文书档案工作的规范化、标准化管理

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【摘 要】文章概述了文书档案管理工作的重要性,阐述了做好文书处理即统一打印规格、把好公文制发关、保证文件质量等对档案管理的基础作用,认为保存档案案卷应采用“一事一档”方法：准确把握公文的立卷时效性；严格区分文件、合同、文本、资料文本；尽量减少文书档案的重复和冗余；坚持按类别存档,以保证案卷整理和保存的高质量.同时,强调了文档管理中应注意的事项.

【关 键 词】文书档案工作；规范化；标准化；管理

一、文书档案在企业运行的过程中有着不可忽视的作用

文书档案是单位在行政管理活动中形成的文件转化而成的档案材料,它对一个单位而言,是其成长和发展历程的见证,也是其宝贵的经验积累.文书档案管理工作的规范化和合理化,是对一个单位档案管理的基本要求.文书档案管理工作又分为两部分,分别是文书处理和档案工作,这两者之间既有区别又有联系,是不可分割的统一体.文书处理是档案工作的基础,档案工作又是文书处理的必然归宿.所以对于一个单位来说,要想尽可能好的保存自己的经验财富,首先要做的就是文书处理工作.但是随着办公自动化、无纸化等现代化事物的出现和信息化逐步的发展,如何提高文书档案的管理水平,及时、准确、快捷地提供档案信息,也成为了对文书档案管理工作规范化和标准化的新要求.我们在工作中必须要进一步强化管理意识,在文书档案管理工作中,严格遵循规范化和标准化的要求,从文书处理到档案管理,一步一步做好基础和保存.

二、做好文书处理,为档案工作打好基础

文书处理工作是档案管理的前提和基础,因此这一部分工作尤为重要.在一般的单位中,普通文件必须要经过收集、鉴定、整理、保管、统计、检索、利用、编研等等一系列程序才能成为真正的档案,才能有利用价值.如何将文书转化为文书档案,每一个单位都有自己不同的行文标准和纸张要求,因此,我们更从基础出发,一步一步认真做好文书处理工作,力求规范标准,提高文书整体质量,为之后的档案管理工作打好基础.

1、统一规定文件打印规格

一是公文用纸质量要好,陕西广播电视台统一使用70克复印纸；二是打印文件时幅面尺寸规格要统一：A4纸,横排,左侧装订；三是打印文件的格式有具体规定：版面题目为二号黑体,公文内容字体为三号仿宋；四是在排版中,如最后一页没有文字,则需要空白一页,可以写上此页无正文,在年月日处盖印既可.

2、把好公文制发关

首先要仔细检查,确保按照单位规定的文件签发手续制发文件,同时还要检查所制发文件是否符合单位的审批权限.具体为公文标题是上行文还是下行文,有没有严格按照单位的标准行文,拟稿单中的主送单位和抄送单位对不对,有没有按照上行文和下行文的标准制文.

3、保证文件打印质量

为了利于长期保存,公文打印要用高质量黑墨,签发时也尽量使用黑色签字笔,字迹工整为佳.

三、保存案卷采用“一事一档”方法

一份文件的立卷是积累本单位档案的开端,我们在整理文件过程中,必须依据文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,依照“一事一档”的办法来整理立卷.

一是按照文件内容和特征立卷,比如说把同一事物、同一项工作,组成一个案卷的方法,这种方式也是我们所说的“一事一档”法,这种方法简单方便,使用广泛.同一件事情对外有独立性,对内又有连续性,方便检索和查阅,有效地提高了档案的利用率.根据本单位实际,采取“事件独立性”法将文书分别整理归类,也是档案整理很重要的一部分,这将在很大程度上促进单位档案整理的规范化和标准化.我们在整理文书档案过程中,采取了“事件独立性”法立卷归档.“事件独立性”法立卷归档就是把本单位形成的文件,按照一事一档来整理,不管本单位有多少个部门来拟写文书文本,我们都严格按照此方法,这样就保证了文书档案的前后连续性和独立性,便于查找,检索方便.除此之外,我们在整理工作中,还要遵循以下几点：

1、准确把握公文的立卷时效性

要严格遵守国务院下发的《不归档文件销毁办法》的要求,按照一年一档的方法,准确把握公文的立卷时效性,将现行任务完成的档案予以立卷归档.

2、严格区分文件、合同、文本、资料文本

我们在实际工作中,必须严格区分文件、合同、文本、资料.根据实际,公文都是有拟稿单1份、原件1份、制成文件2份、年月日盖印章2枚,合同一般都是各个部门与外单位签订的具有法律效益的、盖有双方印章的文本.文本是由本单位向单位职工提供的有证明职工身份或者是职工个人收入等主要是对单位内部使用的,我们将这些统一称为文本类档案.

3、尽量减少文书档案的重复和冗余

在工作中我们也要坚持灵活多变、具体问题具体分析的要求,尽量减少文书档案的重复和冗余,提高一个单位的档案利用效率度和效果度.但是我们必须明白,“具体问题具体分析”是建立在坚持“一事一档”原则、坚决维护文书档案的完整性的基础之上的.

4、坚持按类别存档

在工作过程中,我们还要对所有档案进行妥善保管,避免遗失.这要求我们在前期的整理归档工作中,就要把同类的、具有内在联系的文件材料组装在一个卷内,根据文件材料的时效性和连续性,要坚决做到一个事件或案例的前因后果全部在一个档案链上,这样一方面能保证档案不缺失不杂乱,另一方面也能提高档案的利用价值.

四、要保证案卷整理和保存的高质量

严格按照“一事一档”原则进行文书档案整理归档、保证文书档案的完整和连续,这是文书档案管理工作的基础和前提,要想使单位的档案管理有一个高质量的进行和使用,文书档案的立卷方法和案卷装订质量才是操作性因素.因此我们还必须要做到：（1）用科学的方法对档案进行分类管理,以便于档案的检索更加方便快捷；（2）注意对案卷进行高质量的装订,小到装订是使用的装订针,大到卷宗题目的书写,都必须有相对应的规范和要求,这样才能使档案管理工作更加规范和标准.

五、进行文书档案管理工作的注意事项

1、档案收集工作有时会有阻力

文书档案收集是文书档案业务基础工作中的基础,做不好文书档案的收集工作,就没有完整的文书档案,也就不会有健全的文书档案工作.目前还有很多工作人员不愿意将各自有保存价值的文书档案交予档案部门保存,导致很多珍贵材料因为人员调动、部门调整而缺失.

2、文书档案管理模式太过老旧,不能适应社会信息化的发展

当前随着社会信息化的快速发展,办公自动化、电子文件、文档一体化等新生事物相继出现,文书档案的形成方式也发生了很大变化.我们现有的文书档案传统的工作模式和当前技术水平已不适应.因此要运用现代化管理手段使文书档案规范化、标准化任重要道远.

总之,文书档案是单位的独有经验累积,也是社会的重要历史资源.因此档案管理部门应该更加努力地加强文书档案管理工作的实施和改进.实现文书档案管理规范化、标准化,最终目标就是通过规范文书档案管理过程,梳理档案管理业务,改善档案资源结构,提高档案管理的效率和质量,为本单位领导决策、行政管理等提供一流的服务.

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