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摘 要：学生档案管理工作是院校的一项重要工作,关系到学生的学习和就业.该文首先从学生和学校的角度,简述了开放大学学生档案管理工作的重要性；其次,客观描述了目前开放大学学生档案管理工作中普遍存在的若干问题,如：学生档案管理混乱、档案管理意识淡薄、档案资料收集不及时等,并对这些问题的产生原因进行了具体的的分析；最后,依据产生这些问题的原因,从建立健全规章制度、加强档案填写者的档案意识、提高档案管理人员的素质以及增加档案管理投入等方面提出解决的办法.
关 键 词 ：开放大学 学生档案 管理工作 解决办法
中图分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2015）04（a）-0189-01
1.开放大学学生档案管理工作的重要性
开放大学教育对象广泛,学生层次参差不齐,既有全日制高职学生,也有进修的开放教育学生.设置的课程种类很多,涉及的内容丰富.无论是从学生还是学校的角度看,加强学生的档案管理工作都有很重要的作用.
（1）从学生的角度.学生档案管理是学校的重要资源,也会加强对学生管理的重要手段.学生在接受一定阶段的教育以后,可以通过档案对比,分析其能力提升和知识增加的重要依据,是评价学校教育质量的重要方式.
（2）从学校的角度.加强对学生档案的管理,是不断提升学校教学质量的重要基础.通过加强对学生档案的管理,可以有效检验出学校在教学管理中是否还有漏洞,对学校的后续发展具有重要作用.此外,还可以将整个学校各个专业的教学方法和教学水平放在一个更加全面的角度进行比较,形成良性竞争氛围.学校领导和教师在这种竞争氛围中,将会投入更多精力转变教学理念、教学模式、教学方法,促进学校教育教学水平和管理水平.
2.开放大学学生档案工作中存在的问题
2.1 学生档案管理混乱
当前,开放大学对学生档案管理存在重视程度不够、认识模糊等问题,在硬件档案管理办公条件和设施硬件投入不够,档案管理手段落后、管理方法混乱等问题.学生档案的管理规范及制度、学生档案管理的工作流程等,制度规范的不完善造成学生档案材料内容不完整、不规范,在一些开放院校中,至今还在沿用传统手工档案管理方式,还没有上升到信息化管理的高度.常常会出现档案材料漏、乱、错、假的情况,为学生将来就业、职称晋升、考评等方面带来一定影响.
2.2 学生档案管理意识淡薄
学生档案管理具有很强的原则性、准确性和计划性,但是许多开放大学院校领导却忽视了对档案管理人员队伍建设,其学生档案管理意识的淡薄,重视的不到位,重要性认识的不足,很难将那些高效、先进、科学的档案管理理念引入到成人学生档案管理领域,档案管理人员队伍建设滞后,档案管理人员素质和能力参差不齐.此外,开放大学的很多学生对档案没有形成正确的认识,对档案管理法律法规、大学生档案基本材料内容和大学生档案功能的认知相当有限,没有把档案同个人未来的工作、生活紧密联系到一起,这也是造成“弃档、丢档”现象的原因之一.
2.3 学生档案资料收集不及时
在院校的学生档案管理实践中,由于没有及时搜集整理相关资料,导致档案资料不完整现象较为普遍.第一是招生资料搜集整理的不及时.伴随开放大学院校办学招生规模的扩大,补录周期的延长,客观上为学生档案的搜集整理工作带来较大难度.第二是学生成绩资料搜集整理不及时.在学校学生人数不断增加,再加上现阶段学生考试形式更加多样化,为学校教务管理带来较大难度,难以对学生成绩记录册进行及时收集,甚至出现成绩单和考试试卷丢失等.第三是学生学籍变动情况搜集整理不及时.如果对学生学籍变动情况没有及时搜集整理的话,将会导致学生管理部门、教学部门、教学院系在对学生人数统计时候,数据不符等问题,直接影响学生档案管理质量.
3.开放大学学生档案管理措施
3.1 建立科学规范的学生档案管理规章制度
当前,高校的学生档案管理都是由不同的部门分工协作所完成的.在档案管理的过程中,档案管理仅仅只能起协调的作用,对相关部门不能进行制约.为了能够使高校档案管理的效率更高,也为了使档案管理更加可靠,必须建立科学合理的学生档案管理体制,明确工作人员在每一个环节的责任.通过规范的档案管理工作流程,使部门和部门之间进行协调、配合,认真做好档案的收集、整理、投递工作,这样才能使高校学生档案管理工作更加的合理、准确.
3.2 加强档案填写者的档案意识
首先,学生档案内容多数是由学生本人填写.因此,学生档案的填写者主要是学生本人.其次,学校各科室领导、具体任课老师、班主任、教务人员也会填写学生档案,他们也是学生档案的填写者.档案填写者档案意识的深浅,决定档案内在及外在质量.因此,对学生要加强档案教育,对其他档案填写者要提请他们注意,使他们对学生档案工作有较深的认识和理解,提高他们的档案意识.
3.3 提高档案管理人员的责任心和业务能力
学生档案虽不是永久或长期保存的档案,但它与学生的未来工作、生活息息相关.档案管理人员应有较高的思想政治素质、职业道德和工作责任心,严格按照相关规章制度认真做好学生档案管理工作.同时,档案管理人员要巩固专业知识,注重知识更新,不断提升业务素质和档案管理理论水平,在理论学习和实际操作中,不断发现新问题、探索新方法,变被动服务为主动服务,扩大学生档案服务范围,深化学生档案服务内容.
3.4 要强化学生档案管理投入
第一,要强化对学生档案管理的硬件资金投入.在办公条件和办公设备配置上,给予更多资金投入.院校必须要投入更多的资金,改善其硬件办公设备,增添路由器、网络服务器、复印件、打印机、电脑等办公设备,提高信息化管理水平.第二,要强化学生档案管理的软件资金投入.学生档案管理信息化,不仅是要配置专业的办公设备和仪器,同时还要有相应配套的学籍档案管理软件,这也是提高学生档案管理的关键所在.院校必须要加大对学生档案管理软件的资金投入,强化软件开发,提高档案管理效率和信息化水平.
4.结论
学生档案基本上囊括了学生从入学到毕业离校期间的所有第一手资料,因此,科学、合理地利用和管理学生档案,有利于学生的管理,有利于学校的长远发展.鉴于此,开放大学应该从多方面大力提升学生的档案管理工作力度,增强工作人员责任意识和岗位能力,增进资金的投入,更好的开展学生档案管理工作.