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合同是企业和企业之间、企业和劳动力之间形成经济联系的一个重要连接线,是现代企业法律顾问中的一个重要组成部分.合同管理对一个企业的更好发展起着直接推动作用.企业合同在签订之前需要经过合同审核和管理,只有做好这两个步骤,才能够避免合同漏洞,保障合同双方的利益安全.
一、合同审核和合同管理定义
第一,合同审核.所谓合同审核就是在制定合同后和签订合同前对合同内容以及合同形式进行规范检查和核对的过程.合同审核的根本目的就是确定合同内容和格式是否正确,是否有疑问或者有存在漏洞的地方,防止因为一些模凌两可的内容而侵犯到某一方的利益.通常情况下合同审核的审核内容主要有:合同主体和合同内容是否合法,合同意思是否表达清楚和真实,合同文字是否规范,合同签订手续和形式是否完备,以及合同的生效、失效以及终止方法等.合同审核一个非常重要的原则就是要时刻考虑法律后果,因为合同只要签订并生效,那么一旦出现任何问题都会牵涉到法律后果.
第二,合同管理.合同管理指的是企业对以其为当事方合同进行订立、更改、保管、使用、转让、审查以及终止等所有与合同作用有关行为的总称.合同管理贯穿于整个合同作用过程中,其管理操作直接影响到合同的作用,具有绝对的动态性.
二、合同审核与合同管理在企业中的具体应用
第一,合同审核应用.
审核具体内容.企业在签订合同前一般是查看:合同主体是否合法,也就是合同当事人是否具有民事权利和民事义务,是否能够承担法律责任.合同形式是否合法,也就是签订合同除了最基本的书面形式外,还有口头形式或者另外一些电子形式等.但是总而言之,这些形式都要合法.合同内容是否合法,合同签订本身就存在目的性,即企业是为了确保其经济行为不受干扰,经济利益不受损害.个人是为了自己的劳动行为得到证实和保障.但是,在签订合同时若合同内容损害到国家、集体以及个人的利益,或者合同内容中含有掩盖犯罪的嫌疑那么这种合同则不可签订,即使签订也不合法,没有法律效应;合同单位的选择是否合规,必须要避免由一人单独完成合同厂商的选择及合同签订全过程.为了保障合同合法,在审核时还需要查看其订立程序,也就是是否有相关审查部门的审批,合同上是否有当事人的签名或者盖章,盖章名称是否与当事人名称一致等[3];另外,合同审核还应包括合同授权审批程序是否符合单位具体要求、合同违约责任条款是否明晰合理、合同文字表述是否合理、合同付款条款是否合理等一系列内容.
审核注意要点.在审查合同过程中应该坚持做到以下几点:第一,审核人员必须要秉着认真负责的精神对合同内容、形式、主体以及程序等进行最详细和严格的审查.第二,起草人员必须要非常重视审核人员提出的修改或者补充意见,确保审核有效性.第三,制定针对特殊合同文本的会审制度,要求相关部门对合同进行严格审查.第四,合同审核主要人员必须是法律知识储备丰富且有较多实践经验的人担当,对于其他普通审核人员企业应该为其安排定期培训,提高他们法律知识水平.当然,现在一般单位都聘有法律顾问,合同在法律方面存在的风险及问题一般都由法律顾问负责审核,单位的审核人员(分管领导和财务总监等)主要是对专业方面的相关内容进行审核.其中分管领导主要是负责考察厂商资质,对商品质量,商品(或施工)的先进性、适用性、设计的合理性、售后服务等方面进行审核,财务总监则主要是负责对付款条款的合理性、违约责任、开具和收受、厂商信誉等级等方面进行审核.
第二,合同管理应用.
制定和完善制度.合同如何能够更好的保障企业利益很大程度在于企业是否有符合自身的完善的合同管理制度.简单来说就是企业是否有专门针对合同的调查、订立、审批、备案、登记以及存储等工作的管理制度.若企业在订立合同之前就有一个完善的合同管理制度,所有的合同均按照管理制度要求进行统一管理,那么将能够使合同签订步骤更加规范和符合法律规律,更能够减少更多漏洞,保障企业经济利益.
制定法律顾问机构.企业与企业之间签订的合同是属于民事合同,这种合同在订立后不是企业内部人员可以随意更改或者终止的,也就是说合同本身已经是脱离于企业界限的一种外部存在,很多合同内容均需要专业的法律顾问机构进行处理.所以,为了使企业合同更加具备法律效率,企业应该制定法律顾问机构,并将所有合同转交顾问机构负责处理.
加强监管力度.合同的最主要作用就是约束合同双方的行为和保障他们的权益.所以,为了能够确保合同真正发挥其保障利益的作用,法律顾问机构必须要履行好其自监管职能,通过加强监管力度,及时发现违约现象并处理,保障合同当事人利益安全.
提高人员综合素质.合同管理能否更好开展很大原因与合同管理人员有关,若合同管理人员综合素质普遍较低,那么将会直接影响到整个合同管理的水平.所以,在聘请合同管理人员时除了需要专业人才之外,还需要对在岗人员进行定期的培训和考核.
四、结束语
综上所述,合同审核和合同管理对企业的发展起着非常重要的作用,严格按照规范要求进行合同审核和管理,对于保障企业自身经济利益,避免因为审核和管理存在漏洞而给企业带来经济财务风险有重大意义.
(作者单位:株洲市城市建设发展集团有限公司)