计划生育服务所病历档案的保护

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【中图分类号】R19 【文献标识码】A 【文章编号】1672-3873(2012)03-0299-01

【摘 要 】计划生育是基于我国基本国情而制定的一项基本国策,对我国有效地控制人口数目有着不可忽视的积极作用.笔者通过对现今计划生育服务所的病历档案保存方面的调查与探究,分析并叙述了计划生育服务所档案保护的现状与改进措施,笔者分别从保护人员的调配,日常保护措施和突发事件抢救措施三方面进行阐述,结合实际问题,综合分析计划生育病历档案保护的缺漏及对策.

【关 键 词 】计划生育,病历档案,保护

计划生育服务所是国家落实计划生育政策的服务场所,主要负责宣传教育计划生育及婚恋观念,开展计划生育服务工作以及病案归档与保护工作等.病历中详细记载了服务工作的对象,时间,过程,结果等重要信息,为人口统计和调控工作提供了不可或缺的重要资料.所以对于计划生育服务所来说,对病历的归档及长久保护工作就变得尤为重要了.

1 保护人员的调配

档案的管理往往缺少专业人士和专门负责人员.档案存档的前期工作固然重要,但也不能忽视档案后期的保护工作.在这方面,笔者提出应做出适当调配,让合适的人员专门负责档案保护工作.

1.1 专管人员的调配

专管人员是指专门负责计划生育服务所病历档案保护工作,其主要负责的工作内容包括定期检查并向上级汇报档案的保存情况,对相应保存形式作调查性记录,对破损或遗失的档案进行记录和补救等.这些繁琐的工作做起来并不简单,所以专管人员的选配方向可是对计划生育服务所有一定了解及工作经验的人员,也可以就从服务所的工作人员中选配,这样做也可以对工作负担的轻重不等进行调适,以平衡工作量.另外也可以向相关专业的各大高校人群寻求工作人员.高校人群受过良好的素质教育,明白计划生育政策以及档案管理的重要性,对工作认真负责并且有一定的专业知识辅助其工作.


1.2 专业人员的辅助

专业人员是指对档案保护工作有丰富经验或专业技术的人员.专业人员主要负责的工作内容包括帮助并指导档案保管人员进行保护工作,另一方面也需要其对档案的保护工作进行定期的审查和监督,及时发现问题纠正错误.如今,日新月异的新技术不断涌现,为我们档案的保管工作提供了越来越多的方便.这些技术工作者发明设计了更好更长久地保管档案的新技术,而对这些陌生新颖的工作技术和方法的学习就一定要靠这些技术工作者们的帮助和指导了.

2 日常保护措施

2.1 档案载体的保护

随着现代科技的不断发展与进步,病历档案的记载方式已呈现出多种多样的方式,不再是单薄的纸张档案,磁带、磁盘、光盘等档案载体的出现已表明了电子档案已成为现今档案保存的一员大将.纸张是我们惯用的档案承载体,比起现代电子产品作为档案载体的“一损俱损,一失俱失”的缺漏点还是有着不可忽视的作用的.而就纸质档案的保护情况最严重的损失就属纸张发霉变色和虫蚀空洞了,而有些过于陈旧的档案则出现纸张发黄变色、酸化老化的现象.所以寻求档案载体的新技术就成为我们进行档案保护工作的新思路了.安徽大学管理学院的吴向波老师在2006年的一期科技档案中提出了纳米材料对纸质档案的保护影响及作用,他指出纳米材料制作的纸张具有良好的尺寸稳定性、抗化学性,耐热等优势,其优良性能是其他普通植物纤维纸张远远不及的,对各类档案的保护工作都具有极大的促进进用.

2.2 档案字迹的保护

与档案载体同样重要的是档案记录材料,档案的记录材料要具有不褪色,耐湿耐潮,耐光照等性质实为不易.现今档案材料的类别可归纳为无定型碳、无机颜料和有机染料这几种.后两种经过时间的考验,已被证实其在化学成分上的不耐久性.而第一种记录材料―传统的墨汁本身的耐久性很强,但在其制造的过程中必须加入些许胶状物,因此便增加了其虫蚀、霉变的可能性,很多地方档案的保护实践也证实了这方面的缺漏.所以各机构都应积极发展创新记录档案的使用材料,为档案的持久保留探索新的道路.

2.3 档案的存放环境

说起档案的存放环境,最主要的就是档案库的温湿度及安全度.故应注重档案库房的建筑材料的选取,例如美国对档案管理工作就采用了大量的高新技术,外墙的玻璃用的是含滤光镜成分的玻璃,以防止紫外线照射,同时为了保护环境,对玻璃进行了特殊处理, 它甚至可以控制空气中的化学成分.另外应在档案库安装温湿度监控设备或改装为温湿度自动调控库房,档案库中的纸张等档案制成材料是吸收外界的水分还是蒸发内部的水分直接决定于库中的相对湿度.所以工作人员对库房中相对湿度的监测与调控应多加关注.

除此之外,应当注意的小细节还有很多,例如定期检查消防设备,及时更换杀虫剂、档案盒、目录夹等各种保护物品.定期清除灰尘也十分重要.因为灰尘颗粒的形状不规则,表面带有棱角,沉降在各类档案上的灰尘会造成档案材料与灰尘之间的摩擦.这不仅对纸张档案造成损坏,使档案字迹不清,难以辨认.更容易造成对声像档案的损坏,使档案的耐久性与使用价值有所降低.而且灰尘微粒的成分复杂,在吸收了空气中的水分后会形成胶状物,这样的物质与纸张接触后就会吸收来自空气中或纸张中的水分,随即分解出胶状物质,而使纸张与纸张粘结在一起,形成档案“砖”.

2.4 档案使用的注意

计划生育服务所的病历档案在很多情况下都会被出档查看及利用,无疑,频繁的使用会对档案造成一定程度的损害,尤其是陈旧的档案,更要爱惜谨慎地使用.

计划生育所要严格控制病历档案的外部使用,要对外用人员进行详细登记,对其使用方式也要严加控制,例如对档案原件的复印就要严格控制.复印机光源高强度照射会对档案纸张造成严重伤害,纸张在复印40-60次之后就会达到临界状态,达到临界状态的纸张性能就会严重下降.

在档案的使用过程中,应尽量避免在不适宜的温湿度及光照环境下查看或使用.还应远离水火或侵蚀性物品的聚集地,避免对纸张造成不可挽救的损害.对已在使用中发生磨损,破裂,撕毁的纸张应及时进行粘补,重抄等补救措施.对恶意损坏档案者或无意造成档案严重损坏者应给予相应程度的罚款等惩罚措施.

3 突发事件抢救措施

即使平日的保护措施已相当周全,也避免不了意外的发生.灭火、水管爆裂、屋顶渗漏、下水道堵塞或飓风等均可引发水灾.用火不慎,用电不慎等均可引发火灾.对于遭到意外水浸、火烧、腐蚀等损坏的档案应及时进行相应的挽救措施.工作人员应在适当的位置事先准备好抢救设备,当意外发生时,可以熟练地,有条不紊地进行抢救.在平日的工作中,就应当对全体工作人员进行这方面的宣传讲解与指导演练, 每一个为计划生育工作服务的工作者都应有对病历档案严加保管的责任心,对待档案保护工作细心,耐心,使计划生育政策相关工作都可以顺利进行.

结束语

在我国具有中国特色的计划生育事业蓬勃发展,日新月异的今天,如何进一步发展计划生育事业还要着眼于我国人口及婚恋生育现状.计划生育病历档案记载了我国计划生育事业发展的历程.故加强计划生育服务所的病历档案保护及管理就尤为重要了.

参考文献

[1] 刘菊红,对计划生育档案信息化的问题的探讨[J],经济师,2011年第8期

[2] 刘波,刘艳萍,如何做好人口和计划生育档案管理工作[J],黑龙江档案,2010年第2期

[3] 赵艳芳,试论档案载体变化与档案保护[J],广东档案,2009年第1期

[4] 吴向波,中美档案保护机构比较研究[J],科技档案,2008年第1期

[5] 江涛,如何做好档案展览中的保护工作[J],上海档案,2007年第6期

作者单位:514700 广东省梅县计划生育服务站 黄增东

(上接第302页)

最后的绩效工资分配构成为(手术时间+手术等级+夜班+职称)考核得分.通过上述方法,既拉开差距,又体现了公正合理.

2 考核管理

设立考核小组,由护士长、主管护士、护师(士) 组成.将手术室护士分为手术护士(洗手护士、巡回护士)、总务护士、护理管理者,设立不同的考核方法.科内每位成员设立考核本,主要记录考核和缺陷,将缺陷直接换算成相应分值.

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