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网络环境下的档案编研工作是计算机网络发展与档案编研工作相结合的产物,它是编者经过对档案信息的加工通过网络以电子文献的形式提供给利用者的工作,是档案工作中的新生事物.档案编研工作作为档案信息开发与利用的主要方式在网络环境中必将发挥更大的作用,网络档案编研必然成为档案编研工作的发展方向.
一、开展网络档案编研工作的意义
(一)信息技术改变了档案信息收集获取方式,改进了研究加工手段,提高了工作效率和工作质量
数字化存储与网络传输,可以将档案馆室等保存的信息搬进编研工作者的办公室,足不出户查阅所需信息.文本与图像扫描、快速检索等技术手段可以代替大量繁杂的文献查阅和抄录、修改工作.通过检索和统计分析软件,可以比较容易地对档案信息作出量化分析.通过网络数据库,可以了解国内外同行研究者最新的研究动态和成果.还可以通过电子邮件及时与同行交流,不断开拓视野,更新研究方式.
（二）信息技术改变了服务的理念,促进了档案编研由传统功能模式向开放式、网络式的信息服务模式转变
传统档案编研的服务方式一般借助纸张等实体物质,以图书、期刊、报纸、内部刊物等形式,向社会提供档案信息.这种服务方式存在周期长、单一、时效性差、更正错误不及时、费用高、传播范围窄等不足.信息技术改变了传统的档案汇编出版模式,拓展了传播范围,简化了档案汇编的出版流程,省略了出版社—印刷—发行—零售等多个环节.档案汇编通过互联网以数字形式进行传送,直接面对用户,缩短了出版周期,加快了档案信息的传递速度,突破了发行数量的制约,从而扩大了读者范围,降低了编研成本.不仅可视,而且可听,全方位多样化的信息服务更能满足用户需求.依托信息编辑技术的支撑,档案编研可以做到文字、图片、声音、影像、动画等多种形式并用网游,实现较强的感官冲击,达到良好的艺术效果,提高汇编质量和观赏性.利用信息技术,通过开辟档案网站专栏,拍摄纪录片,制作展览等形式,可增强档案编研的可读性与可视性,产生更大的社会影响.
(三)信息技术有利于档案编研工作者综合素质的提高
档案编研水平的高低,主要取决于编者的综合素质.信息时代,信息服务在信息源、服务对象、内容、方式、手段等方面都发生了变化,对档案编研人员素质、工作技能和工作效率都提出了新的更高的要求.信息技术对档案编研服务及其工作人员的影响是深远的.信息技术使档案编研变得更加便利和高效,使资源共享更容易实现.只有传统的方式与现代的信息技术相结合,人和机器相协调,才能为读者提供更加优质的信息服务,才能提高档案编研工作的水平.
二、网络档案编研工作存在的问题
(一)网络档案编研的数量还处于初步发展阶段,无法满足利用者多角度、多层次利用需求
多数档案编研仅有目录和图片,有些甚至没有任何必要的文字说明.一些档案编研栏目只是介绍传统档案编研成果,只有几张图片.这与提供档案全文浏览服务的预期目标相去甚远.由于没能提供必要的信息量,此类编研只能起到提供线索的作用.另外,网络所提供的交互性也没能得到充分发挥,档案编研工作仍处于以我为主的局面.利用者的意愿并未得到充分的体现,这与档案编研工作的根本属性——服务性相背离.毕竟在档案编研工作中,是否满足利用者的需求才是档案编研工作绩效评定的惟一标准.
（二）目前的网络档案编研没能最大发挥网络提供的便利,编研形式仍较单一,没能提供文字、声音、影像、图片、动画、音乐多种形式于一体的编研成果
在网络环境下开展编研工作,我们可以尽可能通过网络编辑技术将档案的原貌展现在读者的面前,同时将集文字、声音、影像、图片、动画、音乐多种形式于一体的编研成果提供给利用者.利用者既可以利用档案原件又可以借助编者的加工开展利用与研究.这不但保证了档案汇编的可据性,而且增强了档案汇编的可读性与可视性.这样即便由于编者的疏漏在加工中出现错误,由于原件与加工品二者并存,将不会给利用者造成重大的消极影响.
(三)编研水平与技术有待进一步提高
档案编研水平的高低,主要取决于编者的综合素质,加强网络编辑技术的学习自然是当务之急,但编研工作中一些普通的错误是应该可以避免的.我们应该把工作做得更细致、更规范.档案编研工作者应充分利用网络的交互性,及时改正错漏,提高网络档案编研的水平.
三、对网络档案编研工作的建议
(一)完善馆藏档案结构
档案编研是以档案馆（室）的档案资料为基础的,即使是在网络时代,仍然需要丰富馆藏,完善馆藏档案结构.“巧妇难为无米之炊”,离开了坚实的基础,网络时代档案编研工作就无从开展.
(二)走联合编研道路
联合编研不仅可弥补各自馆藏档案资料与专业人才的不足,更有利于形成规模效应,扩大编研成果的社会影响,增强整体竞争力.同时通过网络联合编研还可以大大减少因与其他部门联系所花费人力、物力等,是省时、经济、提高效率的便捷手段.因此,档案编研工作人员应该学会运用网络的优势,开展联合编研.
(三)采取编者与利用者互动模式进行编研
网络环境为编研工作提供了全新的利用模式——互动模式,即编者和利用者之间的互动.在互动模式下,档案编研者可以将自己的编研工作计划与编研成果发布在网上,通过BBS、网上聊天、E-MAIL等方式,由受用者提出自己的意见与具体要求,编研者可以最大限度吸纳社会各阶层的意见,并以此开展档案编研工作.这样开展的档案编研活动才能及时、准确地提供社会各界急需的档案信息,满足社会各界的需要.
(四)拓展档案编研的新领域
电子文件和信息网络化的出现,对档案工作的影响是历史性的,将引发档案信息编研和深层次开发工作各方面的变革.“长期以来单一编研模式已经到了需要调整的时候了,寻找档案信息编研和深层开发的新领域,新思维和新方法,已成为时代的呼唤.”
(五)加强档案编研队伍建设
网络环境下,对编研工作人员素质提出了更高的要求,从业人员应具有强烈的创新意识和服务意识,具有足够的文字编辑加工能力,具有一定的信息网络技术应用技能,具有适当的编辑和审美能力.加强档案编研队伍建设、提高档案人员的专业水平和业务能力,是加强档案编研工作的基础与重要途径.要建立编研工作激励机制,充分调动和发挥档案编研人员的积极性、创造性,保证档案编研工作持续健康地发展.
随着档案资源信息化建设的快速发展,网络档案编研工作必将得到更快的发展.我们应认真思考网络环境下档案编研工作的新特点,准确把握网络带给档案编研工作的机遇,更新编研观念,培养高素质编研人才,与时俱进.只有这样,我们才能充分利用网络优势,做好档案编研工作,适应新形势发展的需要,更好地为国家与社会的发展服务.