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年鉴索引,是将年鉴中具有检索意义的事项,按照一定方式有序编排起来,以供检索的工具.它是引导读者准确、全面、便捷地检索到所需信息的一种有效方法和手段,其自身所蕴含的信息量也很大.在当今信息化社会,索引不仅是年鉴编纂中不可或缺的内容,而且也是读者检索相关信息,提高年鉴资料性文献和工具书作用的一把利器.
近日,笔者有幸参与了《2011天津区县年鉴》索引的编制工作.《2011天津区县年鉴》索引的编制方法是：采用条目主题分析索引方法,主题词词首按汉语拼音音序排列.主题词后是栏目和区县的限定词,数字表示该题材所在的页码,a,b,c分别表示在左栏、中栏、右栏.这次的索引制作,在没有应用专业索引编制软件的情况下,基本采用人工提取主题词和人工录入与排序的方法完成.因为编辑索引是在书稿印刷清样出来后,印刷成书前,时间紧,任务重,负责领导带领我们三位编制人员,集中了大量工作时间,及时完成了此项工作.在工作过程中,领导提出,办公软件的应用如只停留在打字与复制、粘贴这样的初级工序中还远远不能满足提高工作效率与质量的要求.如批量提取、自动排序、自动编制索引这些办公软件所擅长的功能还应得到进一步的开发和利用.
完成此项工作后,笔者经过思考与实践,总结出两种应用大众化办公软件WORD编制年鉴索引的方法,现不揣浅陋,提出与大家探讨,以期共同提高志鉴工作信息化的水平.
一、方法一：批量提取后编辑排序
以河东区年鉴电子稿中的一页为例进行操作,需经过批量提取、编辑加工、排序、后期校对、整合五步骤.
(一)批量提取
在区（县）所提交的年鉴文稿中,电子稿中条目所用字体一般有别于正文字体和大小标题字体,如正文字体采用宋体五号字,而条目字体采用黑体五号字.既将条目字体编辑为统一的、与其他文本不同的字体（字体、字号或颜色不同均可）,这个区别是批量提取工作的基础.
1.将河东区年鉴电子稿用WORD打开,用光标选取一个条目,在条目上点击右键,在弹出的工作框中点击“选择格式相似的文本”（如图1）.
这样就在瞬间选中了该电子稿中的所有条目,即编制该区县年鉴条目索引所需运用的所有文本.
2.复制条目（如图2）.
3.将所有被复制的条目粘贴到新的文本中（如图3）.
这样,就有效避免了人工依次选取条目与录入的繁琐,并可大大降低出错率.这个方法可以一次性将所有条目一并提取.但提取出的只是条目内容,条目所在的分栏和页数还需通过人工进一步加工.
(二)编辑加工
1.首先就条目内容中需要调整的文字进行修改,如“年鉴与地方志工作”,为使其更简洁,需将此条目更改为“志鉴编修”.
2.在内容合格的条目后,按照需要添加区县限定词,如“宏观经济管理河东区”.因为这一条目提取方法是以区（县）文稿为单位,所以每次添加的基本都是一个区（县）名,可用批量粘贴的方法实现.步骤如下：
（1）将光标移至第一个条目前,点击“编辑”工具栏下的“替换”按钮（如图4）,在“查找内容”中输入“^p”,在替换内容中输入“河东区^p”,点“全部替换”按钮.这样限定词“河东区”就一次性添加到各个条目后了（如图5）.
（2）在这一步中需要注意的是,需在条目与区县名之间输入几个空格,就在替换内容“河东区”前面输入几个空格,如“河东区^p”.这就实现了一次性批量添加区县限定词,免去人工数次输入或反复复制、粘贴的耗时耗力.
3.按照条目在文稿中的页码和分栏顺序在条目后标注.因为条目是按照文稿录入的先后顺序,即文稿在年鉴中的页数依次提取的,所以只需按照页数依次查找,顺序标入即可.如“菜市场管理河东区255a”.
这样,免去了人工看文稿查询后再录入汉字的麻烦,并有效提高了提取条目的准确性.
(三)排序
全选所有经过初级编辑的条目,点击表格选项,排序工具栏（如图6）,类型选择拼音升序（如图7）,条目文字将按照汉语拼音音序排列（如图8）.
这就初步完成了对一个区县年鉴条目,从提取到输入页码和分栏号,并按照相应的顺序进行排列的工作.
(四)后期校对
WORD软件有其便捷和快速的优点,但并不是万能的,在运用这种方法的同时,由于软件自身程序设计的局限性,有以下几点不可自动识别的情况,在后期编辑中需要校对、纠正：
1.以数字开头的和以标点符号开头的条目,WORD会默认前置,如：“315活动”.
2.遇到同音字WORD将会默认根据笔画数从少到多排列,而不是根据汉语拼音音序排列.如：“机构调整改革”和“基层党组织建设”,因为两词条首字为同音字,所以WORD会将笔画数少的“机”字排在笔画数多的“基”字后面.
这些情况都需要人工在后期编辑中进行核实和查缺补漏.
(五)整合
将从各区（县）电子稿中提取的条目整合起来.按照条目首字的汉语拼音顺序,在相应条目前加入拼音声母的相应首字母A～Z.
二、方法二：自动生成索引后编辑加工
WORD作为一款通用的文字处理软件,其自身是带有编制索引功能的.只是它的自动索引需要人工将条目逐条标记出,并且同样需要人工标记栏目号,后期也要进行一定的编辑完善工作.其优势在于标记好条目后,自动索引功能可直接将所有条目依照首字拼音的音节顺序排列,并自动提取首字汉语拼音字母给予分类标记.在依照音节排序这道工序中,可有效减少工作时间与差错率.
还是以河东区年鉴中的一页为例,将此方法一并提出.这一方法有添加条目、编辑索引项、编辑完善三个步骤.
(一)添加条目
点击工具栏中的“插入”→“引用”→“索引和目录”（如图9）.打开“标记索引项”对话框,选中需要列入索引中的条目,点击“主索引项”空白框,WORD将会自动将其添加到“主索引项”中,再点击“标记”按钮（如图10）,便成功地添加了一个条目到索引中.
(二)编辑索引项
条目逐条选取完毕后,将光标放在新页面页首,选取“索引和目录”选项（如图9）,打开对话框,“栏数”选1,格式选“项目符号”,点击“确定”（如11）,就自动生成了依照拼音音序排列的索引,并自动提取了条目拼音的首字母（如图12）.
(三)编辑完善
方法二操作生成的索引,同样存在方法一中的后期校对问题,添加区县限定词和分栏字母问题,这些都需要人工后期编辑.
以上是两种利用办公软件WORD辅助编辑年鉴索引的方法.相比较而言,方法一的优越性在于,可一次性从年鉴电子稿中批量选取索引词,无需人工逐条添加；方法二的优势在于将条目添加入索引项后便可将“提取条目”与“自动排序”两项工作一次完成.
总体上看,两种方法的好处在于：一、软件普及化高,不用购买专业软件即可实现.二、操作简单,不需经专门培训人人均可操作.三、使手工录入的内容、人脑排序的工作量大大减少,有效降低差错率,对提高工作效率起到事半功倍的作用.四、提高了志鉴工作信息化程度,有利于进一步充分开发利用地情信息资源.
当然,由于WORD软件自身的局限性,在计算机辅助下生成的索引稿都需经过人工编辑完善后才能符合要求,但总体上看,采用人机分工的方式进行此项工作,还是充分利用了各自的优势,有效提高了工作的效率与准确性.
（作者单位：市地志办区县志指导处）