我国中小企业内部控制相关问题

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摘 要 ：随着我国社会主义市场经济的不断发展,中小企业在繁荣我国经济、促进就业等方面发挥着越来越重要的影响和作用,但由于企业规模小、制度不完善以及认识不足等原因,我国中小企业在内部控制中面临着诸多问题.本文仅以中小企业在采购、销售两方面存在的内部控制问题进行了一些浅显的探讨和分析,希望可以给管理者提供一些有益的帮助,以提高我国中小企业的内部控制水平和质量.

关 键 词 ：中小企业 内部控制 采购 销售

一、企业内部控制简略

内部控制是指企业为了防范和应对风险,保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业发展战略而由企业董事会、监事会、经理层和全体员工在充分考虑内、外部环境的基础上,通过建立组织机制、运用管理方法、实施操作程序与控制措施的一系列的体系,是由企业董事会、监事会、经理层和全体员工共同执行的、旨在完成控制目标的过程.

企业在实施内部控制时应遵循全面性、重要性、适应性、制衡性和成本效益五个原则.

二、当前我国中小企业内部控制中存在的问题

采购是中小企业的基础,是运营中最重要而控制又最薄弱的环节之一.由于自身的一些缺陷,内部控制意识淡薄,导致采购成本高、采购质量差、采购舞弊等问题严重,给中小企业的生存和发展带来巨大的危机.销售是中小企业的命脉,销售计划或策略不当、客户管理不足、合同内容存在重大疏漏或欺诈、未经授权发货或发货不符合合同约定,往往会给中小企业带来颠覆性的风险.

当前我国中小企业在上述二个方面内部控制中普遍存在以下问题：

(一)采购业务管理不严格

一是采购成本高.中小企业由于生产规模小,资金有限,通常进行的是小批量分散采购,在和供应商的价格谈判中常处于不利地位,缺乏大企业大批量集中采购的优势,采购价格压低的空间小,致使采购成本较高.二是采购流程不合理.中小企业管理层次较少,有些企业采购工作是由销售人员兼任,企业往往根据顾客订单进行产品设计,组织原材料采购和生产,受企业规模、销售额、资金的限制,企业采购较为谨慎,采购方式比较原始、零散,无法获得规模采购带来的效益.三是采购流程中没有设置验收步骤,使得采购与库存之间存在舞弊可能.验货时无验收单,会计只根据厂家提供的供货单进行记录,这样无法检查供货、验货与入库商品是否一致；四是会计对应付账款的重视不够,使得应付账款的管理混乱,无法提供应付账款时间管理,应付账款的拖付,又严重影响了公司的商业信誉,为日后的赊销设下了障碍.

(二)销售业务管理不规范

一是销售计划不合理、销售手段不成熟、市场把握不准确,没有将销售目标放在优化企业资源、准确把握市场机会上,而是靠拉关系、拍脑袋.如某供应铁路机车零部件的中小企业,因自身规模小,要获得大客户的订单很难,为维系和中国南车一家公司的合作,在没有签订正式合同的情况下,按照该公司的口头承诺囤积了大量存货,由于国家政策调整等原因,该客户的生产计划没有实施,导致该中小企业积压了大量的库存,资金周转不灵,面临经营困难.二是客户信用管理不严谨、付款方式选择不当、账款无法有效回收,使得企业面临销售款项不能收回或欺诈的损失.2011年,某提供油气回收设备的中小企业,与南方一家客户签订了年度框架合同,约定货到票到30天后付款,该企业按照客户的订单要求,把所需设备都发到了客户指定地点,并开具了,总额高达800万元,然后等着客户付款.但过了30天,客户没有任何付款的迹象,企业派销售人员跟对方沟通后,才付了200万元,截止2012年底仍有600万货款未收回.三是合同内容严密或有欺诈嫌疑,未经授权对外订立销售合同,导致企业合法权益受到侵害；不按照企业销售政策制定收款期限、销售价格等,给企业带来经济损失.四是未经授权发货或发货不按照合同规定,导致货物损失或客户与企业的销售争议,阻碍销售款项的顺利收回.

三、中小企业内部控制风险防范对策与措施

针对我国中小企业内部控制中存在的上述问题,为有效控制风险,提升公司管理水平,规范企业运营,保障企业健康发展,建议在交易授权、职责划分、凭证与记录控制使用等方面建立有效的控制程序,梳理采购业务、销售业务流程,找准关键控制点,采取相应的风险防范措施.

(一)采购业务方面

建立健全的采购业务制度,明确规定采购业务的流程,对采购计划做出统一安排,明确审批权限,定期检查和评价,确保物资采购满足企业经营需要.

一是建立采购申请制度,根据采购物品或接受劳务的种类,授予相应的采购申请权利,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序.采购业务要遵循集中处理原则,避免多次、多头和分散采购,以实现低成本、高效采购,提高管理效率.企业要对采购部门人员实行定期岗位轮换.针对技术性比较强、比较重要的采购业务,应组织采购论证会议,实行集体决策和审批.除零散小额物资和服务外,企业不能将采购业务全过程交由同一机构处理.

二是建立严格的采购验收制度,明确规定不同物资使用的检验方式,建立专门的验收机构,委派专业的验收人员进行验收,如果验收过程中发现不正常情况,验收负责机构或人员要及时如实上报,追查异常原因,做出合理处理.

三是加强采购付款的管理,明确规定采购不同物资的不同付款流程,委派专门的付款审核人对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等进行严格审核,无误后按照合同规定及时进行付款操作.要注意严格审查采购的真伪、是否合法和有效.如果出现虚假的情况,要在查明原因后,及时上报并处理.企业要对付款的整个过程实行跟踪和控制,如有异常情况,采取拒付款项的做法维护企业资金和信用.

(二)销售业务方面

一是合理的销售计划.在明确企业基本情况的基础上,对当前市场形势进行客观分析,制定出明确的销售目标、回款目标、和其他定性、定量目标；根据目标编制预算和预算分配方案；落实具体执行人员、职责和时间.企业管理层要给销售部门客观合理的年度、季度甚至月度销售指标,采用绩效和奖励挂钩的方式,激发整个销售部门的积极性.销售经理要严格执行下达的销售指标,将销售任务合理分配给销售部门的各个员工,并对员工的工作进行动态、全过程监督,保证销售任务的高质量完成.

二是合理的销售价格.企业管理层和销售部门经理要综合企业产品特点、所处市场环境、市场竞争力等因素,合理制定报价和组织研发等生产活动,出促进产品发展、确保企业经济效益的产品价格.

三是建立严格的应收账款管理制度,建立客户信用动态档案并进行实时更新,对客户整个付款过程实行动态、持续监控,作出划分、调整客户信用等级计划.依据企业信用政策和不同的客户信用情况,拟定客户赊销限额和时限.企业要明确应收款项管理条例,将责任与考核奖惩相结合并落实到位.应收款性催收时,销售部门要将催收（包括往来函电）等记录归档；资金结算时,财会部门要对款项收回进行严格的监督.如遇长久拖欠账款的问题,要采取合适的法律手段保护企业利益.

四是订立销售合同.第一,订立销售合同前,要委派专门人员对客户信用状况作出调查评估,可以采用和客户进行谈判、磋商或业务洽谈的方式,对销售定价、结算方式、权利与义务条款等进行关注.如果有重大的销售业务,在谈判时,企业还要委派法律、财会等专业参与,并对整个谈判过程进行相近的记录.第二,企业要明确规定销售合同订立及审批过程.销售合同中应该对协议双方的权利和义务作出详细规定,合同审批人员要严格审核合同草案.重要的销售合同,要组织企业的业务、财会、技术部门等相关人员进行共同评审.第三,审核通过销售合同草案后,通过企业的正式授权的人员才能与客户正式签订合同.

内部管控的好坏直接影响企业运营的效率,对于中小企业来说需要在制度建设、权责划分、流程管理等方面加大投入,特别是企业所有者和管理者要统一思想,结合企业实际业务,重视内部管控,合理设计,在规避风险与提高效率、降低管理成本之间找到一个平衡点,建立适合本行业或业务特点的、不影响效率的、简单易行的内控模式.