让电脑里分散的资料不再混乱

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小林是个工作狂,每天要处理很多来往的工作文件,却不善于管理自己的办公文档,以至于将其散乱于电脑的各个角落.为提高工作效率,她需要解决三个问题：

1. 如何整理电脑里面散乱的资料

2. 如何快速找到需要的文档

3. 如何保护隐私文档

问题症结：文档管理混乱不止是小林,而且是大多数人容易犯的一个毛病.因为文档可以栖身在任何文件夹里面,如果之前没有合理的安排和组织,想在后期全部通过改变物理位置来整理、集合,不太现实.

解决方案：既然改变文档原来的物理位置是件麻烦事,不如通过虚拟文件夹来重新组织电脑里面的文档,并通过搜索来查找散乱的文件.

1.将常用文件夹加入库

库是Windows 7中的一个比较重大的改变,它可以将常用的文件夹置顶.而且可以把散乱的文件夹有机组合起来.

把常用的工作文件夹、接收文件夹或者下载文件夹等经常需要修改和读写的文件夹都加入库,比如“工作库”、“下载库”等,这样就可以减少文件乱放的习惯.点击任务栏上的“库”图标调出库,点击导航栏上的“新建库”,根据库的作用命名建立新库.比如用于存放工作文档的库命名为“工作文档库”,并将相应的资源文件夹添加进去.右击鼠标,从快捷菜单中选择“属性”,随后会弹出属性对话框（如图1）,单击“包含文件夹”按钮,在随后弹出的对话框中将散落在电脑里面的与工作文档相关的文件夹都添加进去,确认之后即可完成添加操作.如果需要添加多个位置,可以按照类似的步骤继续添加.

文件夹添加完成之后,可以发现其中只有一个位置是打钩的,这表示该位置是此类资源的默认保存位置.可以根据自己的需要进行调整,最好将系统默认的资源库重新定位到经常保存资源的位置,最后单击“设置保存位置”按钮即可.

按照类似的步骤可以重新定位图片、音乐等资源库的默认位置.添加完成后,系统会在后台自动对所添加的资源位置建立索引,索引建立的时间和活动强度取决于前台占用电脑资源的程度以及资源的数量.

2.正确的搜索方式

不过小林还希望能够进一步提高搜索效率,而且还要注意隐私数据的保护,笔者为她提供了几种可供选择的方案.

关 键 词 搜索

Windows 7的搜索功能可以说是无处不在,每个窗口的右上角都有一个搜索窗格,通过它可以查找整盘或者具体到某个文件夹里面的文件.要想快速找到某个文档,还要用好关 键 词 ,可以考虑通过下面这些元素来快速搜索文档.

文档的标题、关 键 词 、作者、摘 要 、内容

音乐的标题、艺术家、唱片集、流派

图片的标题、拍摄时间、标记、尺寸

因此,如果希望搜索结果更符合自己的需要,建议在创建文档时完整填写相关的属性信息,例如标题、关 键 词 、作者,当然也可以在属性窗口中手工添加（如图2）,或者在资源管理器窗口底部的信息栏中直接更改.

模糊搜索

如果需要同时搜索两种不同格式的文档,可以启用“自然语言搜索”的功能,通过自然语法的匹配和叠加,实现模糊查找,例如“doc or rar”可以同时搜索doc和rar两种不同格式的文件.操作之前请打开“文件夹选项/搜索”对话框（如图3）,在这里勾选“使用自然语言搜索”复选框,确认之后即可生效.

设置搜索范围

如果明白自己要查找文件的大概范围,可以设置搜索的范围,它能细节化到具体的文件夹.按下“Win+F”打开搜索浏览器,或者直接打开目标文件夹窗口,单击搜索框左侧的放大镜按钮,从下拉菜单中确定需要搜索范围即可.当然,搭配库来使用还能突破文档的实际存放位置,比如可以把电脑里存放工作文档的处于不同位置的文件夹统一添加到库中,然后在这个库里面搜索.

保存搜索结果

如果经常针对某一固定条件进行搜索,可以将搜索结果保存下来,以后只要直接更新这个搜索结果即可.

例如小林经常需要在“E：＼工作文档”路径下搜索包含“月度报表”的Excel文档,在打开搜索窗口之后,指定搜索位置和搜索条件,弹出搜索结果之后,单击工具栏上的“保存搜索”按钮,此时会弹出“另存为”对话框,一般情况下这里不需要作任何更改,直接取默认设置,确认之后会获得一个扩展名为“search-ms”的搜索结果文件,这个文件默认会被保存在“c：＼Users＼Administrator＼Searches＼”路径下,这里的“Administrator”是账户名称.以后,只要在搜索文件夹下直接双击这个搜索结果文件,即可获得最新的搜索结果.按照类似的方法,可以创建多个不同类别的搜索结果文件.

3.将敏感文档踢出搜索范围

小林有不少工作中的重要文件比较敏感,而Windows 7的搜索功能又相当强大,顾及了搜索的便捷性,同样也要保护这些重要的文档.

将敏感文档剔除索引

设置索引的目的是加快文档搜索的速度,可以把常用的工作文档、记事文档加到索引中来.不过,难免会搜索出一些涉及隐私的内容,例如浏览器的历史记录、Outlook加密的电子邮件、聊天记录等,如果和他人共用计算机尤其突出.

如果不希望他人搜索出这些内容,可以更改可搜索的索引范围,给系统的搜索功能降降温.在开始搜索框中输入“索引选项”,打开“索引选项”对话框,在这里可以查看索引项目,如果需要排除某些项目,可以单击“修改”按钮,打开“索引位置”对话框,在“所选位置的摘 要 ”列表框中取消相关项目（如图4）,确认之后即可生效.

隐私文件要保护

即使已经将涉及隐私信息的文件从索引中去除,但它还是有可能被从系统深处搜索出来.基于这一考虑,我们可以通过下面的方法对隐私文件进行保护.

首先,打开“文件夹选项/搜索”对话框,将搜索内容设置为“在有索引的位置搜索文件名和内容”,这样在搜索那些没有索引位置的内容时,将只搜索文件名.

然后,将文档或文件夹设置为隐藏属性,或者同时加密.但是,请勿忘记打开“索引选项/高级选项”对话框,在这里取消“为加密文件建立索引”复选框（如图5）,否则仍然可以搜索出加密文件,如果需要指定允许索引的文件类型,请切换到“文件类型”选项卡进行设置.