图书馆图书编目业务外包须慎重

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〔摘 要 〕文章在分析编目业务外包现状的基础上,提出图书编目业务外包的基本原则,指出编目业务外包具有选择性,进一步论证分类标引、主题标引等核心业务不宜外包,并提出非技术工作由临时工承担以节约成本提高效率的思想,为图书馆根据自身实际情况决定编目业务外包的范围和深度提供参考.

〔关 键 词 〕图书馆图书采访图书编目业务外包核心业务

〔分类号〕G254.3

Library Should Be Cautious about the Cataloguing Outsourcing

Niu Zhenheng

Anhui Science and Technology University Library, Fengyang233100

〔Abstract〕On the current situation of cataloguing outsourcing, the paper puts forward the basic principles of outsourcing, and points out the selectivity of it. Then, it gives the further discussing that some core businesses, such as classification and subject cataloguing, should not be included in the scope of outsourcing and proposes that library should employ a lot of part-time workers to plete those unimportant work, so as to se money and improve the efficiency. The paper also gives some advices to libraries about how to arrange cataloguing outsourcing according to the situation of library itself.

〔Keywords〕librarybook acquisitioncataloguingoutsourcingcore businesses

编目业务外包已经在许多图书馆不同程度地实施,近年具有跃进的势头.图书馆的信息资源采集、组织与服务是一个有机整体.馆藏信息资源组织是信息采集与服务的重要桥梁,在一定程度上决定着信息保障能力.近年来,专业杂志发表了不少关于编目业务外包的文章,褒贬不一.笔者关注图书编目业务外包已久,经历和了解了各种外包,深感这个话题的沉重!在此以拙作抛砖引玉.

1国内图书馆编目业务外包的现状

1.1编目业务外包的合作对象一般是书商

到目前为止,在国内,笔者所知道的图书馆编目业务外包仅限于与图书馆合作的书商,而不是社会上独立的专门为图书馆做编目业务的服务机构.由于图书馆采购已经是买方市场,书商迫于竞争压力不得不表示愿意承担图书馆的编目业务.国外的编目业务外包也大抵如此.

1.2编目业务外包的范围和程度不一

绝大部分图书馆是采取部分编目业务外包的,即将部分非核心采编业务外包给书商来做.如,编目数据的提供、图书的简单加工等.也有少数图书馆实行编目业务完全外包的.如,某图书馆由书商把采购到的图书加工到上架流通.还有许多图书馆因年采购量不大,只需书商提供采访数据和编目数据,要求书商降低折扣(一般书商能让利2-3个点)以扩大图书采购的经济效益和社会效益.一般而言,图书馆并不是将其编目业务完全外包而将编目人员大量减少或完全转岗,只是把部分编目业务外包作为确定书商的附加服务运作.尚未出现取消编目部而将编目永久性完全外包的图书馆.

2图书编目业务外包的基本原则

更有利于藏书组织的科学有序,更有利于读者的文献检索需要,同时又有相对明显的经济效益,是图书编目业务外包的基本原则.换句话说,相对于图书馆自行组织编目,外包不可降低图书馆的信息组织水平,又不可高于图书馆自行组织编目的经济支出.这里有必要指出,即使图书编目业务外包,也应该是非核心业务的外包.如果图书馆为了贪图省事,视馆藏信息组织和读者利益为儿戏,一味地追求表面的经济效益而无度地进行图书编目业务外包,必将带来无法挽回的后果！

３编目业务外包的选择性

在国外,图书馆采编业务外包也只是“采编的非核心工作外包给书商”[1].同时,编目工作的实践告诉我们,哪些编目业务可以外包,是否需要外包也存在着一定的选择性.

3.1外包书商的选择性

外包书商的选择直接关系到外包的服务范围、深度和质量,不同图书馆的实际情况对外包合作书商的水平和数量都存在着选择性.

3.1.1对外包书商服务水平的选择各图书馆对书商的服务水平要求不尽相同,存在不需加工、部分加工、全加工等各种情况.但如果问:“图书馆应该与什么样的书商合作?”许多人会毫不犹豫地回答:“与服务水平最高的合作!”如果再问:“哪个书商的水平最高?”好象没有一致的答案,因为书商各有所长.目前,有的图书馆已出现书商水平评价主观化:“说你好,不好也好,说你不好,好也不好”,“公关”不到位肯定“不好”.我馆的外包实践比较结果是:规模大的书商服务水平较高.这里需要指出的是,外包书商的水平要看专业服务深度,诸如盖章、贴磁条、贴条码、贴书标等,一般书商都能做到,而且都能做得很好,已经不代表书商的服务实力了.图书分类查重的准确率、编目数据中的分类标引和主题标引等才是衡量书商水平的重要标准.因此,图书馆在选择书商外包水平时,应该拿出具体的可操作的评价方案.如果是招标,应在开标之前,将投标各书商提供的为各自用户服务的信息对照本馆的各项具体要求进行真实性和服务质量深度的核实,作出服务水平比较判断,而不是在开标时,由评标小组根据书商那些天花乱坠的投标书去判断.

3.1.2编目业务外包与合作书商数量的选择如果要求书商加工到贴书标状态(所谓的全加工),外包服务的最佳选择是一家书商,但是,从采访角度来说,多家合作是上策,这使得许多图书馆陷于两难境地.现代图书馆技术似乎解决了这个难题――大多图书馆系统都具有通过Inte让用户远程访问与操作的功能,但由于图书馆系统的安全问题,允许书商对数据库远程自由存取的图书馆实属罕见.相比之下,如果外包到确定书次号以前,就不影响对书商合作数量的选择,而且又满足了采访工作多家合作的实际要求.因此,编目业务外包,如加工到上架,最好与一家书商合作,如外包到确定书次号以前,可与多家书商合作.

3.2编目核心业务不宜完全外包

“过去人们在图书馆要找到、找全信息资料,今天他们需要找精、找好信息资料,需要高质量的信息搜寻和深层次的信息加工”[2].因此,我们要充分考虑哪些编目业务不宜外包.

3.2.1分类标引不宜完全外包分类标引是馆藏图书信息组织过程中十分专业且重要的一个环节,并非随便哪个仅懂分类法的人就能做好.我们知道,不同的图书馆对图书分类法的使用本确定有所不同,分类细则也有所不同,甚至图书馆服务的性质不同而差别很大.但书商那里是分类-编目一体化的,即,类分图书、主题词的确定和编目是一个个人员独立完成的,同时,大书商往往与多家图书馆合作,一条数据多家图书馆使用,因此,编目员不可能完全了解各个图书馆的分类差别进行个别化服务,各图书馆的具体分类要求不可能真正得到兑现.更为严重的是,一些书商的编目人员不具有图书馆专业水准,只是简单培训一下(图书的什么信息放在什么字段),立刻投入满负荷的企业劳动中,理论联系实际等都是不可能的,分类质量几乎失控.笔者所知的几家书商编目人员连分类法都没有,只是按图书CIP数据照录.而CIP数据中的分类号是不能一律照搬的.笔者曾对CIP数据的分类进行过研究,发现其自然学科分类准确性较高,而社会学科和人文学科的图书相当一部分不准确.编目实践发现,无论哪个书商提供编目数据中的分类号,相当一部分需要根据本馆的细则进行适当调整,不可照录.尤其交替类目和使用类目之间的关系不是完全按照《中国图书馆分类法》(第四版)的规定而一成不变,而是根据各图书馆的实际需要调整.不可否认,一些书商向国家图书馆数据中心和“CALIS”购买编目数据,但由于价格不菲,不少企业尽量自己编.某书商为某大学图书馆一次提供数据3.6万条中有1万多条是买不到而自编的数据[3].因此,分类业务应该在书商提供基本编目数据的基础上由图书馆资深人士根据本馆细则最终完成.

3.2.2主题标引不宜完全外包由于开架借阅,读者对图书馆的服务人员的依赖减弱,而许多图书馆对读者的图书分类知识教育是不充分的(实践起来很困难),导致许多读者对分类的内涵和信息的组织原理不十分清楚,于是他们就希望通过图书馆系统的公共查询系统进行主题检索,然后记下索书号到书库中取书.尤其对于那些图书信息需求的内容明确,而对于需求内容的题名和作者等关键信息不明确的读者,主题检索越来越成为他们利用图书馆的重要方式.当然,主题标引的作用远远不止这些.书商对其编目人员往往实行“按件计资”,编目人员为了得到相对高的收入,快马加鞭地工作,自然难以保证对图书的主题提炼适当.许多书商的编目员对图书题名逻辑拆分作为主题词,显然不妥.题名是“文献上出现的直接表达或象征、隐喻该文献内容的主题及其特征,并使之个别化的名称”[4].如《钢铁是怎样炼成的》,仅凭题名,怎么逻辑拆分得到的主题词都不对.

3.2.3书次号的确定不宜外包由上文可知,分类工作不可完全外包给书商,那么,分类之后的书次号确定自然也不应该外包给书商.因此,如果图书馆与多家书商外包合作,同书异号、异书同号将在所难免,甚至不堪设想.而图书馆图书采访的实际要求往往就是要避免与独家书商合作!即使独家合作,图书馆零采的即时编目及流通中书目数据修改等也将与之发生冲突.

3.2.4编目数据自己购买更合算如果从经济效益考虑,图书馆可以接受一些书商的免加工让利.比如,“不要编目数据,书商还可以多返回两个百分点”[5],为保证编目速度和质量,图书馆可以从国家图书馆数据中心(0.3元/条)或“CALIS”(成员馆只要0.1元/条)购买编目数据.而时下书价平均约30元/册,假如平均复本量是3,书商让2个点就是0.6元/册,即1.8元/条,图书馆就可以获得1.5元/条的经济效益,如果上文的3.6万条数据这样操作,经济效益就很可观.而且国家图书馆数据中心和“CALIS”的编目数据规范,分类标引水平自然很高,图书馆工作人员只需根据本馆分类细则和实际情况稍作调整即可.可以说,书商让利,图书馆自行购买编目数据在社会效益和经济效益方面都很合算.

3.2.5订购图书的馆藏章加盖不宜外包[6]订购图书是采访工作的事情,盖书刊章是图书加工方面的事情,但两者却因业务外包而关系密切.盖书刊章不是核心业务,但它的外包关系到误订图书的退货问题.订单实际就是合同,书商所配的图书如果满足订单信息,就是合法交易,图书馆无权退回.一般,书商对图书馆误订或复本不当的图书是愿意接受调剂或退货的,但对于盖了章的图书则断然拒绝.目前,由于一些原因,订单往往具有不确定性,订购到馆的图书因误差较大而需要退回是常有的事.例如,某馆曾通过书目信息订购5册某版本的《中国新合同法全书》,当时在书目单上的标价为25元,但图书到馆后发现实际单价竟是480.00元[7]!因为没有盖章加工而顺利退回.仅2005年,我馆就退回不必要采购达5万余元.如果那些书因书商盖章且信息符合订单而无法退回,损失显而易见.笔者对本馆勤工俭学学生的加工实践性统计显示,图书馆盖章的代价是很小的.每册书盖2枚图章(书名页和目录页),平均工作效率是:122册/小时/人,按照我院勤工俭学5元/小时计酬,平均每册图书的盖章代价是0.04元,按每年10万册计算,4 000元开支.实际上,每册图书只需盖1处图章[8],这样,代价是2 000元左右.更重要的是,不少书商愿意在价格上优惠而让图书馆自行盖章,以方便退书或调换.即使公共馆,如按5元/小时计酬,也能很容易从社会上聘请到胜任的临时工.图书馆自己盖章的核心意义在于误订图书的合理退货,有效提高馆藏质量.

3.3非核心编目业务是否需要外包也具有选择性

对于诸如贴条码、贴磁条、图书馆确认后的图书盖章等非核心业务,也应根据实际情况而定.例如,某高校馆只要求书商提供标准的编目数据,书商再让2个点的折扣.而该馆按照5元/小时的薪酬使用勤工俭学学生完成盖章、贴磁条、贴条码等加工环节才用了0.5个点.这不仅为经济困难的学生提供了勤工俭学的机会,还为学校赢得了1.5个点的经济效益.也许有的同志会说:“这样做是自找麻烦！”试想,如果是他自己家办的图书馆,就一定会说“这样做是互惠互利”.当然,如图书馆评估时间紧或客观条件不允许,则另当别论.

4正确认识书商的“免费服务”

一听“免费服务”,有些人就感到天上掉了馅饼.实际上,商场上的“免费服务”往往是“羊毛出在羊身上”,图书馆市场也不例外.且不说书商免费服务的社会效益可能存在问题,单就经济效益而言,也并不一定真正令人激动.书商所承诺的价格中完全包含了图书馆所提出的“外包业务”费用.事实上,书商总是先了解图书馆提出什么具体的“免费服务”来确定自己的报价.因此,说业务外包一定省钱是值得商榷的.

5如何应对编目效率与人力成本的节约

许多主张尽可能将编目业务外包的同志往往把重点落在了经济效益和编目效率上,而笔者趋于外包转内包的思想,自然会引起一些效益与效率的质疑,因此,有必要讨论编目效率的提高与人力成本的节约问题.

5.1编目人力成本的节约

我们在谈编目人力成本时,不应该把编目部的同志都当成正式在编人员,不应该把套录数据与原始编目混为一谈衡量编目效率.笔者了解多个高校馆,编目员的月平均工资在2 000元左右(公共图书馆在1 000元左右),在优质套录数据保证的情况下,一位专职编目员每天能完成60-80种编目.依每月21个工作日计,每人月完成编目1 260-1 680种.如果复本量平均为3,则编目3 780-5 040册,成本约为0.4-0.53元/册,按平均书价30元/册计,约占图书码洋的1.3%-1.8%.如果复本量平均为5,则编目6 300-8 400册,编目成本约为0.24-0.32元/册,约占图书码洋的0.8%-1.1%.盖章等非技术环节不需要专业人员,勤工俭学学生或临时工经过简单培训,完全可以胜任

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5.2编目效率

某大学图书馆“采编部有近40人,他们素质好,采编业务娴熟,且工作认真负责,是一支特别能吃苦和攻关的队伍”[10].这样一支队伍在完成年5万册采编任务和半年内10万册的编目任务却“是一个巨大的挑战”[10],令人费解.按权威人士数据“资深编目员平均每天可完成40种中文图书的原编工作”[11],加上套录对工作的节约,按21个工作日/月,年工作9个月计算,该馆的编目任务只需要5-6人.就是说,那个“巨大挑战”5-6位编目员不加班就可以轻松完成,如果要求半年完成,10-15位编目员足够.非编目工作使用勤工俭学即可.本馆2006年上半年由4位专职编目员,配备适当勤工俭学学生,没有加班,共完成15 935种64 889册的图书编目与加工,学生勤工俭学总费用是9 255元.我们的结论:由书商及时提供数据或及时购买数据的情况下,5位专职编目员配备适当的勤工俭学,正常工作日出成品不少于1 500册(平均复本量为4).关键是非技术岗位不要用正式工作人员,既可有效降低运行成本,又可有效提高工作效率.况且,“教育部三令五申要求各高校尽可能给贫困学生提供勤工俭学岗位,图书馆部分业务可以首选勤工俭学学生来做”[5],即使是公共图书馆,也应该考虑经济效益和质量控制.

6结束语

目前,编目业务完全外包的只是极少数编目力量十分薄弱的小馆,部分编目业务外包(非核心编目业务不完全外包)的图书馆不少.那么,在图书馆编目业务外包范围和深度的选择上,我们须在保证其社会效益的基础上,权衡经济效益来进行合理取舍.在大谈业务外包种种“好处”的时候,我们是否考虑了因贪图“省事”而不当的编目业务外包将导致图书馆信息资源组织质量下降,使图书藏书组织趋向无序化,甚至在很大程度上将会导致图书馆信息资源保障能力的下降!如果随着舆论的炒作而不使得当编目业务外包蔓延,我国图书馆事业的发展也将受到一定的影响.