期刊数据库建设实践点滴

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【摘 要】阐述建设期刊数据库的必要性,结合建库实际工作,探讨建库过程中存在的问题和建库后应采取的措施.

【关 键 词 】数据库；期刊；图书馆

随着计算机技术在图书馆领域的广泛应用,期刊数据库的建设自然而然地提到了重要的议事日程.因为期刊数据数量的多少,质量的高低决定着图书馆现代化管理的水平,不能不引起高度重视.然而,面对浩如烟海的期刊,到底如何下手,这是期刊数据库建设中的一个棘手问题,艰巨而繁琐,它必须以大量的、标准的数据前期处理为后盾,否则就不能投入使用,更谈不上联机检索、为科研提供最新信息.为此,本文以自己建库的实践工作就期刊数据库的标准化、规范化建设等谈点粗浅看法,以求教于同行.

1.期刊工作现代化、数据库建设先行

期刊是文献的重要组成部分.国外有人统计75%的专业文献集中在10%的期刊上.核心期刊的情报数量多、密度大、质量高,能反映学科最新成果和前言动态,尤其是外文期刊更甚.在情报信息自己成为社会经济发展重要支柱的今天,一个国家若能充分开发利用信息资源,就能促进教学和科研的发展.因此,图书馆期刊管理现代化更具实际意义.

期刊工作现代化,包括期刊订购、加工,期刊借阅现代化必须以期刊数据库为基础.所以数据库建设必须先行.所谓数据库,就是按一定要求存储在计算机中的相互关系的数据集合.期刊数据库的建设不仅处理现刊,还要对几十年来采用手工编目加工出来的过刊进行重新处理.这是个浩大的工程,也是一个极具延续性的系统工程.一个图书馆如果仅有软件和硬件而没期刊数据库,就如同果树仅有树干和树枝而不结果实一样.因此,做好期刊现代化管理的前期准备工作非常重要.只有标准化、规范化的数据,才会给随之而来的现代化管理铺平道路,否则将会造成许多麻烦,甚至出现推倒重来的局面.

2.期刊建库的原则

馆藏期刊数据库建设应该是一个整理文献、清点馆藏、了解缺藏全面揭示馆藏的过程.标准化、规范化是建库的标准和尺度.首先,要保证数据的质量,即数据库的建设要确保数据准确无误,保证具有较高的利用价值,其次是坚持标准化的著录格式,我们在建库过程中,严格按照中国机读目录格式—CNMARC格式建库,确保建库的数据能满足读者的查询需求,文献工作标准化是推动信息和文献工作按科学技术规律发展的重要技术基础,是实现网络共享的前提条件,是与国际接轨的重要措施.

3.建库前的计划和准备

建库工作是一项专业性和技术性都很强的工作.建库人员要了解本馆的建库计划和实施方案；其次,建库工作要求数据录入人员要有一定的专业知识,有一定的计算机操作水平,这是建库工作顺利进行的保障.为此,馆领导组织有关人员外出学习回来后进行系统培训.怎样建库?从何如手?怎样走好第一步?我们全体建库人员与馆领导一起讨论,征求意见,同时也提出我们的看法.当时我们面对的是4个校区十几万册的期刊,存在的问题很多.例如：因为各自的分类标准不同,一种期刊索书号不同,这样势必一种期刊放在不同的位置.还有刊与卡不符等等.我们是这样做的：建库前首先将分散的同一种期刊归放到一起,逐一整理顺架.这样,为建库工作提供了方便,奠定了基础.

4.建库中存在的问题与解决办法

在建库中出现很多问题,如刚开始的期刊索书号的建立与图书索书号有主键冲突.这样我们讨论决定：人为的在序号前加一个字母K（刊的第一个字母）,与图书有所区别,电脑才认可.另外各大学学报在建库前分编分类最混乱,有的在N大类,有的在G大类,读者查阅困难,为了方便读者查阅,各大学学报的编目,我们按地域和省份的顺序分编.社会科学版分在C类,自然科学版分在N类,院校学报的刊物有它的特殊性,与其它刊物有所区分,按中图法和有关规定,社会科学版是C031（2++）/K++.C表示类别,031表示学报,2表示中国,2后面的++表示省份,K后面的++表示序号.自然科学雷同.

期刊与图书相比有很大的不同,它具有连续性的特征.期刊出版短则几年,长则几十年,许多期刊自创刊起,刊名、出版周期、价格等经常发生变化,还存在休刊、复刊、和刊、分刊等现象,有很多的继承关系.我们启用的数据源要查很多条才能确定出几种继承关系.这样,我们在索书号后面加K1、K-2、K-3等,查到此刊就知道前面的刊物有继承关系.另外,我们所用的数据源对本馆期刊不能全部覆盖（非邮发刊、内部尤为严重）,MAKC数据一条没有,所以我们只能重新编目,一条一条的录入.

5.期刊数据库后期的维护

期刊数据库投入运行后并不意味着大功告成,建库是一项繁杂的过程.在工作中不可避免一些差错,必须通过后期的数据库维护使其不断扩充和完善.数据库维护包括数据的更新、替换、删除、数据的修改追加整理等.在数据库使用前我们打算将架上的期刊校对整理一遍,是否与机器上的相符.