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摘 要 教务工作是学校最重要的工作之一,但在实际工作中,经常会遇到一些烦锁而复杂的事情,为了提高工作效率,更快的完成工作任务、缩短工作时间、提高工作效率,我经常会利用自己所学的专业知识来解决日常工作中所遇到的一些问题,但不是每个人都能经常用到EXCEL中所有的技巧,所以EXCEL技巧汇总在日常工作中显得尤为重要.
关 键 词 技巧；函数；安全
每当学期结束,试卷评改完毕,老师都要对各个年级各科目成绩进行统计和分析,以便期末进行评先评优、成绩考核、奖惩等事宜,其中包括各科目的平均分、及格率、优秀率、排序等项目.以前通过手工计算,但效率低,工作量大,后来用一些成绩统计软件,工作轻松了,但不能很好的满足需要.本人以教学工作的成绩为例浅谈EXCEL的技巧.
经过一段时间摸索,利用Excel函数功能,很好的解决了我校成绩统计的各种问题.下面我将就如何利用Excel实现成绩的自动统计进行简单的描述.
一、项目分析
在各科成绩统计和分析的项目包括参考人数、平均分、及格人数、及格率、优秀率、优秀人数、各分数段、每科的最高分、最低分以及排名,为了更好的作为资料保存,还要加上每班的班主任和任课教师.
二、总体设计
新建“期末成绩”工作簿,在工作薄里分表创建“成绩分析表”、“SCORE”和“Teacher”,其中SCORE工作表用于输入各科成绩,Teacher工作表用于输入教师信息.
1.SCORE工作表设计
在SCORE工作表第一行中输入统计名称,如“湖南科技经贸职业学院2012-2013学年上期各科成绩统计”,从A1单元格开始顺序输入记录字段名：学号、姓名、、班级、外语、C++、网页设计、毛邓三、计算机、综合布线、服务器技术、总分和排序.
2.成绩统计和分析工作表
对成绩统计和分析工作表的多而复杂,下面就以外语科统计表为例进行描述,其它科的统计类比操作.
（1）外语科统计表基本框架.将单位格A1：N1合并,并在单位格中输入等于“SCORE！A1”得到统计名称.再合并单位格A2：G2,在单位格输入“等于SCORE！D1”得到统计科目,即“外语”.
（2）求外语科各班参考人数函数.首先在B4单元格中输入“等于COUNTIF(SCORE！$C$2：SCORE！$C$1501,“等于“&A4)”,其中COUNTIF函数用于计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目,通过COUNTIF函数求出1班的参考人数.然后选中B4单元格,拖动B4单元格右下角的填充柄（小“十”字图标）至B7单元格（这种操作本文统称为向下自动填充操作）,这样,就能自动得到B5至B7单元格的公式.最后在B8单元格中输入“等于SUM(B4:B8)”,用于统计全年级参考总人数.
（3）求外语科各班优秀率函数.首先在I4单元格中输入“等于IF(B4等于0,0,H4/B4)*100”,为避免分母为0的错误,用了IF函数.公式可以理解为：若1班参考人数不为0,则优秀率为优秀人数除以参考人数后乘以100.然后对I4至I7单元格进行向下自动填充操作.
（4）求外语科各班小于分数段人数函数.在J4输入“等于SUM((SCORE！$C$2:SCORE！$C$1501等于A4)*(SCORE！$E$2:SCORE！$E$1501<60))”,按下SHIFT＋CTRL键敲回车,然后对J4至J23单元格进行向下自动填充操作.,然后在J24单元格中输入“=SUM(J4:J7)”,以求得全年级小于分数段人数.
（5）给各班成绩按总分排序函数.在score表中M2单元格内输入“等于rank(L2,L$2:L$N)”,回车后,会自动生成排序.
（6）锁定序号不动的方法：只要在学号后添加一个空白列,不管后面列的数据怎么变动,序号都会按原来的序号显示.
（7）从号中判断男女性函数：等于IF(MOD(IF(LEN(c2)等于15,MID(c21,15,1),MID(c21,17,1)),2)等于1,“男”“女”).然后在向下自动填充.
（8）判断号的合法性函数：等于IF（(IF(LEN(c2)等于18,VLOOKUP(MOD((MID(c2,1,1)*7+MID c2,2,1)*9+MID(c2,3,1)*10+MID(c2,4,1)*5+MID(c2,5,1)*8+MID(c2,6,1)*4+MID(c2,7,1)*2+MID(c2,8,1)*1+MID(c2,9,1)*6+MID(c2,10,1)*3+MID(c2,11,1)*7+MID(c2,12,1)*9+MID(c2,13,1)*10+MID(c2,14,1)*5+MID(c2,15,1)*8+MID(c2,16,1)*4+MID(c2,17,1)*2),11),socor！$D:$E,2,TRUE),““))等于（IF(LEN(c2)等于18,IF(RIGHT(c2,1)等于“X”,RIGHT(c2,1),VALUE(RIGHT(c2,1),),“合法”,“非法”）,回车后,双击填充柄,自动向下填充.
3.Teacher工作表
在Teacher第一行依次输入：外语、C++、网页设计、毛邓 三、计算机、综合布线、服务器技术和班主任.
求各科任课教师在成绩统计工作表的N4单位格输入“等于Teacher！B2”,然后选中N4单元格,拖动N4单元格右下角的填充柄（小“十”字图标）至N7单元格.
求各班班主任在成绩统计工作表的N52单位格输入“等于Teacher！B2”,然后选中N52单元格,拖动N4单元格右下角的小“十”字图标至N55单元格.
三、保护成绩统计工作表安全
为了维护数据的安全性,防止非法用户善自有意或无意更改成绩数据,我们对成绩统计工作表进行加密保护.单击菜单“文件→工具→保护→保护工作表”,输入两次.以后如果想改动统计方法,必须输入才行.最后保存工作表,命名为“成绩自动统计Excel表”.通过上述操作,当我们要进行学校成绩统计时,只要打开“成绩自动统计Excel表”,然后在SCORE工作表和Teacher工作表中分别输入各科成绩和教师信息,而成绩对应的各种统计则默默地自动执行,不需要人的参与.
总之,在日常的工作中,多积累操作技巧,不但可以提供工作效率,而且还可以提高准确率.
参考文献：
[1]陈卫卫.计算机基础教程[M].机械工业出版社,2003,1.
[2]姜丽荣.大学计算机基础[M].北京大学出版社,2008,8. [3]刘锡轩.计算机基础[M].清华大学出版社,2012,8.
[4]高伟.大学计算机基础[M].清华大学出版社,2010,9.