基于项目影响理的科技文献机构资源共享绩效框架

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[摘 要 ]通过对国内外相关研究的分析,指出目前研究的不足;借鉴工程管理中的项目影响理论,将科技文献机构资源共享的绩效评估指标划分为项目行为、直接结果、间接结果和最终结果三个维度,提出评估过程框架,指出评估过程中最关键的环节在于确定科技文献机构资源共享的“执行失败”和“理论失败”.

[关 键 词 ]科技文献机构 绩效 项目影响理论

[分类号]G359.25

科技文献资源是科技进步和技术创新的重要保障.近些年来,科技文献数量不断增长,一方面使得单个科技文献服务机构(包括企业、非盈利机构等)不能拥有科研所需要的全部科技文献;另一方面,计算机和通信技术的发展使得这些机构没有必要全部购买科技文献.科技文献共建共享成为解决这些问题的重要手段.我国科技部组织全国8个科技情报部门成立了国家科技图书文献中心(NSTL),建立了国家科技文献资源网络服务系统;部分省市建立了相应的科技文献共享平台;另外还组建了一些行业性科技文献共享网络,如全国交通科技文献资源共享网络已经开始规划建设.

出于某些原因,科技文献共享没有取得应有的效果,例如科技文献机构将公共资源视为已有、以自我为中心来支配资源的使用,提供共享的科技文献资源质量大打折扣,导致科技文献资源使用效率低下.为了准确地把握科技文献共享的情况,发现问题与不足,制定共享政策、提升共享效果,有必要对科技文献机构的资源共享绩效进行评估.


1 研究进展

1.1 图书馆联盟的共享绩效评估

当前,图书馆联盟是比较成熟的科技文献共享系统.国外图书馆联盟大都建立了自己的绩效评价机制,设立绩效评价工作组和委员会,定期对联盟开展的各种项目和活动进行监测与评价,评价方式包括专门的评价项目、网上用户调查、成员馆调查、访谈等.评价主体主要是联盟内部专门机构、专家小组、学术研究机构、政府部门等,例如为了对学术图书馆联盟服务质量进行评价,由OhioLINK提供资助,采用LibQUAL+评估方法,对其成员馆的用户进行调查.国内对绩效问题进行系统研究的成果较少,主要关注建立相应的评估指标体系.例如,方小容提出以信息资源共享率、信息输出\输入率和信息资源贡献率作为主要的评价指标;常红从治理的角度提出包括工作效率、读者满意度、参考服务质量、营用成本、合作能力等的图书馆联盟绩效评价指标体系;张晓红等建立了基于核心价值的PATOP框架来进行图书馆联盟效用的探讨;王真等从经济效用、实践效用和社会效用三个方面进行图书馆联盟效用探讨;徐晓琳利用层次分析法提出包括战略整合力、组织协调能力、服务控制能力、敏捷性和用户满意度的图书馆联盟运作绩效评估指标体系.近年来,这方面研究开始逐渐关注建立成熟的评估机制.

另外,2003年开始对文化领域文献共享工程的国家中心、省级中心、基层中心进行考察和调研.图书馆联盟内部也启动绩效评估项目,如CALIS的“资源评估子项目”.还出现了对专门的科技文献共享平台的绩效评估的研究,NSTL内部每年也有年度总结类型的评估报告.

1.2 非盈利组织绩效评估

各类非赢利组织特别是科研院所是非常重要的科技文献资源建设与服务机构.从20世纪90年始,非赢利组织开始逐渐关注绩效评估.20世纪90年代早期,非赢利卫生和公共事业机构普遍关注衡量财务责任、项目产品或产出、提供服务的质量、统计学指标及利益相关者制定的指标、效率及顾客满意度指标等;同时,非赢利组织致力于推动社会改良目标的实现,向用户和公众提供服务,具有同政府部门相似的绩效标准,例如,工作结果、操作效率、服务质量和顾客满意度.另外,在评估方法方面开始强调公共和非赢利部门的战略与使命,更多地同该组织战略框架相联系,通过一定的方法把评估系统及其管理过程结合起来,更具结果导向.

1.3 信息资源共享的经济效率分析

经济学家H.R.Varian通过对团体消费模型的分析,提出了信息物品购买、租让和共享的约束条件.张军与姜建强利用“俱乐部产品”概念,从纯经济学角度建立了信息商品共享收益模型,并作出了理论解释.马费成和王晓光在“网络计算环境下信息资源共享效率研究”项目中利用经济模型和博弈论方法分析了信息资源共享的效率问题.

总体来看,已有科技文献资源共享绩效评估相关研究,研究领域和范围也不断扩大.但是,还存在一些不足,主要表现在:

第一,评估对象主要为NSTL等科技文献资源共享平台/联盟,属于宏观层面的评估.科技文献的共享工作并不是只由这些平台的成员承担,相当一部分科技文献服务机构没有纳入这些平台.而且,可共享的科技文献资源广泛分布在科研人员、各类实验室、企业、政府部门及其他非盈利组织等当中.上述科技文献服务机构提供文献资源共享服务方面的评估还处于开始阶段,例如对科学数据机构资源共享的绩效评估.

第二,评估缺乏坚实的理论基础.现有的评估多采用主观评估的方法,所建立的评估指标体系比较随意,一些指标体系倾向于关注科技文献共享系统各种要素构成、运作方式,另一些指标体系倾向于关注其经济效率,从而使得评估结果不能令人完全信服.评估方式以国家主管部门的常规检查/汇报性评估为主,多为“目标计划―报告―评估”的制度系统.另外还存在评估操作程序不规范等不足.

本文以单个科技文献服务机构为研究对象,引入项目管理方法,以项目影响理论为基础来构建其评估框架,从而更加准确地对科技文献机构的资源共享绩效进行评估.

2 项目影响理论

项目影响评价理论是指:项目建成并运行一段时间后,通过对实际发生的影响进行调查研究和对预测结果进行对比,复核项目过程中实际发生情况和预测评价成果的差异,以检验预测成果和项目的合理性,提升项目质量服务.项目影响评价可以监测项目设施的运行情况,为后续项目管理和运作提供依据.项目影响理论的基本方法是有无对比法,即项目建成后将实际产生的环境影响和预测成果相比较,通过综合分析,确定项目实际存在的有利和不利影响因素,提出进一步发挥工程有利影响和减小不利影响的措施.

首先,项目确定比较固定的服务目标人群,从项目本身来讲,必须同目标人群的需求结合,观测其是否达到或满足了目标群体的需求.同时,项目产生预期结果还需要具备相应的资源条件保障,如资金、人力以及项目活动的制度安排等,如图1所示:

“影响理论”是一种因果理论,它假设在项目行动和结果之间存在因果关系,项目行为A将产生一些直接结果B(行动假设),继而这些结果又产生一些间接结果或最终结果C(概念假设),如图2所示:

复杂的项目影响理论在项目行动和获得最终结果之间会有更多的步骤或者项目所执行的行动程序不止 一个.项目影响理论包括两组假设:第一组假设揭示了项目行为对直接结果或最近结果所产生的影响,成为“行为理论”或“行为假设”;第二组假设将直接结果与间接结果或最终结果联系起来,成为“概念理论”或“概念假设”.如果没有充分地贯彻项目服务,不能成功达到预期结果,无论是直接结果还是间接结果,这称为项目的“执行失败”,如没有服务,没有足够的服务,服务被错误送达,与目标用户有很大偏差等.如果项目虽然获得了预计的直接结果,但是间接结果没有出现,这称为项目的“理论失败”.

有效的“影响理论”能显示源自项目行动的预期结果链,同时区分结果链首端的结果(即预期的、直接来自项目行动的结果)和结果链末端的结果(间接的、要求更多时间或更大项目积累才能达到的结果).

3 科技文献机构资源共享绩效分析框架

3.1 指标体系框架

在从事科学研究的过程中,理论架构可界定及对与问题有关的重要变量归类,并同时解释自变量与因变量间的互动关系,为更加清楚地呈现它们之间的互动关系,可视情况引入中介变量和调节变量.科技文献机构资源共享的绩效评估,根据项目影响理论,可以从因变量(共享的结果)出发,寻找自变量(资源共享)的中介变量(共享绩效评估的指标),进而通过调节变量(整改措施)来理顺自变量和因变量之间的互动关系,使之能够呈现良性循环(见图3).这些变量是指标框架的重要来源.

在科技文献共享过程当中,科技文献机构通过同其他科技文献机构、科研人员、企业、政府部门及其他非盈利组织等进行共享,会产生一些直接结果,这些结果继而又产生一些间接结果或最终结果.其中一个简单的共享活动可能会产生一系列的间接结果,而某一次共享活动的最终结果又会成下一个共享活动的直接结果,如此不断循环以满足在科学研究和技术创新过程中不断涌现的各类文献需求.不管是直接结果还是间接结果,不断循环会产生一个结果链条,在这个链条上科技文献资源的价值不断增值.这一结果链条就是我们要评估的内容,而其表现形式就是我们所需要的评估指标来源.

项目行为.主要是对科技文献共享的活动过程进行描述.主要包括共享性文献资源条件(共享性文献资源的数量、质量、覆盖范围等以及共享性文献资源的来源稳定性和可靠性等)、共享服务保障能力(提供共享服务的技术设施与文献资源加工和整合能力、研发能力、技术能力、人员配备、资金配备和制度保障等)及共享服务方式(联合编目、馆际互借、馆际资源中心、合作藏书、共享网络等的服务深度和广度等),等等,如图4所示:

直接结果.主要描述直接从科技文献共享活动中获得需求满足的用户的表现(在实际中可能产生正面效应,也可能产生负面效应),包括共享服务的主动性、及时性以及与用户文献需求的匹配程度等.

间接结果和最终结果.主要描述在科技文献共享的过程中,资源共享对各个利益相关者带来的变化,主要体现在文献机构服务及水平提升、协作单位服务能力提升、用户单位科研产出提升、经济效益增加及社会影响扩大等方面.

3.2 评估过程框架

科技文献资源的开放共享,可以为科研机构和科技人员提供更加优良的科研条件和更公平的创新机会,将给科研开发活动的组织行为方式、人们的观念和行为带来深刻影响,可以促进科技合作和交流,提高公共资源的使用效率和科技创新效率.科技文献机构资源共享涉及面广、影响因素多、作用深远,可以看作一个科技工程或者社会项目,因此可以借鉴项目影响理论来设计评估流程.

根据项目影响理论的要求,评估的流程主要是:①通过项目影响理论中的两组假设“行为假设”和“概念假设”,分析科技文献共享这一项目行为可能产生的结果链条(结果变量、参照变量);②对行为假设和概念假设提炼总结,得出评估的分析框架;③根据分析框架(即中介变量),具体化为可以测量的指标体系(即测量变量);④获取测量变量的实际数值(可能是主观评价,也可能是客观数据),得到实际的结果链条;对假设的结果变量(我们在评估中所提到的“基准”)和真正的结果变量进行比较、分析,得出对科技文献机构资源共享的评估结果;⑤分析原因,提出整改建议.

在评估过程中最关键的环节在于确定“执行失败”和“理论失败”及其产生原因.由于科技文献共享这一项目行为在实际运行中涉及的主体、活动、流程等可能比较多,会导致没有充分执行或者贯彻该行动,从而不能成功达到预期结果(直接结果、间接结果和最终结果),例如直接结果中表现出:用户服务所需文献不准确、及时性不能满足,文献传输地址错误,文献资源的内容与目标用户需求有很大偏差等;间接结果和最终结果包括用户对共享服务丧失信心、协作单位的不满意、对企业技术创新影响不大、没有很好地传播技术知识等,这称为项目的“执行失败”.如果科技文献共享在技术操作方面完成得很好,由于用户使用中的原因导致没有获得预计的间接结果或最终结果,这称为项目的“理论失败”.

根据上述分析,可以看出根据项目影响理论能够比较清晰地显示科技文献资源共享所带来的对各个利益相关者的各种结果(直接、间接和最终结果),这有利于对科技文献资源共享的结果划分层次,从而更加详细地分析每一个观测变量(指标)未能达到预期的原因,为改善共享服务提供整改措施.将这种思想与其他的评估方法结合起来可能会起到更好的效果.

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