如何做好办公室行政管理工作

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摘 要：办公室行政管理工作是企业一项极为重要的工作.在办公室的行政管理过程中,将现代化的管理模式及管理理念充分融入其中,建立完善的企业行政管理模式,提升从业人员的职业素质,将会大力提升企业的整体工作效率.

关 键 词：行政管理办公室探讨

1办公室行政管理工作的主要特质

行政管理工作对于一个企业而言,显得十分重要.行政管理的日常工作非常繁琐和复杂,它不但要求各个部门以及各个人员之间要相互协调和配合才能完成,而且还需竭力将其转变为科学化、系统化的行政管理模式,看似简单、琐碎、繁杂的行政管理工作,近则影响着企业正常工作的开展,远则影响着企业未来的发展.尤其是对于办公室的行政管理工作而言,它具有自身的诸多特点,它能为企业的发展奠定一个良好的基础.换句话说,企业中,办公室行政管理工作好比一座桥梁,它是连接高层管理人员与基层的一个中枢机构,在二者之间传递着相关信息,是一个重要纽带.在企业内部,无论职位大小,级别高低,任何重要的信息以及消息都需要通过办公室的行政管理来进行传达.在对外交流以及后勤工作方面,行政管理也起着至关重要的作用.总而言之,企业的行政管理部门是一个包含了参谋、服务、运转以及指挥于一体的重要部门.由于行政管理的特殊性,要求行政管理人员都具备较高的职业素养以及业务知识,行政管理人员除了要具备较强的敏锐性以及洞察力之外,还应具备丰富的管理才能及一定的工作经验.因为行政管理中,如果稍有不慎,或出了半点差错,都会直接影响到企业的形象和未来的发展.因此,办公室的行政管理工作主要具备以下特性：

1.1服务性如上所述,办公室的行政管理工作是一座桥梁,它是连接企业高层与基层的一个中枢机构,因此它具备最基本的特征,那就是具有服务性.对于办公室的行政管理人员而言,他们每天除了要完成各种各样繁杂的工作以外,还要和企业中各阶层、人员进行相互沟通协调.从另一层含义上讲,办公室的行政管理人员实际上就是为其他部门或者成员所服务的人员.所以,从这些地方我们也不难看出,行政管理部门实质上就是一个服务部门,主要体现在以下几方面：

1.1.1为领导服务.办公室行政管理的主要工作,无非就是做领导的助手,帮助领导完成一系列辅助性工作,使领导的工作得以顺利开展.因此,办公室的行政管理人员在日常的工作中,必须要着眼于实际,理解领导的意图和目的,不断提升自我素质.

1.1.2为各部门服务.除了做领导的参谋以外,办公室的行政管理部门还应该和各个部门之间保持密切联系,与之相互沟通、相互协调,完成份内的一切事务.办公室的行政管理工作在部门和部门之间的协调性上起着至关重要的作用,企业的总体发展完全依赖于行政管理高效运转的工作机制.

1.1.3为员工服务.除上述之外,办公室行政管理具有服务性还体现在为企业内部员工服务上.因为办公室的行政管理部门担负着企业的行政管理职能,所以有责任和义务为企业的所有员工创造一个良好的办公环境.出于这样的原因,办公室的行政管理部门更要尽力帮助企业员工,解决好他们在日常工作中的实际困难,激发出每一位员工对工作的热情,从而进一步将办公室的服务性落到实处.

1.2繁杂性繁杂性是办公室行政管理工作又一明显特征.在日常工作中,企业的大小行政事都要经过行政管理部门.从表面上看,行政管理部门所做的似乎都是一些较为繁杂的小事,但这些繁杂、琐碎小事将会积少成多,如在细节上没处理好,则会直接影响到企业的工作秩序、工作效率和工作质量,久而久之必将影响企业的发展.在整体的办公室行政管理工作当中,一定要注意细节,处理好各种各样繁杂的工作,因为正如前面所说,行政管理工作在各个部门之间起到相互连接、相互沟通的重要作用,在每一个环节上都应该认真仔细,防止失误.

1.3困难性对于办公室的行政管理而言,其任务多、往往时间紧,且领导对一些工作的要求、目标不具体,实施起来困难较大.所以,工作中具有困难性的特点.这一特点主要体现在以下三个方面：

1.3.1职责范围广.企业办公室行政管理工作责任范围广,上至领导的会议日程安排、下至公司必需品的购买以及发放,所有的日常事务几乎都是通过办公室的行政管理部门来完成的.为了不影响整体的工作进度,行政管理部门不论是在为领导服务方面,还是在为基层员工服务方面都要做足全面充分的考虑,不能有丝毫松懈和怠慢,稍有不慎就会直接影响到企业的整体工作.

1.3.2协调沟通多.对于企业内部而言,办公室行政管理人员既要处理好上下级之间的关系,又要协调好与企业同级之间的关系,还要对企业出现的各种行政事务问题进行及时妥善处理；对外,要同兄弟企业以及与企业相关的各个行政部门处理好之间的关系.简而言之,对于企业内部来讲,要处理好上层和下层之间的人际关系,不断增强企业自身的向心力；对外而言,办公室的行政管理部门要树立起一个良好的企业形象,与企业之外的行政部门保持密切联系和沟通.

1.3.3质量要求高.办公室的行政管理工作对外具有窗口性,对内部管理层具有从属性,对内部其它部门具有服务性.这些特性决定了办公室行政工作,随机事件多,可预见性弱,任务刚性强,不论存在多少困难,时间多么紧迫,但各种任务必须保证按时完成,且不出差错、符合要求、对方满意.

2做好办公室行政管理的有效手段

在石化企业中,办公室的行政有效管理需要做到科学化,而能否做到这一点,则要看企业内部高层领导及自身队伍对其是否重视.

2.1不断加强办公室自身建设只有将办公室内部机构进行合理配置,才可以做到科学管理.正如之前所说,在行政管理的中枢机构里,办公室是最为关键的一环,它一方面综合了办事机构的事物,另一方面,它还是企业领导的参谋部,同时具备办事、咨询以及服务等功能,办公室的行政管理任务非常繁重.假设办公室内部机构没有得到科学管理,再加上人员素质低下或者配置不合理,势必直接影响到行政管理工作的有效发挥.所以,为了彻底让办公室的行政工作得到科学化管理,应该合理设置机构,明确工作职责,合理配备人员,健全管理制度,规范工作流程,提高办公自动化水平,打造高效管理部门.

2.2不断加强员工思想作风建设办公室是企业的中枢机构,承担着企业的综合管理职能,这就迫使办公室人员不但要有较宽的知识面,掌握一定的公共关系处理技巧,具备办公自动化技术的应用技能,而且要有一定的政策理论素养和过硬的工作作风.因此,企业办公室必须做好思想作风建设.可从以下几方面着手：

①要不断提高全员的政策理论水平.无论是对上的报告、对下的行文,还是其它日常事务的处理,均属理论或政策性很强的工作,每位从业人员都要不断学习党的理论、上级文件要求和企业的各项管理制度,做到行文不偏离党的路线方针政策和企业的核心价值观,处事符合企业的制度、流程要求.②要不为名利累,甘当“铺路石”.主动为领导、基层和员工服务,克己奉公、乐于奉献.③要深入一线掌实情,实事求是处问题.办公室人员的工作范围不只是限于办公室内,还应该走入实际中,掌握第一手资料,实事求是向领导汇报情况,按政策规定、制度流程、领导指示妥善处理问题.④要热情待人,认真处事,不管是日常事务处理,还是内外来访,均要谦逊礼貌待人,热情认真处事,坚决杜绝“门难进、脸难看、事难办”现象的发生.

3结语

办公室是企业的中枢机构,承担着为企业领导服务、为各部门服务、为员工服务的综合管理职能,其工作职责范围广、协调沟通多、质量要求高、繁杂困难大.为履行好管理职能,企业办公室要不断加强自身建设,加强员工思想作风建设.