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摘 要 ：针对开发和建立一套基于条码技术的固定资产管理系统,需要大量的人力、物力和时间的投入,提出了利用EXCEL来实现资产条码的管理.介绍了基于EXCEL的资产管理系统中,结合手机APP和EXCEL函数实现资产条码从生成到扫描核对的全过程.
关 键 词 ：资产；条码管理；一维条形码；code39；EXCEL；手机APP
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）25-5800-03
为加强固定资产管理,不少单位和企业都加大了信息化投入,建立了资产管理系统,并结合条形码技术实现资产的全生命周期的跟踪管理.条形码技术的应用,让资产盘点和清查工作变得方便、快速和准确,同时也让资产管理工作变得轻松和有效.当然,要建立这样一套系统不仅要投入大量资金和时间来进行软件开发,还得经过设备配备,人员培训等多个环节才可以运作.那么,能否快速简便的实现基本的资产管理条码化呢?答案是肯定的,笔者在实际工作中就通过基于EXCEL的资产管理系统,并结合手机APP实现了从资产条码的生成输出、扫描、核对的全过程,该文将对此作详细的介绍.
1.实现条码化的三位主角
第一位是手机APP,它是基于苹果、安卓等智能手机的应用程序,通过安装具有某种功能的APP就能让手机增加一项本领.这里我们通过安装APP把一部安卓智能手机变成了扫描,用它来实现条形码的识别扫描并输出.第二位主角是常用的办公软件EXCEL,它强大的功能是我们众所周知的,利用它可以建立一个基本的资产管理系统,并且能完成条形码的生成和核对工作.第三位就是条码化的核心：一维条形码.条形码技术的本质是结合计算机的一种自动识别技术,它可以快速、准确、而可靠的进行采集数据,降低录入差错率,从而提高工作效率.一维条形码的编码方式有许多种,常见的有code39码、code bar码、ITF25码、128码等.该文要用的编码方式是code39码,由于它编码规则简单、误码率低、所能表示字符个数多等特点,所以在各个领域都有着极为广泛的应用,特别是在管理领域内.
2.实现条码化的主要过程
2.1 EXCEL中条形码的生成
基于EXCEL的资产管理系统利用了EXCEL的数据录入和公式运算功能,能够实现对资产的增、删、改、查等功能,这样的系统具有操作简单,功能实用,成本低廉等特点,同时也使得资产管理工作变得更简单和方便.关于如何建立这样一套系统,这里不做叙述,可以参考网上的相关资料,该文重点论述如何在EXCEL中生成一维条形码.在EXCEL中生成条形码可以通过两种方法,一是通过Microsoft barcode control控件,二是通过设置字体实现.通过barcode控件的方式,可以实现多种规格的条码,但需要具有VBA编程基础才可以控制好条形码的生成和打印.而通过字体实现则很简单,设置好字体就可以生成条形码,然后利用WORD的邮件合并功能就可以实现条形码的打印.利用字体生成条形码的过程具体如下：首先要安装code39码字体文件.在网上搜索下载3of9.ttf字体文件,然后放到X：＼windows＼fonts（X为系统盘符,一般是C盘）文件夹里面就完成了字体的安装；然后打开EXCEL资产管理系统所在的工作簿,其中有一张包含资产编码的资产明细表,它是按照一定规则组合生成的,也是唯一的,即每个资产的.该文的资产管理明细表如图1所示.
在表格的资产编码后面插入一列,填入表头资产条码,在C2中输入公式”*”&B2&”*”,然后将C2单元格的字体设置为T3 of 9 barcode（3of9.ttf字体）就看到生成的条码了,然后下拉可完成相应条码的生成.公式中在资产编码前后加上*号,是根据编码code39规则,让设备识别必须加的.第一步就这样简单完成了,如果需要打印资产卡片的话,则可借助WORD的邮件合并功能实现.在WORD中操作需要注意的是,设置字体时不要忘记在资产编码域的首末加上”*”号,关于邮件合并的操作说明请参考WORD帮助文件.
2.2 条码的扫描及输出
完成了条码的生成和打印后,我们需要将这些打印好的资产卡片张贴到对应的实物资产上面,这个过程可能会比较繁琐,但这是以后进行资产扫描盘点所必须的一项工作.如果变通的话,可以把一个房间内的资产清单表打印到一张A4纸上,等盘点的时候再逐项核对扫描即可,这里我们采用这种办法进行测试说明.首先需要一部具有安卓系统的手机或平板,要求Android 2.2.x 以上.如果你准备用扫描的话,这一部分的操作说明就可以跳过去了.在安卓手机或者平板上载安装一个条码识别的APP,该文中使用的是<条码扫描盘点系统>,可以通过安卓市场、91手机助手、豌豆荚等下载安装.类似的软件还有许多,可以自行测试使用.安装完成后,打开条码扫描盘点系统,其界面如图2所示：
如果扫描的数量不大,则可以直接点击开始扫描,扫描完成后点击数据导出就把扫描的结果全部输出到一个文本文件中.如果扫描的数量较多,而且分散在不同的区域或仓库,或者还有可能有重复的资产编码,则需要进行系统设置,详细的设置说明可以参考程序的帮助文件,这里我们直接开始扫描.扫描的界面上会显示当前扫描的条码内容和已经扫描的数量,如果有重复的条码,则会提示该条码已经扫描过了.扫描过程如图3所示：
扫描的界面还有一个手动录入功能,如果条码磨损或者无法识别时,可以手工输入资产编码来完成扫描盘点.扫描完成后,返回到主界面点击数据导出,可以看到扫描的资产编码及扫描时间.这里有网络上传和手机导出两种方式,网络上传需要服务器及资产管理系统的支持,这里点击手机导出,即将扫描的数据导出为txt文件到手机上,再通过电脑连接手机就可获得扫描的数据.
2.3 条码核对
如果是通过开发的资产管理系统,在完成上一步操作并上传数据后就算全部完成了,因为后续的核对工作就由系统来进行了.在基于EXCEL的资产管理系统内,我们可以利用EXCEL的内置函数或者自定义函数也能实现高效的核对.首先将导出的文本数据打开,然后另存为为.csv格式（逗号分隔的数据表）,然后再打开csv格式的文件将其中的资产编码列复制到资产管理表中的一个工作表中,并取名盘点扫描数据,然后我们使用如下的公式来将扫描的数据和资产明细表进行核对,核对的结果表如图4所示：
公式：IFERROR（VLOOKUP（B2,盘点扫描数据!$A$1：$A$14,1,FALSE）,"没有查询该资产条码的扫描记录,请核实."）
核对公式中的VLOOKUP函数,它将资产管理中的资产编码在盘点扫描数据表中进行查找,如果查询到则重复显示资产编码,如果没有找到则返回错误值#N/A.IFERROR函数则根据VLOOKUP函数的计算结果进行处理,如果返回错误值#N/A,则提示要进行核实.
上述的过程基本实现了从资产管理条码的生成到盘点核对的整个过程,尽管功能上不够完善强大,但建立起来简单快速,成本也很低,这对于资产数量不多的公司来说,基于EXCEL的资产管理系统还是很有优势的.当然,该文介绍的操作过程都还有进一步提升完善的空间,但愿本文能起到抛砖引玉的作用.