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数字化时代的来临,人们阅读方式的改变,对出版行业的影响至为巨大.出版行业如何更好地发展,除了良好的市场以外,产品的优劣、强势的营销方式将直接体现出版单位的市场优胜度.重中之重,选题策划最为关键,选题策划的源头,不外乎图书资料信息的收集、选择和应用.
一、出版社总编办的图书资料管理
出版社的出版业务管理核心部门是总编办.总编办的性质,其一是出版社编辑部门的办事机构,必须处理编辑部门的综合性事务；其二是社长总编的秘书机构,时刻为其出版决策和出务管理工作提供数据支持；其三是上级出版管理部门和出版社政策执行监督的机构.其四是出版社图书资料保存、管理的部门.总编办的资料事务繁杂,种类也很多,工作量大,涉及图书编辑出版的整个流程.多年来的出版工作实践,出版社已基本上形成了一整套完整的行之有效的管理模式.数字化时代的来临,出版行业发生了天翻地覆地的变化,图书资料亦由纸质介质逐步被电声数字化所代替.随着数字化的推广和普及,总编室的图书资料管理工作也发生了新的变化,同时,也出现了一些新的问题.结合管理工作实践,以下就结合数字化应对新情况的问题作一些探讨.
二、数字化对总编办图书资料管理的影响
数字化新技术的应用,已深入到社会生活的各个方面.时下的在线阅读、电子出版等,对出版行业的影响也是巨大的.
1.数字化管理的效能大大提高.传统的管理模式转变为数字化管理模式,促使工作程序更加科学合理化,流程速度加快,从而使工作效能大大的提高.管理系统的使用,最大限度地减少了案头手工数据的处理.
2.管理方式和模式发生根本性变革.传统图书资料的管理方式变得更加系统、简单、智能,大量手工的工作数字化后完全由计算机来处理,方便查询、统计、分析图书资料情况,能快速准确为社长总编的决策提供实际数据支持.
3.数字化要求管理人员具备一定的知识和操作技能,岗位素质比传统管理下的要求要高得多,也促使管理人员知识的更新要加快.通过数字化系统应用,能腾出更多时间在服务管理上,而不再需要埋首于日常事务的处理中.
4.能够真正发挥图书资料的价值和作用,从不同的角度,借助于数字化系统,将生产情况、经营情况、发展情况等做出统计分析,为未来发展及项目决策做好参谋.
三、总编办图书资料管理工作中存在的问题
1.仍有相当多的图书资料元数据未能达到数字化的要求标准,使数字化工作的后续工程无以为继.如图书出版后要求存档的数字格式数字化文件文件,其的格式不一,有Word格式的,有PDF格式的,也有排版文件样式的；有的是各部件并不齐全,或只有正文电子档,或只有目录而无内容电子档,或无封面、无插图等等.
2.版权意识淡薄,未能将数字出版销售的权力请作者一并授予.国家曾专门下发出版合同标准格式给各家出版单位,有相当一部分的出版单位认为合同条款过于冗长,将其简化,只列出几条重要的出版要约条款,恰好将应争取的权力放弃了.
3.对于本版历史的图书资料数字化投入少,没能更有效地应用数字化技术,将图书资料进行数字化后,以电子产品的形式投放市场.当然,数字化后,有相当多的内容是可以二次或三次重复应用.
4.图书资料重复的较多,在内容和形式上没能创新,老是停留在低水平的雷同中,造成资源的巨大浪费.辟如说一个有思想的创意,抓住了市场的眼球,市场销售反应突出,带来了不错的社会效益和经济效益,跟风雷同之作立即层出不穷.
四、对策与建议
数字化时代要及时转变思想,由过去的管理职能部门逐步转变为服务为主、管理为辅的服务性机构.同充分发挥数字化系统的功能和优势,可以有效地解决实际工作中产生的问题.
1.建立一套适合的数字化出版管理系统
（1）根据本社个体的实际,深入调研,从每个部门和岗位人员的实际工作需求出发,建立一套真正为第一线岗位人员量身的管理系统.（2）根据出版管理系统要求,制定好各种标准要求,规范要求存档的图书资料格式统一,由责任编辑负责作为出版操作流程中的一个环节,在系统中上传,不必要安排专人上缴,也避免了其中的部件缺失.（3）根据数字化时代出版的特点和要求,重新审视产业动作方式,变革传统出版产业链运营模式.用数字出版的思维做传统出版.数字出版在内容策划、编辑加工、承载方式、传播渠道等诸多方面与传统出版存在很大差异,在管理系统设计时要充分考虑到出版业的发展趋势,将纸质图书内容通过管理手段和系统功能的实现直接架构上新媒体载体,使出版社从内容服务商上升为内容提供商.
2.管理规范化,流程标准化
实现流程标准化,完全可以避免因编辑或管理人员的畏难情绪导致工作上的失误.总编办首先要完成角色的改变,引导业务编辑从内容编辑变身产品策划师.要让编辑们培养数字化的思维方式,根据市场需求、技术手段、阅读方式,主动策划投放不同渠道的产品；将图书资料的价值充分体现出来,对资源进行二度创作,可以形成内容差异化的不同数字产品,而不是简单地将已出版内容被动地提供给平台商、渠道商.
3.加大数字化管理的投入
传统出版的工作流程包括选题策划、编辑出版、印刷发行,而数字化出版工作需要根据不同载体的数字产品,装载相应内容,选择不同运营方式,推送给对应读者群.其工作流程则包括产品策划、内容创建、开发集成、运营服务等方面.每家出版单位的历史都有数年甚至数十年的积累沉淀,有着无数编辑的心血结晶,才造就今天出版的大繁荣大发展局面.因此,慎重对待历史上出版的图书资料,打开这个宝库,加大历史资料的数字化投入,将产生不可估量的收益.
4.流程创新、制度创新、内容创新
近年来出版业的转企改制尤其是市场化进程加速,出版单位具有行业特性的创新,必将为自身带来生产力的提升甚至跃进.就总编办的管理职能而言,建立管理层的激励制度,导入全新的现代化企业管理架构,在此基础上提升流程管理,强化激励机制,培育和发现人才,探索新的经营模式,不断探索体制机制的创新之路.面对数字化时代出版的迅猛发展,传统出版行业的旧疾越发明显,有效的新管理模式亟待出炉.出版内容的创新,不断开发的新选题,发挥个体创意和主观能动性,可以为社会呈上最精最美的精神食粮.总编办完全可以行使职能,对于平庸跟风雷同之作,在数字化系统管理中设置“预警”,充分发挥图书资料信息的收集、选择便利条件,提供选题论证的参谋作用,指导市场文化需求的选题应用,更有效的提高图书资料的使用价值,从而使文化产品创意无限,精彩无限.