关于电子商务档案管理的两个问题

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[摘　要]电子商务档案与其它类型的纸质档案相比具有明显的虚拟性、复杂性、集成性等数字化特征.随着电子商务时代的来临,智能化的电子商务档案管理是目前电子商务档案管理的必然趋势.电子商务档案存储的智能化需求需由计算机系统的软件和硬件两部分来完成.电子商务档案信息检索的智能化发展历程同步于图情信息智能检索技术的发展历程.

[关 键 词]电子商务；档案管理；特点；智能需求

毫无疑问,随着电子商务的发展,智能化的电子商务将逐渐走入人们的日常生活.电子商务智能化是指利用数据仓库、数据挖掘技术对客户数据进行系统地储存和管理,并通过各种数据统计分析工具对客户数据进行分析,提供各种分析报告,如客户价值评价、客户满意度评价、服务质量评价、营销效果评价、未来市场需求等,为企业的各种经营活动提供决策信息.或者说电子商务智能化是企业利用现代信息技术收集、管理和分析结构化和非结构化的商务数据和信息,创造和累计商务知识和见解,改善商务决策水平,采取有效的商务行动,完善各种商务流程,提升各方面商务绩效,增强综合竞争力的智慧和能力.而电子商务档案管理的智能化将是电子商务智能化的一个靓丽的奇葩.电子商务档案是电子商务活动过程中各经济主体直接形成的具有保存价值的各种形式的原始记录.随着电子商务时代的来临,众多的电子商务活动将产生包括电子邮件、电子签名、电子合同、支付帐单、交易记录、产品资料等大量的有别于纸质文件的数字文件.同时企业在信息化管理、生产和科技活动中也会形成越来越多的存储在硬盘、光盘、网络硬盘、移动硬盘等存储介质上的电子文件.面对如此众多的商务档案既需要对其进行收集、归档,使之条理化、系统化、科学化,同时又要确保电子商务档案的完整性、有效性、真实性与安全性.因此,智能化的电子商务档案管理是目前电子商务档案管理的必然趋势.

一、电子商务档案的特点

电子商务档案与其它类型的纸质档案相比具有明显的数字化特征：1.具有虚拟性.与其他档案存在形式相比,电子商务档案具有明显的虚拟性特征.首先,电子商务行为本身发生在虚拟的网络传输空间.其次,电子商务活动各环节产生的交易信息和记录具有虚拟性.例如,根据电子商务的交易内容,它首先涵盖了通过网络实现的原材料的查询、采购、产品的展示、定购到发货、储运等一系列以实物商品为内容的贸易活动.其次,电子商务还包括网上商品信息的提供.其三,包括各种计算机软件,娱乐节目的联机定购,联机数据库的查询,网上信息咨询服务等等.其四,提供支付手段的电子银行和其他金融服务毫无疑问这些商务活动所产生的档案文本都具有显着的虚拟性特征.2.具有复杂性.电子商务档案通过数字信息存储在存储介质上,人们用肉眼无法直接识别,更无法直接进行手工操作管理,只有借助于计算机系统才能进行解码,才能转化成人眼可以识别的记录.同时,随着计算机技术的发展,存储在各种介质上的电子商务档案信息的信息格式、规范、传输协议、链接方式、存储形式不尽相同,这就客观上造成了电子商务档案信息的复杂性.3.具有集成性.相对于纸质档案信息的单一性来讲电子商务档案信息无疑具有集成性的特征.现存的电子商务档案信息不但是文字或数字信息,而且可以很方便地将图像信息、音频信号、视频图像等不同媒体形式的信息记录在同一份文件上,使其达到声像并茂,真实地记录商务活动的各个环节.由此可见,对电子商务档案的管理应针对其特点,在档案的归档、保存、利用方面尽量提高其智能化程度,以符合时代的智能化需求.

二、电子商务档案信息存储的智能需求

电子商务档案依存于计算机的存储系统,电子商务档案存储的智能化需求需由计算机系统的软件和硬件两部分来完成.所谓“智能存储”,是指将计算机的部分运算和控制功能下放到存储设备本身,使存储设备除完成数据存储功能外,还能完成一定的运算和控制功能,使得存储系统本身即可进行存储管理,也就是说,“智能存储”使得计算机存储系统本身具备一定的智能特征.这些智能特征主要包括智能系统本身可以运行智能存储管理软件,支持主流的多种操作系统和文件系统,实现存储资源的虚拟化、实现智能存储设备之间的消息通信、读写控制、备份、容错、负载均衡、安全管理等.“智能存储”的实现需要由智能化的存储管理系统完成,同时也还需要对存储设备的智能化改造.智能化的存储设备可以分为存储接口级别与网络存储级别.存储接口级别有：SCSI、SAS、SATA、FC接口的磁盘机、磁带机、磁盘阵列等设备.网络存储级别则有：光纤交换机、NAS、SAN等存储设备.对于用户来说,各智能存储设备具有动态扩展能力、高可用性设计、智能存储控制器等特点.当然智能化的存储设备只是具有了智能存储的物理环境.但要将这些特点实现在应用、数据级的层面上,还必须具备新型的存储管理软件才能满足要求,才能真正实现透明的智能存储.智能化的存储管理系统通常能够实现对存储资源的“透明”式访问,同时还要完成对存储资源的虚拟化和统一管理、分级存储管理、数据备份、数据保护、存储访问安全控制、存储设备安全预警和数据主动迁移等主要功能.智能存储为未来存储的发展指明了一个新的方向——存储与管理相结合.因为存储只有和管理相结合才能确保数据能够被应用系统访问和使用,才能确保数据符合应用系统所使用的格式,并确保数据能够在系统出现故障时迅速恢复.对电子商务档案管理而言,智能存储技术将带给他们明显的收益,反映最突出的是存储系统的高可用性和高可靠性.在高可用性和高可靠性方面,智能存储管理技术不但可以监控到存储系统中的具体情况,比如读取数据、写入数据、磁盘的利用率等具体细节,而且可以通过对存储系统的具体运行情况的监控,能够及时发现存储系统已有的故障和潜在故障,从而启动相应的应急处理策略来保证存储数据的安全和存储系统的持续运行.另外,由于智能存储技术在存储系统管理中的应用,如：在存储系统的升级,建立和分配虚拟磁盘、扩充存储容量等方面都要比以前容易实现得多,它更使得存储系统的管理变得轻松简单,充分显现了智能化的优点,所以它使得存储系统具备了相当的“智能”特征.总之,智能存储技术的发展将会促使进计算机整机系统“智能”化水平的进一步提升,从而提升电子商务档案的存储智能化水平.