合作储存与文献剔旧的甄别标准交互机制

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[摘 要 ]从区分低利用率文献与剔旧文献的动因入手,分别从内涵外延、选择标准及处理方式等几个角度对低利用率文献与剔旧文献的异同点进行详细阐述,为正确认识两者之间的关系,以便规范合理地处理低利用率文献提供一定借鉴和参考.并在此基础上构建低利用率文献合作储存与文献剔旧之间的交互机制模型,揭示合作储存与文献剔旧之间的交互关系.

[关 键 词 ]低利用率文献　剔旧文献　合作储存　文献剔旧

[分类号]G253

随着馆龄的增长,图书馆储存空间的扩展往往赶不上文献增长的速度,要解决日益严重的馆藏空间问题,并考虑文献储存的成本效益,图书馆必须重视馆藏控制问题.文献剔旧工作是图书馆进行馆藏控制、优化馆藏结构的重要手段.然而,因种种因素限制,目前国内剔旧工作开展得并不理想,有些馆甚至很多年都未做过这项工作.而近年来“储存图书馆”、“合作储存”等国外先进储存理念的介绍和引进,无疑为国内图书馆解决剔旧难题带来了新的曙光,使得处理低利用率文献的理念和模式都发生了很大改变.那么,同样都是低使用率文献,可以送交储存库的文献和需要剔除的文献究竟有什么区别呢有什么判别标准合作储存与剔旧这两种处理方式存在何种关系这些问题都迫切需要得到解答.本文拟从内涵及外延、选择标准及处理方式等几个方面详细阐述两者之间的异同点,揭示合作储存和文献剔旧之间的交互关系,为解答以上问题提供一定参考.

1　区分低利用率文献与剔旧文献的动因透析

区别低利用率文献和剔旧文献,主要基于以下两个原因：

1.1利用率低这一共性使二者容易混淆

纵观我国图书馆服务理念的发展历程,从古代“重藏轻用”,到近代“藏用并重”,再到现代“注重用户体验和互动交流”,可以看出,“以用户为核心”的人本理念逐步深入人心.为了有足够的空间存放新的文献资源以及拓展新的服务模式如信息共享空间,图书馆需要对那些已经失去使用价值及利用率特别低的文献及时进行剔旧处理,使用率低是剔旧文献的重要特征.然而,使用率低也是“低利用率文献”的典型特征.由此可见,用户使用率较低是两者的共同点,也是人们容易产生混淆的主要原因.

1.2利用价值不同,处理方式也应不同

从用户使用的角度看,剔旧文献在一定程度上已经失去了存在的价值,图书馆没有必要继续保存,需要进行剔除.而对于低利用率文献,则应针对不同的情况予以区别对待,譬如,善本、珍本等珍贵文献使用率也较低,但对这类文献各馆一般都会予以重点保护.对于一般的低利用率文献,需要根据其使用价值及物理属性作进一步判断,对其中具有一定价值又能继续使用的文献可以提交储存库,这样既能节省本馆储存空间和管理成本,又能继续发挥它们的使用价值.

2　二者的理论与实践分野

图1从外延、判别标准及处理方式等角度揭示了低利用率文献和剔旧文献之间的关系：

2.1内涵和外延

低利用率文献,即用户使用率比较低的文献,如图1所示,它有广义和狭义之分,广义上是指所有利用率较低的文献资源,其中包括具有很高收藏价值的珍本、善本等珍贵文献；狭义上主要是指那些具有一定科学、历史或者文学价值,但由于某些原因已经失去用户使用积极性的文献.本文所探讨的是基于合作储存的、狭义上的低利用率文献,就其外延来说,包括下列几种类型：①失去现实意义但具有研究价值的；②对于某图书馆是非专业的；③对于某馆或者某地区用户而言利用价值不大的；④专业性非常强,只适用于少量用户使用的；⑤多余的复本文献等.

剔旧文献是指一定范围内(成员馆范畴)、一定程度上来说没有利用价值或者有一定使用价值但不具备继续流通的物理属性,需要作剔除处理的那些文献.包括：①内容陈旧老化的；②已不适应社会发展需要的；③外形严重破损、不能继续使用的；④复本量远远超出用户需求且没必要合作储存的文献等.总之,从利用价值看,凡是可以递交储存库的文献,必然有一定的利用价值；反之,没有利用价值(或者与储存库相重复)的文献就应该予以剔除.从物理属性看,储存库文献需要具备适合继续保存及使用的物理属性,换句话说,不具备一定物理状态的文献,比如外形严重破损又无法进行修补,即使利用价值再大,也不适宜合作储存,只能作剔除处理.

2.2甄别标准

2.2.1低利用率文献　如图1所示,对于低利用率文献可以从以下几方面进行鉴别：

利用率.用户使用文献的频率是确定低利用率文献的首要标准,1978年的苏联制定一项细则规定,通常4 5年无人利用的文献属于低利用率文献,中心图书馆的分馆读者利用的时间可以降到2―3年.因此,我们可以根据用户使用频率及各馆的客观实际制定一个参照标准,以此作为甄别文献的重要依据.

年代标准.随着出版年代的增长,文献内容价值会逐渐降低,从而导致利用率越来越低.另外,由于外部环境影响,文献的物质形态也会逐渐退化变质.一般可将出版10年以上、用户最近4―5年从未利用过的图书视为低利用率文献,不过同时还应兼顾文献类型标准.

文献类型.“普赖斯指数”是用以量度文献老化的速度和程度的一种常用方法,一般而言,普赖斯指数越大,文献半衰期就越短,老化速度也就越快.据统计,生物化学类文献的普赖斯指数为60％―70％,社科类40％―45％,植物学类20％,语言历史类小于10％.因此,在筛选文献时需要把握文献老化规律,老化速度快的应优先考虑.

服务对象.图书馆一般都会依据本馆服务对象和需求特点进行文献采购,因而形成了各具特色的馆藏.然而,随着服务对象及用户需求特点的变化,有些尚具有一定价值但专业性很强的文献就有可能逐渐失去本馆用户的关注和利用,应当将这类文献提交储存库,以满足其他馆用户的需求.

语言标准.有些文献虽有一定的利用价值,但因为语种关系导致本馆用户使用率降低,也可以将之提交储存库供其他馆用户使用.

复本因素.有的文献因为复本较多,导致整体利用率下降.图书馆可以根据用户实际需要,将“冗余”文献作为低利用率文献提交储存库,发挥出更大的使用价值.

2.2.2剔旧文献　对于剔旧文献可以依据下列标准进行判别：

使用价值.对用户是否具有利用价值是判断剔旧文献的重要标准,也是区别于低利用率文献的重要因素.对于那些内容老化、观点陈旧甚至带有政治偏向性的文献,应及时剔除.

物理属性.物理属性会对文献使用率产生一定影响甚至决定其能否继续使用.比如有些文献,利用价值并不低,甚至可能很受用户青睐,但因蛀虫侵蚀、人为破坏等各种因素导致破损情况严重,缺篇少段,又无法进行修补,这样就不能继续提供用户使用,只能剔除,但需要补充新版本.

复本量.除了使用价值和物理属性因素外,复本数也是一项重要的参照标准.譬如,有的文献虽有 一定价值,物理属性也良好,但复本量过多,文献供应远大于用户需求,并超出用户的最大阅读能力,那么过剩的复本就会成为低利用率文献,如果这些复本与储存库文献相重复,就可以剔除.

2.3处理方式

2.3.1低利用率文献一合作储存

由于低利用率文献花费与高利用率文献同样的成本(空间、人力及管理),却不能产出与所投入相应的社会和经济效益,如果不对之进行处理不仅需要花费一定的管理成本(人力和空间),而且也不利于馆藏结构的合理优化.但如果直接剔除,将来用户一旦需要使用,就无法予以满足；另外,从图书馆财产保护的角度来说,盲目剔除文献也是一种不理智的做法.而提交储存库进行合作储存无疑是处理低利用率文献最恰当的方式之一,为摆脱这种“进退两难”的困境指明了方向.文献储存库是在安全环境中永久性保存低利用率文献的重要场所,具有填补残缺、调剂余缺、消除重复文献、保持文献收藏完整性和全面性的功能.合作储存既有利于文献的继续保存,以应不时之需,又能为文献更新释放出足够的储存空间,同时还能减少这部分文献的管理成本,可谓一举多得.

印度著名图书馆学家阮冈纳赞曾说过,“书是为了用的”.图书馆保存文献最终是为了满足用户需求,因而将文献提交储存库后如何保障后续服务是图书馆最为关注的问题之一,也是其是否愿意参加合作的关键所在.合作储存通过以下几种途径为成员馆实现后续的用户服务提供重要保障：

政策保障.合作储存库基于成员馆之间签订的合作协议,承担永久性保存成员馆送交文献的责任.储存库如果没有接受和保存某类文献,任何成员馆都不能擅自做出剔除、调拨或者注销该类文献的处置决定.例如,加拿大圭尔夫大学与特卢大学、罗瑞尔大学等签订了保存自留本的协议,保证在未接到文献被储存库保存的信息前不剔除现有馆藏中的任何文献；另一方面,合作储存库需要依据相关协议,通过各种手段满足所有成员馆用户的不时之需.在成员馆范畴内,合作协议具有较强的政策约束力.

权益保障.储存库通过建立文献权益保障机制,确立“提交者即文献所有者,储存库承担管理职责,成员馆资源共享”原则,以便进一步明确文献提交者、储存库及成员馆三者之间的权利义务关系,切实保障每一个成员馆文献送交后的权益以及文献送交方与储存库之间稳定的文献提供与保存授权关系.这样可以消除成员馆的“文献权属”之忧,避免因文献归属问题而可能产生的各种纠纷,激发了文献送交者的积极性,从而促进合作储存的持续、稳步发展.

服务保障.储存库承诺基于所保存的全部文献,通过借阅、复印或者文献传递等方式为成员馆用户提供服务.从满足用户需求的能力看,在资源共享的条件下,合作储存进一步丰富了各成员馆的“虚拟”馆藏,大大提高了各成员馆的文献保障率,用户服务能力也得到进一步提升.可以说,成员馆送交文献后自身的文献服务能力不仅没有削弱,反而大大增强了.另外,从服务条件和设施看,储存库可以依托其先进的服务设备及良好的服务体系为成员馆用户提供系统周到的文献服务,并承诺在24小时内满足用户的文献需求,从而能够避免因提交文献图书馆服务出现滞后而引起的用户不满.特别是近年来,自动存储和检索系统、小型图书扫描和复印设备等突破性技术和服务设施的出现,为储存库以数字化方式传递文献和网上存取文献奠定了物质基础.尤其被称为图书的“ATM”机的Espresso复印机的广泛使用,使得储存库既能够对不受版权限制的大量图书通过扫描实现数字化,又能以按需印刷的电子传递方式提供用户使用,进一步提高了储存库文献服务的水平.总之,文献保障率的提高及用户服务系统的科学化、人性化使得成员馆实现后续服务得到了有效保障,为成员馆参与合作储存敲开了胜利之门.

目录保障.网络环境下,用户已经习惯通过OPAC查询所需资源,针对这一特点,储存库根据一定的标准对所提交文献的书目数据进行统一整合,建立完备的联合目录体系,开发“一站式”信息资源检索平台,并向所有成员馆用户开放.这样不仅方便用户存取储存库文献,为成员馆筛选预提交的文献提供重要参考,而且也能规避储存库中出现重复及冗余文献.此外,储存库将文献目录与互联网融合起来,建立低利用率文献的联机书目信息报道系统,这样更加方便用户通过搜索引擎、网站链接等多种途径检索和使用存储库文献.

综上所述,合作储存既能更好地保存文献遗产,满足用户随时之需,又可以通过文献聚集功能提高成员馆的文献保障率及用户服务能力,消除向储存库提交文献给图书馆带来的后顾之忧,从而为成员馆积极参与合作储存提供动力支持.

2.3.2剔旧文献一剔除　根据前文所述,对于剔旧文献,最好的处理方法就是剔除,但剔除绝不是简单的销毁,而应根据不同情况区别对待：①对于完全不能使用的文献可卖给废品收购站当作纸浆原料处理；②有些文献尽管对本馆及成员馆用户没有利用价值,但对于偏远地区或者农村用户来说仍具有一定价值,这类文献就可以赠送给他们使用；③对于那些因为外形严重破损而不能继续使用的文献,可以当作废纸处理,但要及时进行版本更新,弥补馆藏之缺；④复本量过多、与储存库相重复的文献可以和其他馆进行交换,或者赠送给贫困地区.

总之,剔除文献要么缺失一定的物理性质,留之无用；或者目前利用价值不大,而其潜在的使用价值正是通过合作储存予以实现的.因此,在合作储存的前提下图书馆大胆地开展剔旧工作,能将对用户需求产生的影响降至最低,是正确而又理智的.

3　文献剔旧与合作储存的交互机制

前文从三个方面阐述了低利用率文献和剔旧文献的理论与实践分野,为合作储存和剔旧处理提供了参照依据,图2构建了合作储存与剔旧的交互机制模型,揭示了两者的交互关系：

3.1合作储存和剔旧是处理低利用率文献的两个互补性举措

“合理的拥有+有效的共享等于馆藏”是网络环境下图书馆藏书建设的一种全新的理念.如何在“拥有”与“共享”之间找到平衡点是建构图书馆馆藏体系的关键,实现平衡的本质就是要解决本馆需要拥有什么样的文献馆藏,哪些文献需要长期拥有,哪些需要及时剔除,哪些可以送交储存库长期保存,需要时可以通过共享方式获得.因此,对于本馆不需要也没有条件继续保存的文献,或者直接剔除,要么送交储存库.由此可见,剔旧与合作储存在处理低利用率文献、优化馆藏资源方面具有很强的互补性.合作储存有以下几大益处：①合作存储是解决文献闲置造成浪费问题的重要途径；②是满足用户随机性文献需求的可靠保障；③建立文献储存系统是提高图书馆文献服务效益与质量的基础；④可以为拓展新的服务功能如构建信息共享服务区释放物理空间.而剔旧在优化馆藏结构、解决储存空间日益紧张的难题及节约管理成本等诸多方面与合作储存有着异曲同工之妙.

3.2合作储存为剔旧工作提供动力和保障 目前,图书馆存储空间日益紧张,既与新书采购量剧增有关,也与剔旧工作开展不顺畅存在很大关系.据国外问卷调查显示,经常做剔旧工作的图书馆只有24.3％,而19.7％的图书馆从未做过剔旧工作.而国内剔旧工作更加不容乐观,存在诸多障碍,主要包括：①传统思想因素.虽然目前图书馆重藏轻用的意识发生了很大变化,但是文献保存的观念依然根深蒂固,不敢轻易剔旧.②评估压力.馆藏规模被认为是图书馆的核心竞争力之一,同时也是评估工作的一项重要指标.因此,对馆藏数量减少会削弱竞争力及藏书数量不达标评估

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3.3剔旧促进储存库文献的动态优化发展

如图2所示,储存库文献不是“一劳永逸”的,和一般类型的图书馆一样,也应根据实际需要开展剔旧工作.储存图书馆需要制定可持续的发展计划,严格执行储存文献不重复的政策,对于各成员馆提交的文献,必须严格查重,凡是重复的文献一律拒收或者作剔除处理.另外,储存库一般都以保存文献为主,利用为辅,因而具备更加适合文献保存的各种物理条件(如温度、湿度控制等),而且通常不直接为其他用户提供服务,只为成员馆用户提供文献服务(如提供电子文献或者文献传递),减少了用户使用对文献的磨损,延长了文献使用寿命.尽管如此,储存库的文献也都有一定的生命周期,不是无止境的,储存库文献经过长时间的自然损耗再加上后提交文献的更新等多种因素的影响,也会逐渐丧失利用和保存价值,因而仍然需要进行结构优化调整,必要时需要开展剔旧工作,以保证储存库文献的质量及时效性.所以说,剔旧工作能促进合作储存库文献资源的动态优化发展.