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【摘 要】文章回顾了高校档案管理所处的背景,阐述了我国高校档案管理的三个阶段,分析了我国高校未来档案管理的特点,文章阐述了我国高等院校档案管理未来的发展趋势.
【关 键 词 】档案管理,高校,发展趋势
0.引言
我国高等学校的档案管理工作,是我国高等教育事业发展的重要组成部分,高校的档案主要记录了我国高等学校在培养人才、社会服务功能、科学研究以及开展各项活动的内容[1].随着时代的发展,我国高等学校的档案管理工作已经进入了一个新的阶段,高科技的发展使得我们的社会进入了电子化、信息化、网络化和数字化的时期,电子信息技术的发展对高校档案管理产生了深远的影响.如何提升档案管理水平、最大限度地开发利用档案价值,充分发挥档案管理工作效能,是高校管理者、档案工作人员面临的重大课题[2].在信息化时代的背景下,作为我国社会主义文化事业建设的重要组成部分,务必迅速、有效地提供档案材料,为学校的教学、科研和党政管理工作服务,充分发挥学校档案在教育事业中的作用[3].因此,研究我国高校档案管理的现状以及未来的发展趋势,更好地促进我国高校档案管理工作为我国的高等教育服务,是一个非常值得研究的问题,本文正是在这种背景下进行阐述的.
1.我国高等院校档案管理的三个发展阶段
电子信息技术的发展推动着我国高校的档案管理工作不断同世界的先进理念接轨,作为我国高科技研究和教育的前沿机构,我国高校的档案管理也走在社会的前列.我国高校的档案管理工作主要经历了三个阶段.
第一个阶段是以纸质档案为主要管理对象的管理阶段,这个阶段起始于上世纪初,从旧中国创办大学开始一直延续到90年代末计算机大规模普及之前.在这一阶段内,我国高校的相关文件、学生的学籍信息等都是采用纸质的形式由学校的相关部门进行保管.在这个时期内主要采用的是事后控制的档案管理方法,各类文件只有在归档后,档案管理部门才能对档案进行控制和管理.
第二阶段主要是纸质档案与电子档案共同存在阶段.计算机在社会范围内的大量普及促使了电子档案的出现和发展,特别是近些年网络技术和通信技术的发展使得纸质档案和电子档案出现了共存的现象,目前我国绝大部分高等院校的档案管理均处于这个阶段.目前各大高校均采用纸质档案和电子档案各执一份的情况,同时拥有纸质档案和电子档案.电子档案与纸质档案都是人类在社会活动中形成的真实记录,都具有历史价值和凭证价值,高校档案管理工作应将电子档案与同内容的纸质档案一并保存、整合管理[4].电子档案和纸质档案共存在,可以满足社会对于档案需求的不同形式,电子档案弥补了纸质档案传送的速度问题.这个时期档案的转化方式有两类,一种是通过扫描仪等设备将纸质档案扫描进计算机进而形成电子档案；另一种则是通过计算机将电子档案打印成纸质的形式.
第三种是办公自动化完全普及后的电子档案管理阶段.信息技术和通信技术的进一步发展将会形成完全办公自动化,办公自动化还依赖于各种管理软件的不断开发和完善,例如教务系统软件、学生管理软件、财务系统软件等等,同时由于电子签名和网络安全保障技术的不断发展以及存储设备的发展,未来的档案管理将完全实现电子化.
2.我国高校档案管理的发展趋势
我国高校计算机技术的普及,同时由于我国各大高校正在大力建设校园网,高校的档案管理工作必然会伴随校园网的建设而形成新的趋势.
第一,高校档案数据库系统.高校档案馆要以收藏大容量,高密度,联机能力强的电子档案介质为今后收藏的主要方向[6].电子档案是一种全新的档案类型,通过计算机介质存储并被编为计算机代码而被识别.电子档案可以通过网络被不同地方的用户借阅,又可以不同于传统的纸质的档案需要占用大量的库房和空间；同时高校通过建立统一的档案数据库系统,将全校每个时期不同方面的档案存储在一个大容量数据库中,用户在通过授权以后可以通过校园网登陆数据库对相关的档案进行查阅.
第二,档案收集的网络化和电子化.传统的档案收集是个人或集体通过记录的方式,而未来的档案收集方式则完全可以通过网络.用户通过登陆相应的管理系统完善个人的信息,并通过网络将个人信息传输到学校的数据库系统中,数据库系统通过特定的编码方式对每个档案进行编号,管理人员完全可以在终端计算机前对档案进行管理,这个过程中不需要人员的面对面,只需要一台计算机和校园网络.
第三,全国高校间信息共享和标准的统一.由于每个高校自己的数据库逐渐建立和完善,同时由于各大高校间的交流逐渐频繁,未来的高校可以通过校园网的互联实现资料的共享.未来由于逐渐实现校园间的信息共享,还需要建立一套统一的标准,数据库的档案采用相同的格式,相同的编码转准,相同的存储格式,而且采用统一的管理软件,这就使档案的借阅的人员在不同的地区可以通过相同的方式对数据库内的资料进行无障碍查阅.
第四,档案的价值的挖掘和利用的深化.高校档案是社会重要的信息和科技资源,传统的高校档案应用的范围比较有限,只限于校内人员的使用；在未来应该将一些无涉密的档案面向社会的共享,将一些非涉密的资料同社会大众的数据库连接,社会上的企业和个人可以通过相关的资料解决企业和个人面临的问题,因此未来需要对档案的潜在价值加以深化和利用,让社会享受到网络化资源共享的好处.
3.未来高校档案管理的特点
3.1档案管理过程的数字化
随着办公自动化的逐渐普及和实现,同时由于通信技术和数字技术的不断进步,促使未来档案管理逐渐呈现管理数字化的特点.档案管理数字化指的是未来档案在收集、整理、复制、搜索以及统计等环节,均由计算机辅助来完成并自动存储到大型数据库,管理员对电子文件的整个生命周期进行统一管理.
3.2管理工具的现代化
未来数字化的档案管理完全基于计算机技术和网络技术,电子化的档案管理完全不同于传统的纸质管理,档案数字化的特点决定了其保管的复杂性和安全维护的难度[5].计算机、打印机以及扫描仪等电子设备逐渐被高校档案管理人员采用,同时档案的,存储技术和保护技术也在更新换代,管理工具的现代化提升了档案管理的效率和档案工作的准确率,因此未来的档案管理工具将会逐渐成为完全电子化.
3.3工作人员的复合化
未来的档案管理离不开专业的管理人才,传统的管理人才已经不适应未来的档案管理工作的特点,因此未来档案管理工作的人员需要具备不同的技能,这些技能不仅包括坚定的政治素质、高学历的档案管理专业背景、具有良好的沟通协调能力,还要求未来的档案管理人员具备一定的计算机知识和坚实的外语基础,特别是现在我国大学同外国大学的交流越来越频繁,很多需要归档的文件都是其他语言,这就要求高校从事档案管理的人员要具备坚实的外语能力.因此,未来的档案管理人员是具备多种技能的复合型管理人员. [科]
【参考文献】
［１］金芳.高校档案工作的创新与发展[J].城建档案,2011,(8):68-69.
［２］毕伟.浅谈新形势下高校档案管理事业发展的战略选择[J].黑龙江志史,2010,(10):54-55.
［３］方图辉.信息化时代高校档案管理服务模式创新研究[J].江西农业大学学报(社会科学版),2009,8(4):168-170.
［４］陈曦.试析我国高校档案管理的三个发展阶段[J].黑龙江档案,2012,(1):68.
［５］廖昌兰.浅论高校档案管理工作的发展趋势[J].高等教育研究,2002,18(1):67-68.
［６］姚乐野,关豪杰,王娟.校园网与高校档案管理发展的新趋势[J].四川档案,2001,(5):28-29.