图书编目工作其如何提高编目效率

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【摘 要】本文就图书编目工作的基本流程及如何提高编目效率,以加快新书的上架,最大限度的满足读者的需求作了阐述.

【关 键 词 】图书编目；工作效率；对策

编目工作是图书馆最重要的业务工作之一,它是文献资源进入图书馆流通的第一道关口,是图书馆开展其他业务工作的前提.它的工序复杂、技术性强、工作量大、同时又是多工种、多人协作的综合性工作,且编目流程有自己的特点和规律.而编目工作是否能做得好很大程度上影响图书馆新书上架流通的周期.编目工作效率的高低将影响整个图书馆文献资源的流通.笔者认为：图书馆要想提高编目工作效率只有合理安排工作流程来优化和协调各工作步骤、通过适当管理手段调动人员积极性,以及采用先进的技术手段和利用现有的外部资源等几个方面的手段来达到目的.

一、编目流程的安排

图书编目的流程从宏观的角度来分基本上由验收、加工、分编、著录、排片等几项内容组成,而在具体操作工序上每项内容又包含许多知识处理、事物处理和物理处理的操作过程.编目工作是一个综合性的工作,它由许多分系统构成,图书进入编目状态后就必须经过以上流程的各个环节,但又不一定要按照固定顺序进行,而是要按照各馆所采用的图书馆系统软件的特点和编目工作人数的多少以及工作人员的素质来进行安排流程,总的来讲在我们日常编目工作中经常采用流程方式有：

(一)图书单独加工方式

就是将采购到馆的书从验收到提交馆藏进行连续加工,在所有节点由1-2个人单独完成.这种方法对一些小馆来说可能最合适,因进书量不大,可能在几个小时内就能完成整个流程,但是如果书多就会造成整体效率低.

(二)图书分批处理方式

整批图书为一个作业单位就像工厂车间一样流水作业,这种方法分工精细、专业化强、效率高、也便于检查,但是如果单批书的数量越大,循环的用的时间就越多,那么出书的周期就会增长.

(三)几批图书同时进入流程加工

就是把到馆图书同时投入几条流水线同时作业,这样可以保持分批加工的长处,加速图书运转,减小无效作业时间.这种方式一般来讲只适用于大馆,工作人员比较多的情况,并且要工作人员有较高的水平,每个都能独立完成整个循环.

以上3种运行方式,每种方式都有他的优缺点,至于采用哪种方式来进行就必须根据本馆的特点还要结合工作人员的素质以及系统软件的特点,从系统分析的角度来考虑,应坚持最优化、时间性和协调性的原则,来制定合符本馆特点的工作流程.

二、影响编目工作效率的因素

(一)物质因素

物质条件是开展一切实际工作的基础.目前,编目工作的绝大多数环节都是依靠计算机及其网络等电子设备来完成的,因此这些设备的功能、运行速度、稳定性等都将直接影响到编目工作效率.质量好、速度快、功能强、系统稳定,出现故障能及时修复,则编目效率高；反之,就会使工作经常出现停顿,增加重复劳动,甚至丢失正在作业的数据,前功尽弃.此外,所需工具书的齐备程度,工作材料能否及时获得补充,工作环境的优劣,空间位置的适宜程度等对工作效率也有一定的影响.

(二)人员因素

编目工作是由编目员来承担的,编目员的综合素质直接影响编目工作的效率.编目工作具有较高的专业性、技术性和综合性,需要编目工作人员有较扎实的专业知识,较强的计算机应用能力和宽广的知识面.而且编目工作是一项认真细致的工作,需要编目工作人员具有高度的责任感.总之,高效率的编目工作需要高素质的编目人员.

(三)管理因素

从比较中发现,管理严格、科学的单位,工作质量好、效率高.如一些专业的书目数据制作公司,每天要完成大量的数据制作任务,其工作效率比一般的图书馆编目部门高得多,主要原因是他们实行的是公司化运作的企业管理方式,有一整套严格、规范的生产流程,并且在分配制度上真正把利益与效率挂钩.有的图书馆编目部门原来工作效率不高,经过人事制度改革,引入竞争机制,规范工作流程后,工作效率就大大提高.可见,管理是使物质条件和人才“增值”的有效手段.

三、提高编目工作效率的对策

(一)系统管理软件的优化设置

在编目工作的整个环节中虽然工序很多,但是我们从另一个角度来看编目工作只分为两部分即计算机处理部分和手工处理部分.而在自动化管理如此发达的今天,编目工作的计算机处理部分又是占主要地位也是自动化管理实施的基础部分,因它涉及到分类、查重、标引、著录、审校、馆藏分配、输出书标等绝大部分工序,所以我们要提高编目工作效率另一个有效的手段就是要从系统软件着手,根据本馆所采用的管理软件的不同和本馆的编目特点进行适当的设置,总的目标就是要能够让计算机自动完成的就由计算机来完成.就拿MARC著录来说,一种书的MARC著录过程中包括10多个字段著录,而每个的子段又包含多个子字段,但是在著录过程中有许多批次相同的书,他们的某些字段、子字段的是相同的,如ISBN号等,同时有些字段、子字段有些固定的字眼出现（如：页、CM、著、编）,我们就应该对这些看似细小的部分进行适当的设置由计算机自动产生.同时对于某些字段可以根据已输入的另外一些字段能自动追加或产生的部分（如出版社、拼音）那么我们就应指定专人进行定期对这些关联的库进行维护和规范,如发现有新的ISBN号应及时加入ISBN库、如在拼音库中剔出不常用的读音等工作都能提高工作效率.另外一个重要的设置就是打印的设置,绝大多数馆的书标是由同一工作人员的同一台打印机完成,而他们所采用的打印介质的尺寸不同或方式不同（如连续纸、单页纸）,所以参数也就不相同,那么你就有必要进行适当的设置来完成几种不同要求的打印.总之在计算机处理这部分应从一些细小的工作做起使之各部分的参数完全符合本馆需要,从而优化系统提高编目工作效率.

（二）充分利用一切外部数据源 随着信息时代的到来,在现代高新技术的推动下,图书馆的基础业务编目工作,在形式、内容、设备等方面已实现了从传统的、手工的、封闭独立操作向集中化、网络化、社会化的方向发展.如果图书馆不去借外力,不去享用已有的社会劳动成果,而是一味的闭关自守,各自为政、重复劳动,已难满足社会的发展,科技进步的需要.所以,我们今天讨论提高编目工作效率,就少不了利用外部数据的手段,利用外部数据源不仅能降低编目难度,提高工作效率,也促进编目工作标准化和编目资源共享,为图书馆最终向整体化建设目标迈进做出贡献.利用外部数据源有如下几种方式：

1.数据的套录

数据套录是利用馆外书目记录作必要的编辑加工再转为本馆书目记录的过程.在计算机自动化管理的条件下,套录的方式可以很方便地从馆外书目数据库或网络中获得所需要的书目记录.例如中文编目我们可分期分批的购买实力较强、注重书目质量的商业书目数据或馆藏结构相似的大型馆的书目数据源.但我们在套录过程也要注意一些实际问题,如修订版本的不同、不同出版者出版的版本以及重印版和摹真复印版,如碰到这种情况的套录我们就有必要在著录、主要款目、主题标目等方面下功夫进行适当修改,使之真正成本馆需要数据,从而在利用此方法提高工作效率的同时保证数据的质量.

2.利用随书配送的卡片、盘片

我国早在1985年便由中国人大图书馆、北京图书馆联合编制了《中文图书提要铅印卡片著录条例》,并向全国文献机构发行统编卡,许多大中型图书馆均订购了这种铅印统编卡,之后还有一些图书馆服务公司介入提供这种服务,并且,随着计算机编目的普及和《中国机读目录通讯格式》的出台和使用,又出现了随书配盘片的形式.所以我们工作人员就可以充分利用这种公司或机构提供的服务,只需要根据ISBN号将所订的数据调出,对某些字段略作增删、修改即可生成本馆的编目记录,从而提高编目工作效率并保证工作质量.但是我们在采用这种方式著录时也要注意,有时这些盘片的内容也会出现差错,编目人员应注意加强对所给分类号、主题词的核对,发现错误及时更正.另外,由于各馆对书次号采用不同的表,因此还要添加本馆的书次号,才能成为本馆的数据.

3.利用在版编目（CIP）数据

CIP是根据一定的标准,为出版过程中的图书编制书目数据.由于文献上已提供了分类、主题标引等大部分编目数据,那么我就可以合理的利用它,现在全国大约有半数的出版社提供CIP数据,但是我们在采用他的数据时应注意只能把他当作机读目录著录的参考,主要原因是由于早期CIP提供的数据主要是针对没有采用计算机管理的手工编目,同时数据不够详尽,数据质量也不太稳定.但我们相信随着在版编目实施范围的扩大,在版编目质量的改善,其利用价值将会不断提高.

(三)运用激励方式调动人的积极性

调动人的积极性和创造性,提高工作效率,是人事管理的根本目的.要达到这个目的,必须使每个个体有强烈的工作动力,这种动力来之于激励.激励的方式应以精神激励为主,辅之以物质激励.如我馆每个月都搞一次质量检查,每个季度都进行一次评比,对保质保量完成任务的优秀集体和个人给予奖励,除了大会表彰颁发荣誉证书外,还有奖金.通过满足馆员物质需要和精神需要,调动其工作积极性,使他们心胸开阔,志趣高尚,从而把个人利益同集体利益,个人的事业与前途同图书馆的发展有机地统一起来,以进一步提高工作效率.

随着信息时代知识更新周期的缩短,文献的时效性更加突出,人们希望快速、及时地获得所需文献的要求更加强烈,这就要求编目工作不仅质量要好,而且速度要快.所以,编目人员除掌握本馆的编目系统外,还要学习和研究新的编目软件,在工作中总结经验,使编目效率不断得以提高.

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