电子档案管理在高校档案管理中的应用

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摘 要 :随着信息化程度的提高,电子档案越来越广泛地应用于日常办公与管理.本文针对高校档案管理的工作特点,着重分析了电子档案在应用中的主要特点,强调加快电子档案建设,要充分利用信息化手段提高档案管理工作的效率.

关 键 词 :电子档案 档案管理 高等学校

一、高校档案管理现状

纵观近几年高等教育发展情况,如表所示,2007年相较于2006年,高校(含普通高校和成人高校)数量增加了十所,学生总规模增加了两百万左右,高校教职工人数增加了十万;而2008年相比于2007年,高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所,学生总规模增加了近两百万,高校教职工人数也是以万为单位递增;连续三年,高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势.

每年,数以千万的档案变动、更新、维护,确实是对档案管理工作的巨大挑战.根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》,高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”.高校档案记载着学校的教育历史,更是全校师生员工德、能、勤、绩和学校教育教学活动的真实记录,具有重要价值.这就更体现了档案管理在高校工作中的重要地位.

二、电子档案管理的利弊

1.电子档案在现代档案管理中的优越性

首先,依靠计算机强大的信息处理能力,能大大提高工作效率.相对于传统的档案管理工作,档案的抄写、用笔用字的规范、统计、存储都需要耗费大量人力,同时还容易疏漏出错.采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便,同时也具有很高的可靠性.

其次,通过电子文档的方式存储文件档案,可以实现档案的充分交流与共享.传统的纸质档案调档搜索繁琐,对于远距离共享或调度也十分不利,造成信息更新效率降低,文件信息查找困难等.利用信息化手段,高效的办公自动化软件可以实现档案的体系管理,索引更灵活,搜索查找更快速便利.还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作,使文档的管理和调度更便捷.

最后,采用信息技术还能提高文件传递速度和安全性.普通闪存的读写速度都是以MB/s为单位,这样的速度是传统书写无法比拟的;存储卡体积小重量轻,两个手指就能轻松移动,如果传递记录着5亿文字的纸质档案,这是无法想象的.在安全性方面,高校档案经常涉及异地传递等远距离传送,文件在邮递过程中丢失等情况时有发生,导致一些重要文件的遗失,信息在调用过程中的丢失或延误,都给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便.所以充分利用网络进行共享传递,能够有效提高文件的安全性和时效性.


2.电子档案在应用中的风险

当然,电子档案也不是万无一失的.事实上,电子档案在存储和使用的过程中,都存在着一定程度的风险.

(1)电子档案存储的安全性.由于存储设备具有高速读写速度,倘若被,受侵害的程度将远大于传统媒质.另外,由于信息化手段采用统一字体、统一标识,丧失了手写汉字的特征性,不利于真假鉴别,受侵害的文件不易被发现.由于网络的风险性存在,通过网络的远距离调用存在信息被修改、被盗用等风险.由于高校保存的档案多是学生、教职工的关键信息,安全问题不可忽视.

(2)电子档案数据的完整性.对于传统的手工文件,一次的笔误或处理失误,其影响范围有限,而且容易在后面的录入过程中被发现.而批量处理的文件,一次处理的文件量极大,一次误操作就可能造成大范围的结果受影响.此外,文件多处于开放状态,更新不及时,便可能造成信息丢失.另外电子文件结构复杂,存储方式多样,在各种方式转换中也容易造成信息的缺失.

(3)电子档案的长期可读性.电子档案的信息存储在不同的介质上,信息的存储和读取都需要特定的设备,造成了信息对软硬件的依赖.当前电子技术发展迅速,计算机软硬件的更新换代速度快,如果兼容性不够好,也可能造成信息的丢失,从而直接缩短了电子档案的寿命.

三、电子档案管理在高校档案管理中的应用

针对电子档案在实际运用中所涉及的风险问题,可以采取以下措施进行预防:

第一,加强电子档案存储设备以及网络的安全性.首先,保障存储设备的安全,专机专用,定时进行软硬件更新升级,定期对设备进行管理维护,保证存储设备的良好状态;定期对存档文件更新备份,防止文件在意外情况下的丢失;还可以通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防以及档案及时备份、严格规定读写权限,加强电子档案在存储处理过程中的安全性,确保电子文件在存储、传输过程中的安全、保密,预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改,应当不断改进现代化管理手段,努力提升馆藏档案的安全保护水平.

第二,规范操作流程,杜绝档案在操作过程中的风险.首先加强人员的职业道德意识和安全操作规范培训,使档案管理员具备较高的职业操守,同时通过规范的操作,杜绝在人员操作的过程中存在的漏洞.其次,尽量统一各单位档案存储的格式、处理软件,防止文档在格式转换或者由于软件兼容性问题被损坏.

第三,为了保证电子档案的寿命,使用多种媒介手段进行备份存储,同时及时升级和更新存储技术,保证文件存储的安全性和可读性.严格控制管理人员的权限,做到职责权限同步,防止由于管理人员操作时对其他信息造成的无意删改.

在这个高度信息化的时代,信息技术无疑为档案管理,特别是数据量大、更新频繁和远程需求大的高校档案管理注入了新鲜血液.继续采用传统的手工方式已经无法满足高校规模发展的需要,只有把工作重点放在信息化管理,网络资源化建设,充分利用信息高速路的优越性,才能使高校的档案管理更健全、更高效.

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