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摘 要：本文从用人单位视角入手,针对其所接收的学历档案现状及存在的一系列问题展开分析,并提出相应对策,旨在关口前移、探询学历档案发展的新方向.
关 键 词：高等院校学历档案档案管理
学历档案是随着学生毕业由高校转递至各大用人单位的,是用人单位核定工资、评定职称的重要依据,用人单位作为学历档案的接收与使用方,对学历档案具有真实客观的评价基础.从用人单位看,目前从高校转来的学历档案存在不少问题亟待解决,针对这些问题,站在用人单位的角度,笔者认为：一方面,有必要将关口前移,探寻根源,从行政管理和信息化建设角度找到突破性方法；另一方面,建立“学生电子档案”并推广至用人单位.
一、学历档案存在的主要问题
学历档案存在的主要问题有五个：
(一)学历档案失真
部分学历材料失真,如：因为升学或就业的需要,对某学科成绩篡改过甚至对整份成绩单进行篡改；授予学位和毕业学历等方面存在现象.比如,我们曾经发现没有获得学士学位的学生档案中出现学位材料或把登记表中“不授予学士学位”标记中的“不”字刮掉的情况；还有的学生大专和大本的入学时间相同,大本材料.在职学习材料的情况更为严重：有些干部初始学历为本科毕业,却在晋升职务、申报职称之前突然提交了其他省份高校的博士研究生学历、学位材料等这些虚假学历材料已不能真实反映干部本身的学历和水平.
(二)学历档案短缺
一方面是学历档案中缺少部分必要材料,2012年中国中医科学院广安门医院干部档案自查工作中发现,有八成左右的干部档案中缺少学生登记表,三成左右的档案中缺少毕业生登记表和授予学位的材料；另一方面是某份档案缺少相关要素,如缺少意见、盖章、本人签字和时间等.
(三)学历档案无序
学历档案的整理没有按照相关规定进行,如：一些档案排列无序,随便装在档案袋中；一些档案没有规范的卷内目录；一些档案没有系统的编页.从中国中医科学院广安门医院近些年来接收的应届毕业生档案情况看,九成以上的学生档案未进行过规范的整理装订,通常是一摞没有经过鉴别、分类、剪裁、装订的散材料.一些转递次数较多的学生档案会出现档案套叠的现象,即一个档案袋套一个未开封的档案袋和一摞散材料,未开封的档案袋里再套另一个未开封的档案袋和一摞散材料.
(四)档案分装失误
在学历档案的整理中,由于粗心或者其他原因分装错误,导致某份学历档案的材料装在另一份中甚至导致丢失.特别是同姓同名、同音异字的两个人的材料更容易混淆,而此种情况暴露出来时经常是该干部已经毕业若干年后,失误已经难以弥补.
(五)人档分离或转递不及时、规范
由于目前就业形式多样,除了一些进入国家机构或事业单位的学生,还有很多学生毕业后就业单位为私企等单位,这些单位并不具有人事档案的权限,导致人档分离,很多学生没有档案意识,把学历档案弃之不顾,当需要档案时发现无从查找；还有一些学生毕业后,学校没有及时把档案转递至用人单位,或者转递的途径不规范,如由学生本人携带档案至用人单位.
二、问题成因与根源追溯
高校档案工作的特点是主因学生档案存在的问题很大一部分原因是由高校档案工作的特点决定的,归纳有五：一是扩招导致学生档案大幅增加,相应工作量成倍增长；二是招生渠道不同及学生来源不同导致学生档案日益复杂化；三是硕博学历人才比例快速增加,这些人学习经历丰富,其中不乏工作经历,档案流转环节较多,形成的档案不规范；四是在职教育渠道繁多,但是管理水平却参差不齐,教育部门又缺乏监督指导,直接导致形成的档案材料千差万别；五是学生档案具有暂时性、流动性的特点,高校档案管理人员普遍认为保管时间较短,不必花费过多时间管理,从而导致档案材料散落、排放无序.
(二)学生档案管理办法不详尽且缺少相应的监管措施
教育部曾于2008年颁布最新的《高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》）,但全文针对学生档案管理的内容却非常少,缺乏对学生类档案工作的指导性,不详尽、缺乏统一性的要求,使得目前各个学校的学历材料归档要求不同,不齐备、手续不完善.另一方面教育部针对各学校档案管理的落实情况监管不够,远未实现其制定《办法》的既定目标.
(三)学历证书网上查询共享程度不够
目前教育部在中国高等教育学生信息网网站开通了学历证书电子注册网上查询,但是并未给各组织人事部门建立专门的网上信息免费共享渠道,致使学历公开透明力度大打折扣,公众监督与制约机制难以形成.
(四)高校档案管理人员配备不足,素养不够
高校档案管理人员数量不足是较为普遍的现象,学生档案数量庞大,进出档频繁,使得档案管理工作任务繁重,现有人员数量只能完成最基本的分装工作.素养不够主要体现在专业知识、经验、责任心以及对信息技术的掌握不足等方面,而这些恰恰直接影响了学生档案的质量,从而延伸至学生档案的有效利用方面.
三、建议与改进设想
（一）规范办学秩序,从源头上杜绝学历材料教育部每年对具有招生资格的院校有明确的审核和公布,违规招生的单位国家均不予承认其颁发的书.在教育部彻底清理并停止不具备办学资格的学校擅自办学、擅自颁发学历证书行为的同时,档案工作人员应熟练掌握要领,学会鉴别不具备办学资质学校颁发的书的能力.
(二)制定管理办法,从细节上规范学历档案管理
教育部应制订专门的学生档案管理办法,增强办法的可操作性、指导性,各学校也应该根据本校学生档案的特点,制定出适合本校的学历档案管理措施,特别要注重完善现有学历档案管理中的薄弱环节,使高校学历档案更加规范化,如：规范学历档案的装订顺序、卷内目录和编页；完善必要的签字、盖章手续；材料形成时间要准确,填写要规范等；与此同时,还应保证学历档案的真实性、完整性；保持转递渠道的畅通；确保档案转递的准确、及时.（三）通过聘用档案专业人员和培训、自学等措施提高高校档案人员的专业素养
一方面,高校应尽量聘用档案专业毕业的人员开展学历档案管理工作；另一方面,对现有档案人员应定期开展职业培训,提升其档案素养和对新技术、新趋势的掌握和认识；第三,档案人员也应该不断学习新技术,掌握新技能,使自己满足行业发展的需要.
(四)教育部应有相应的监督机制并跟用人单位形成良好的沟通机制
首先,教育部应建立监督检查工作组,形成监督机制,加强对高校学生档案管理的定期监督检查,促进并提高各高校对学历档案管理工作的重视程度.与此同时,教育部应跟用人单位形成良好的沟通机制,了解用人单位在接收和利用学历档案的过程中发现的问题,积累的相关经验,如总结分享各种鉴别档案材料的知识和经验,对可疑材料,及时前往调查,守住学历材料进入干部档案的最后关口,杜绝假履历、假学历的发生,一经查实应严肃惩罚,切实维护学历材料真实性、严肃性和规范性.
(五)强化电子注册,提供并推广网上查询学生学历认定
强化要求高校学历证书电子注册工作,根据《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》,符合资质的各高校应将本校全日制、成人以及自考的毕业生学历信息进行电子注册,严厉打击学历行为.教育部门应与各组织人事部门之间建立沟通渠道,对符合资质的各组织人事部门提供免费注册资格,提供网上信息查询,推广学历认定查询,整治学历现象,规范教育渠道,严把学历教育的出口.
(六)建立学生电子档案并利用信息技术管理
随着信息技术的发展和OA系统的普及,现在产生的学生档案越来越多是电子文件形式,应该建立电子档案,一方面有利于查阅利用,另一方面以后也不用再次数字化,可以节约人力、物力、财力.笔者认为建立学生电子档案应注意几个问题：
1.规范工作,关注细节
在建立学生电子档案时工作人员应善于运用信息技术的优势,从细节处强化高校学生档案管理工作的规范化.档案原始材料的产生、收集、筛选、整理、存储等环节如有一个细节出现问题都可能影响档案,使学生利益受损.电子档案的建立,并不是摒弃学生的纸质档案,而是把纸质档案作为原始材料,作为对电子档案的补充和备份,若对电子档案的信息有异议,还可查阅纸质档案,并作为最后的依据.
2.高校学生电子档案的保管维护
学生电子档案作为一种电子数据除了需要注意物理安全性外,还要注意设置档案的只读性,即维护档案数据的原始性、真实性和完整性,避免发生人为误操作或不必要的重复劳动.同时还应注意进行定期检测和异地备份、更换等措施以保证档案的可读性和安全性.
3.高校学生电子档案的传递
档案传递的形式采用邮寄纸质档案的同时将电子档案封装打包发送至用人单位,实现电子档案功能的延伸,如果由教育部门牵头开发高校电子档案系统平台的话,不仅各高校统一使用,而且延伸至各机关企事业单位,实现统一的数据接口,实现高校与用人单位之间报送、接收电子个人档案的无缝链接.
综上所述,学历档案在人才晋升提拔劳资方面发挥着非常重要的作用,只有加强多部门协作,开发利用高科技手段,才能更加地充分发挥各类学历教育的根本作用,提高全民素质,实现强国之路.