如何发挥档案管理的服务效能

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[摘 要]一个单位的档案馆里可以看到一个单位的发展历程,它装载着一个单位的文化底蕴和无数个里程碑.档案馆对于一个单位的重要性也就不言而喻了.本文从档案管理制度化的重要性与档案管理与各个部门之间协作发挥效能出发,认真探讨了如何能够发挥档案管理的服务效能.

[关 键 词]档案管理；制度化；互动化；信息化

档案是人类对于自身的活动和文明成果有意识的进行记录和保存,对于人类的文明发展铺设了一个文化的长廊.档案对于一个单位来说是非常的宝贵的财富,它承载着一个单位的发展历史和光辉的成就,它是能够真实的还原历史,对于一个单位的进步和发展起到了至关重要的作用.因此档案的管理工作对于一个单位来说就不单单只是个保管员的工作,而是对于单位工作提升起到重要作用的工作,那么怎样能够让档案管理工作发挥最大的能量呢?

1.加强档案管理的制度化

制度对于任何单位,任何部门都是必须的.没有规矩不成方圆的这句古话是一个千古不变的道理.

1.1归档制度要健全

首先我们就来说说各类档案的归档问题,档案的前身是文件,档案是由文件引申而来的.但是随着社会的进步和文明的发展,档案变得更加的多种多样,除了书面形式上的文件之外,还包括许多的图片、音频和视频档案等.对于这些表现形式不同的档案就要进行分类的收纳和管理.文件中也会包括人事档案、会议档案、上级领导的文件档案等,对于这些都要做出细致的管理.以便以后需要时能够更快速查找.减轻今后的工作负担,从而更好的为其他部门服务.

1.2整理制度要健全

我们的档案在收集和收纳的过程中,也需要有严格的制度来约束,不能够盲目的进行归档工作.对于一个档案,我们首先要细致的检查其完整性、真实性,要做到去冗取精,保证档案的质量.对于不完整的档案我们要立即和有关部门联系,共同解决和跟进,做到不漏收一个有用的档案.对于有悖于事实的文件等我们也要坚决的进行退回并且与相关部门共同来查出事情的缘由,吸取教训,杜绝此类事情的再次发生.只有严格的把好第一关才能够更好的发挥档案管理的效能.

1.3日常制度要健全

除了整理和归档工作之外,档案管理的日常工作也是非常重要的,也要制定健全的相关制度.档案管理的日常工作主要包括档案的借阅、档案的调出、档案的保密、工作人员的职责等.档案的借阅是指其他部门的借看,档案都是非常珍贵的资料,所以在借阅的过程中一定要有详细的登记,不同等级的机密文件要设定不同等级人员的借阅限制,档案不能够长时间的外借等.档案的调出也要有相关的详细的一个流程,一定要按程序办事,不能随意调出和调入.档案的保密顾名思义就是要做好保密工作,不能随便泄露档案的内容.对于在档案馆工作的馆员也要制定规章制度来约束工作人员的日常工作,按章管理人员,按章管理档案.

2.增强与各个部门加强互动合作

变被动为主动,相较于以往传统的被动的等待,主动的与各个部门积极主动的合作会达到更加好的效果.这样一来,就可以在第一时间拿到第一手的档案资料,可以保证收纳工作的及时和准确,可以有效的防止漏收的现象发生.也可以在相关部门的帮助下更加准确的理解所收纳档案的内容,对于下一步的分类管理工作会有很大的帮助.提前沟通,将各个部门需要的档案信息提前整理准备好,这样就大大节约了各个部门等待的时间.档案馆是一个独立的部门,也是我们一个单位大家庭中的一员,与各个部门互助互利才能更好的发挥其作用.

3.广泛应用信息化的管理技术

在二十一世纪的今天,计算机技术的应用已经涉及到了很多的领域,而且在众多的领域中都发挥出了很大的作用,如今已经成为了人们工作中必不可少的一部分了.我们的档案管理工作也应该与时俱进,积极的引进信息化的技术.信息化的技术可以更加有效的帮助我们进行分类管理工作.对于档案的查询更加的便利了,不用在复杂的繁多的档案中翻找需要的档案,信息技术可以快速的帮助我们找到我们想找的档案,并锁定其位置.对于我们档案馆里没有的信息也可以通过互联网来向其他的档案馆来寻求帮助.计算机也可以把我们现有的资料和人事资源等通过形象的图表来表现出来,使得数据信息看起来更加的直观,可以更加有效的帮助对于单位的现状进行分析,有利于帮助单位制定下一步的工作计划.

结语

档案管理工作是一个看似轻松,实则非常繁复的工作.档案的管理工作是与一个单位的各个部门都相同的一个部门,档案馆可以说是一个单位的核心部门,是一个单位中至关重要的部门.所以我们在日常的工作中一定要坚守自己的职责,加强与各个部门之间的沟通和合作,不断的自我发展,从而更好的发挥档案管理的服务效能.