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在现代信息技术飞速发展和人类社会不断进步的今天,先进技术的广泛引入与先进管理水平的全面提升,为档案管理开创了良好的前景,也给档案信息化建设与工程档案管理工作提出了新的课题,这就要求档案工作者适应信息化时代档案工作的需要,不断推进档案信息化建设进程,丰富档案工作创新发展内含,实现档案信息社会化和档案信息资源共享.
一、档案信息化建设的基本内含
档案信息化的内容包括狭义上的信息化和广义上的信息化两个方面:狭义上的信息化,即档案自身内容的信息化；广义上的信息化,就是将档案信息与社会政治、经济、文化等多方面的信息进行融合处理的信息化.所以,档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下,一方面促进档案本身信息进入社会交流系统,在社会中广为传播；另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用,广泛地服务于社会.这两个方面的目标相互联系,相互促进,因为,档案信息一旦广为社会大众利用,狭义的档案信息资源,必然与社会发生普遍联系,与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播,形成广义上的档案信息化.
二、改进档案管理方式,推进工程档案管理进程
档案信息化建设,需要科学高效的档案管理为前提,如何切实改进档案管理方式,制定工程档案信息化管理的规章制度,改革不适应工程档案信息的管理体制,提高工程档案管理水平,从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变,是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题.
1.拓宽档案信息管理思路
档案管理的根本目的是为社会大众提供服务.档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路,坚持档案为社会大众服务的思想,从传统的档案管理方式转变过来,改变过去那种重保管轻利用,片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣,将广大的社会公众迎进档案室的大门.
近些年来,档案管理的方式发生了很大的改变,从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变,这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时,切实掌握相应的专业理论知识和专业技能,从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变.现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才,不能单纯停留在“档案保管员”的层面上.各级档案部门,更应该顺应时代所需,从现实出发,从长远考虑,实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来.
2.提高档案信息管理水平
随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进,计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献,网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用.使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变,也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求.
档案电子文件作为档案信息资源,是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富.档案管理虽然不直接产生经济效益,但可为社会经济效益服务,产生潜在的社会经济效益.随着大量电子文件的生成,如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题.档案管理软件的对象是电子文件,选取合适的档案管理软件,有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节,档案管理软件,智能、高效、便捷、全面,通过软件的整合和开发利用,形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥.从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果.
选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段,然而,发挥档案管理人员的聪明才智,提高档案管理水平,是疏通档案信息化管理脉络,提高档案管理工作质量的关键环节,在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败.
3.加强工程档案信息管理
工程建设的过程是工程档案的形成过程,决定着工程档案的建立和形成.从工程立项直到工程验收的各个阶段,档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施,从客观上增加了工程档案建立和管理的难度,而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益.
工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变.建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度,逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力.
工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识,参与本单位的软件开发工作,选用适合工程档案管理的软件,制定工程档案信息化管理的规章制度,改革不适应工程档案信息管理体制,打破地域和部门分割,提高工程信息交换及共享水平,创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件.
数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键,要严把数据质量关,保证各项数据的全面和准确.利用计算机对工程档案管理,也应着重考虑数据审核制度的建立,在数据录入前进行审核,在数据录入后进行校对.
充分利用计算机功能,提高工程档案管理效率.计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便,利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台,不仅能有效地实现工程档案的动态管理,提高档案管理效率,还能节省大量的人力物力.保证档案信息化建设与社会信息化同步发展,为促进国民经济和社会发展,提供快捷有效的档案信息服务.
(作者单位：河北省公路工程定额站)