档案信息化建设过程中存在问题解决

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摘 要:随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展,计算机等信息技术被人们普遍应用于各个领域,并成为人们生活、工作中不可或缺的重要工具.在档案管理方面也不例外,各级档案部门为提高档案管理的质量,进行了档案信息化建设,经过近几年快速发展,取得了重要成果,但是还存在着不足之处.对档案信息化建设过程中出现问题的研究分析、处理,有助于提高档案信息化建设质量,提升档案管理质量,便于社会公众的查询使用.

关键字:档案 信息化 问题 对策 探讨

【分类号】:F239.45

档案信息化建设是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下,运用信息技术提高档案工作现代化水平,重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论,确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法,实现档案信息的社会化服务.通过近几年的快速发展,我国档案信息化建设的水平得到了进一步提高,相继建成了档案网站、数字档案馆,实现了部分档案管理工作的数字化,为档案管理工作作出了重要贡献,并得到了人们广泛认可.

一、档案信息化建设存在的问题

(一)功能不健全,比较单一.目前,各种数字化档案管理系统仍然利用传统的管理模式,主要用于档案查询功能,仅仅是管理和利用手段的变化.缺少一套适合计算机系统档案管理的规范,不利于档案信息的查询利用,以及对档案信息进行更深层次的统计分析.

(二)缺少规范的电子文档管理标准和制度.随着电子政务的广泛使用,电子文件的大量产生,由于缺少管理规范和标准,导致电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督指导不到位,致使归档电子文件不完整、不及时.

(三)档案信息资源分散,未能实现资源信息共享.由于信息需求量的增加,人们的注意力就不只局限于某一方面,而会更多地注意到档案部门之间的联系,着眼于档案信息与其他信息的联系,由于管理体制的问题,档案管理存在条块分割、横向联系堵塞,各系统间沟通少,标准规范不统一,造成档案信息交流困难的现象.

(四)人们的档案意识淡薄,使档案信息化缺乏应有的精神动力,良好的档案意识是档案信息化建设的有力推动.只有具有良好的档案意识,才能真正有从社会信息的角度去看待档案,才能有把档案信息融入于社会信息系统的具体行动.

(五)信息化档案应用系统存在着网络安全问题. 信息化档案是通过计算机、网络系统向社会公众提供高效快捷的档案信息服务,由于缺少一套完整的安全措施,容易遭到的攻击和病毒的入侵,使数据和应用系统受到破坏,系统不能保持正常运转,信息在传输的过程中重要信息被泄漏或修改.

二、档案信息化建设过程中存在问题的解决对策

(一)增强档案管理人员的信息化管理意识.通过各种形式,加大对法规和法律的宣传力度,增强档案管理人员对档案的管理意识,明白档案文件的归档和累积是他们的重要工作.另外,培养人们良好的档案意识,增强对档案信息化建设价值的认识,提高档案信息化建设质量.

(二)明确档案信息建设的标准和规范.按照国家推荐的信息化管理标准,并根据自身发展的需求和特点来制定内部的管理标准体系,在实践中不断进行完善.档案目录数据库,应既符合国家的标准,又有利于实际操作.应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定,还要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等进行统一规范.使得将来电子目录入档案馆之后能实现数据的共享,解决因软件的不同而带来的数据无法转换或者不能读取的问题.

(三)加大基础设施建设.加大资金投入,增上计算机、数码相机、扫描仪、打印机等数字加工设备,为档案信息化建设提高可靠保障.安装网络系统,构建信息数据库,确保资档案资源共享及信息交换,推动档案信息化建设持续稳固向前发展.

(四)构建完善的档案信息资源共享系统.充分能利用网络和数字加工设备,对档案资源文件进行归档和鉴定,并予以监督,防止出现归档不及时、不规范和不完善的现象.建立统一标准,打破各自为政局面,使资源共享得以实现,让使用者能够更方便的获取档案信息资源,并获取核心内容.借助信息资源的网络化管理,最终形成一个更大的信息系统,建立一个范围更大的信息管理体制,实现档案信息资源的共享.由于档案的信息资源是社会发展和国民经济重要的战略资源,利用和开发信息资源是对案资源能更有效的为社会提供服务.

(五)不断建设完善各类信息化建设应用系统.一是开发利用功能更加齐全的档案管理系统软件,提高档案信息的数字化和电子化,为档案管理人员加工档案提供便利,为社会提供高效、快捷的服务.二是定期对应用软件进行升级,提高系统的应用能力.三是建设档案网站,通过网页的形式,向社会提供档案信息的网上咨询、查找.


(六)建设安全的网络防御系统.一是严格执行身份认证和权限管理制度,运用动态口令 、身份认证等形式,加强档案的安全保密.二是配置新型防火墙产品,配备入侵检测系统和信息传输加密产品,安装防病毒系统.三是建设备份与灾难恢复系统,保证档案信息在遭受攻击后,迅速恢复.另外,可将档案信息存储在专用服务器上面,确保其具备自动备份的功能,与此同时还需定期对其进行刻录备份处理.

(七)建设一支专业技术雄厚的技术人才队伍.对管理人员进行有针对性的教育,让他们能具备良好的业务水平、纪律观念、思想品质.注意确保管理人员的稳定性,进而保证档案管理工作能连续进行;有组织有计划的安排管理人员学习新知识;根据档案管理对软硬件的相关要求,对复合型人才的培养和引进予以重视.

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