加强合同管理的风险意识

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摘 要 ：合同是一种契约,是当事人之间依法确定、变更、终止民事权利义务关系的协议.市场经济要求公平有序地竞争,竞争的秩序要靠法规来规范.

本文通过对企业合同管理中存在的问题和加强和完善企业合同管理的对策的阐述,强调企业管理必须要以合同管理为基础,没有规范有序的合同行为,企业就没有效益可言.

关 键 词 ：合同管理；问题；对策

市场经济是法制经济、契约经济.在市场经济条件下,企业的生产经营活动离不开合同,合同管理已成为企业管理的一项重要基础性工作.由于对合同管理的重视不够,导致合同管理粗放、薄弱,在市场经济活动中不能很好地维护自己的合法权益,最终影响到企业的经济效益,有的甚至给企业造成经济损失,这是目前亟待解决的重要课题.因此企业管理必须大力加强和完善合同管理,增强合同法律意识,提高合同管理水平,充分发挥合同在企业管理中的积极作用.

一、企业合同管理中存在的问题

合同是经济活动中的重要行为,提高企业经济效益有多种途径,加强合同管理是一个重要方面.企业要搞好成本管理、资金管理、质量管理,这些都离不开合同管理.通过加强合同管理提高企业经济效益,已经成为当前市场经济条件下需要十分重视的一个问题.目前企业合同管理存在着一些不容忽视的问题,这些问题的存在,干扰了企业正常的生产经营活动,导致国有资产流失,影响了企业经济效益的实现：

1.企业法制观念淡薄,合同法律意识差

一些企业的相关负责人或合同经办人,不熟悉合同法的一般规定,没有把合同管理纳入经营管理之中,合同法律意识差.其中较为突出的一个表现就是企业的公章、介绍信等重要的法律文书随意被借用,另外对联系业务的经营人员的相关授权不明.有的企业没有明确的对业务人员的授权制度,有的单位超过自身的权利范围对外签订合同,有的一般员工未经授权也对外签订合同,由于司法实务中对证据认定规则以及民事责任归属确认都有较明确规定,而这些规定,对那些未经授权的人员所订立的合同所导致的结果,往往是对企业不利的,因此明确企业合同签订中的授权制度是依法规范合同管理的一个起始点,并且明确普通授权、特别授权、转授权代理、授权委托书的管理和使用等,对承接工程、物资采购等集中有效管理也提供了明确的前提法律依据.

2.不签书面合同

盲目轻信“口头承诺”的协议,一旦对方失信,便纠缠不清,引发合同纠纷.有的企业仅凭对方的电报、、发货通知单就进行交易,给合同履行带来隐患.分析双方不签订合同的原因既有出于信任对方的可能,也有图省事的可能.但恰恰因为这些就经济合同签订过程中出现的不必要的过错,致使当事人事后需要更多倍的精力来弥补和处理这些当初图省事的一时举动.虽然现行合同法对签订书面合同没有了以往经济合同法中对书面合同的严格要求,但作为一份证明当事人当初合意主张的重要证据,有这样一份含义明确的证据肯定比没有要好.

3.合同文本不规范

许多企业在经济交往中,也注意签订相关的合同,但却不使用以成文的格式合同文本,这样的结果往往是对合同标的约定不明确,合同条款往往过于简单、不完善,责权利表述不明确,意思表达模糊,未能明确双方的权利义务,甚至连十分重要的条款,诸如交货时间、付款时间、违约责任的承担及发生纠纷的解决方式等条款都没有,这样的合同极容易陷入欺诈圈套,引发大量合同纠纷.格式合同一般是在总结了大量的实践经验基础上起草的,对双方的权利义务约定比较平衡和均匀,因此建议尽可能选用规范的格式合同来处理双方的经济往来.当然,签订合同时对双方合意的目标指向物也应当有一个明确的约定,而不应当是含糊不清的.如果没有认真细致的调查说明合同条款事项,仅凭签订的不明确和不利于我方的合同,合同当事人的合法权益,只能受既判法律文书的约束,承受合法的“不法”侵害.因此,在合同中对双方权利义务和相关条款作出明确的约定,无论对方的诚信如何,使自己风险降低到最低线,这也是经济活动中必要的一种风险防范意识.

4.基础性合同管理不到位

（1）合同管理制度不落实.有的单位各部门分头签订合同,各自保管,互不通气,合同管理员不能全过程参与合同的签订、履行,无法审查合同的内容,合同管理工作流于形式,起不到预防损失的作用.

（2）缺乏对合同实施有效的监督控制.虽然制定了合同管理制度,但合同审批登记、合同存档台帐无负责人签字或盖章,有的甚至合同存件散失.

（3）合同报审报批制度不落实.有的单位虽然建立了合同报审报批制度,但只停留在纸面上,该报审而未报审,报审报批制度难以落实.为保证公司或企业的合同能够得到有效执行,保证公司的正常运转,一些企业也建立了相应的合同管理机构或相应的法律顾问制度,但由于和各业务职能部门协调或深入监控的程度不同,致使合同履行中因为不到位的管理,而使好的制度不能取得好的结果.作为领导者和决策者,一定要意识到合同制度已经逐渐成为企业管理的必要手段,一定要将这种管理制度落实到实处并且加以贯彻,而不仅仅只是当成一种摆设.而是要落实合同管理的机构、人员和制度,建立健全合同台账、档案制度,使合同管理逐步规范化、制度化,从而规范企业的签约和履行行为,堵塞漏洞.

5.不全面履行合同

导致合同履约情况不理想的原因较多,但企业自身市场经营人员素质不高,文化水平偏低,法律知识贫乏,往往在合同签订前不调查对方资信情况,落入对方设下的“合同骗局”,是比较重要的原因.企业一定要注重培养一支懂法律、懂合同的经营队伍,提高信用观念,规范营销行为,才能使企业得到稳定的发展.在昌日常的经营管理中,除了正常的合同规范管理外,还应注意一种极端的情况,那就是合同欺诈,合同欺诈的表现：

（1）以预付款或定金、押金的方式骗取货款；

（2）编造合理的理由,侵吞押金或相应资金；

（3）伪造或资信情况,假冒特定身份,骗取合同资金等； （4）通过中介组织设立广告骗局；

（5）假为购货,实为骗款；

（6）虚构标的,骗取已方信任,获取资金.

6.违规签订担保合同

一些单位法律意识淡薄,未对被担保人的资信做仔细考察,便盲目为其提供担保,使企业利益遭受重大损失.也有的单位因收受被担保单位的好处费,或以担保作为签订另一合同的条件而不惜为某些“皮包公司”担保.被担保人在贷款到期后,常因资不抵债而无法抵偿,一走了之,下落不明,担保人便要承担连带责任,给企业造成经济损失.

二、加强和完善企业合同管理的对策

1.普及合同法律知识,增强合同观念和合同意识.合同是企业对外进行经济活动的桥梁和纽带,在市场经济条件下,企业的经营活动离不开合同.企业法律和经营管理等业务部门的人员要懂得《合同法》和熟悉公司的规章制度,杜绝显失公平合同的签订,使企业从被动地应付和处理合同纠纷转到主动地预防合同纠纷,从而增强企业的应变、发展和竞争能力,避免经济损失,全力维护企业的合法权益.各级管理者要了解和学习《合同法》,懂得如何管理合同,牢固树立依法经营管理的思想,树立合同观念和严格履行合同的法律意识,增强合同观念和合同意识,认真签订合同,严格履行合同.

2.把合同管理工作纳入企业管理的重要日程,推进合同管理工作日常化和规范化.要把合同管理纳人领导班子工作的议事日程,特别是对涉及数额较大或者关系企业重大经济利益的合同,要专门立会审议,由分管领导把关,层层负责,保证合同签订的正确性和合规性.

3.建立完善合同管理机构,配好合同管理人员.加强合同管理,要建章立制,建立合同管理制度,建立专门的机构对合同进行统一管理,其职责是对签订合同进行审批,建立合同台账,对合同进行保管、统计、检查,督促合同的履行.合同管理人员不仅要有很强的事业心和责任感,对工作认真负责,一丝不苟,还要熟悉业务,熟悉企业管理,熟悉生产经营情况,熟悉法律,特别是要熟悉《合同法》.

4.充分利用法律手段,应对合同纠纷的发生.在订立合同后,企业还要密切跟踪合同履行过程中的各个环节,搜索相关资料,在对方违约包括预期违约时及时采取有效法律手段,避免和减少自身损失的发生,以维护自身合法权益.目前合同法赋予当事人在对方有违约或其他侵犯当事人权益的行为时可行使抗辩权,追究对方缔约过失责任和违约责任,进行合同保全,保护自身的合法权益.要学会运用法律武器进行自我保护,对违约行为要及时申请仲裁或向人民法院提起诉讼.对合同欺诈行为要及时采取措施,尽量减少和避免损失,并请求有关部门予以打击.

5.强化示范文本管理.合同示范文本是有关国家行政执法机关会同相关业务部门,针对当事人在签订合同中经常遇到的问题,按照法律要求,结合实际情况,吸收各行各业合同文书的特点制订而成,主要条款齐全,没有显失公平或违反法律、行政法规的条款,对合同当事人提供了保护自己合法权益的有利条件.在企业运输生产经营活动中,合同日益重要,实行合同示范文本,对于规范合同签订行为和履行行为,提高合同履约率,强化合同等具有重要作用.

6.建立合同审批制度,严把合同签订关.在签订合同时,严格审查对方当事人的主体资格、资信情况和履约能力.对合同条款要认真推敲,防止发生歧义和误解,对资金数额巨大、工程承包、产权交易等重要的抵押合同和生产经营合同要依照有关法律规定及时办理抵押登记和鉴证手续,以保证合同的合法性、严密性和完备性.

三、结束语

企业应当把依法治企与建立现代企业制度,加强企业管理、提高企业竞争力和维护企业自身合法权益有机结合起来,强化合同管理,树立“外讲信用、依法经营；内讲制度,依法管理”的企业形象,才能使企业获得持续稳健的发展.