对加强企业的内部监督与控制,完善企业对员工的绩效考核也很重要.
1.3企业台账的设置
企业台账主要有销售管理、财务管理、人事管理、行政管理等几大类.对于商贸企业来说,因为销售时主要盈利来源,因此销售管理台账是企业账簿非常重要的一部分.
▲▲2.商贸企业台账与上游企业沟通中的意义
建立良好的上游企业关系,是维护企业持续发展的关键.上游企业为商贸企业提供稳定的货源,关系着企业是否能够持续拥有稳定的成本和盈利空间.商贸企业对于上游企业的变动所做出的反应是十分明显的,所以,和上游企业建立良好的沟通十分的重要.企业台账是商贸企业与上游企业购货沟通的依据.商贸企业台账在与上游企业沟通中具有重要的意义,其中主要有一下几点：
2.1判断上游企业供货能力,构建稳定的贸易链
企业以台账作为与上游企业进行沟通依据,判断上游企业的供货能力,从而构建稳定的贸易链.
商贸企业想要盈利想要发展,前提是必须有稳定的货源供应.建立稳定的货源,才可以满足顾客的需求,企业也才能建立更加合理的销售结构,才能有效地控制成本,提高效率、增强竞争力.如果顾客所需的商品没有,或者顾客的需求不能持续供应,毫无疑问会为自己的竞争者提供了可乘之机,进而造成顾客的流失.在与上游企业沟通过程中,商贸企业在经营过程中的企业台账,是企业确定进货策略的关键.上游企业也有自己的生产销售计划,过多的生产会造成商品的积压,过少的生产会造成顾客的流失.上游企业的产量、品种同样受到严格的控制.这就要求企业与上游建立良好的沟通,根据企业台账及时了解销售情况,并反映给上游企业,建立平衡稳定的货源结构.
2.2引导双方确定交易计划
从销售管理台帐上可以看出,哪类商品以及什么品牌盈利较大,则要与上游企业及时联系购进.它指导企业有计划地订购商品,保证足够的商品存货量,提高企业的盈利水平.
根据商贸企业台账,企业可以对过去的进销情况进行分析,并对未来销售情况做出预测,制定进货方案.商品的销售往往会分淡旺季,在进货时,根据以往的进销记录,可以粗略的估计出下一阶段的销售情况.虽然商品的销售也会因为各种不确定因素的影响,但是,根据这种方法做出的估计,是下一阶段进货情况的判断依据.上游企业也会根据往年的下单情况,判断今年的生产情况,从而形成一个较为平衡的商贸链.但是,这也要求企业台账的真实性与规范性,如果数据失真,那么就很难对未来商品销售做出准确预测,很难进行及时的调控.这就要求企业相关人员进行准确、客观的记录.
▲▲3.商贸企业台账与下游企业沟通中的意义
商贸企业对下游企业的销售收入是商贸企业盈利的主要来源,持续的需求是企业获取持续利润的基本要求.与下游企业的有效沟通,可以促使商贸企业确定正确合理的营销策略.上面说到,如何确定合理的购进方案是企业经营的重点.下面将谈到,如何获取持续稳定的需求,同样也是企业在营销时要解决的重点.由于商贸企业无法与众多的下游顾客进行沟通,而企业台账详细的记录了历史交易情况,因此,企业台账便成为企业与下游沟通的桥梁.
3.1指导确定合理销售价格
商贸企业对下游进行销售时,价格的确定很重要.在企业确定销售价格的时候,一方面要遵循市场需求规律与市场规则,确定合理销售的价格；另一方面又要根据不同地域、不同时期的具体销售情况,灵活调整价格策略.
下游企业以往对商品的需求,包括商品种类、需求量、交易价格,全都在台账中得到反映,企业台账成为双方沟通的一个平台.前面说过,企业台账实际上就是一个流水账,它详细客观地记录了各种销售情况.因此,管理者不仅会把企业台账看作是对下游销售的记录,同样也当做是对未来需求的预测.根据对下一期销售的预测,商贸企业会对销售价格进行一个调整,或者进行打折,或者进行捆绑销售,以满足下游的需求.与此同时,企业台账是对本期销售做出评价的根据.有本期与前期的销售情况进行对比,可以发现销售情况的变化,进而评价本期销售价格是否合理,是否有进行新一轮的价格调整的必要.
3.2指导营销方案
企业的管理者通过销售管理台账的内容,了解到商品销售情况后,一定要及时地反思营销方案,修改不足、扩大优势,通过改进现有的营销计划来对市场的需求做出反应.这是对下游顾客需求的有效沟通方式.商贸企业无法一对一的与下游企业进行沟通,但是根据销售台账,管理者就可以了解近期下游企业的需求情况.销售管理台帐上可以详细地反映出不同商品的销售情况,管理者对待不同的商品、不同的品牌,需要采取不同的营销方案.销量大的商品要多购进,扩大优势；销量小的要少购进,避免存货的积压；市场销售潜力大的、消费者认可度高的多购进,能够起到吸引顾客的作用；相反,市场销售潜力小的、消费者认可度低的少购进,能够节省成本.
与下游顾客沟通的目的,就是满足下游顾客的需求,而达到有效沟通的目的,就需要通过对台账有效的分析,调整营销策略,适应市场的需求变化.所以,商贸企业销售台账,可以说是企业与下游企业沟通的桥梁纽带.
▲▲4.目前商贸企业台账中的主要问题
首先是管理意识的不足.目前,许多企业对企业台账的重视程度不够,认识不到位,有的甚至认为台账的记录只是形式主义,对于企业来说无关紧要.因此,就出现了登记与操作要求的不合理现象.登记与操作的不合理,直接影响到台账的质量,影响了内容的真实性、详细性与客观性,进而使管理者无法做出正确决策,影响商贸企业的发展,台帐也没有发挥其应有的作用.
其次是商贸企业的台帐手段不够现代化,一些企业的台帐停滞在手工阶段,不能适应商贸企业对信息及时化更新的需求.
▲▲5.启示与建议
商贸企业台账对企业来说十分的重要,因此,企业要加强对台账的管理意识,规范台账的管理,对台账的填写、管理、保存人员要进行严格教育,提高台账的管理水平,强化管理制度,增强台账真实性,充分发挥台账在商贸企业与上下游沟通中的作用.同时也用该利用网络建立网络电子台帐,实现与上下游企业的衔接,把握上下游企业的需求信息.