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【摘 要】随着如今信息技术的飞速发展,ERP系统逐步走入企业,并在煤电企业财务管理中起到至关重要的作用,这是煤电企业内财务管理的一次质的飞跃.本文剖析ERP系统的根本思想和核心思路,并且介绍了ERP系统在具体操作中的运用及其优势.当我们感受到ERP系统为企业财务管理带来的极大便利的同时,也要就当前ERP在应用过程中出现的问题提出相关注意事项.
【关 键 词 】ERP系统；煤电企业；财务管理；运用
ERP是英文Enterprise Resource Planning的缩写,也就是企业资源计划系统.ERP系统将财务管理作为核心,为企业塑造一个信息完整的财务管理平台,使企业能够更精确的分析各项业务.在这个风云变幻的时代,我国煤电企业有必要将ERP这个先进的系统在实践中逐步投入应用,使企业能够有足够的能力去应对新时代的挑战.因此,我们有必须要首先掌握ERP系统的中心思想及其在财务管理中的应用.
一、ERP系统中心思想
ERP系统就是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统. 是一个公司在发展过程中必不可少的管理软件.ERP可以通过信息的形式将供应商、经销商和客户连成动态网络, 并通过此网路实现整个资源采购销售过程的最佳资源配置.ERP注重系统的可重组性和数据共享机制,可以恰当的将各种业务处理流程集成,使其适应更多的业务处理模式.
ERP系统支持的财务管理系统与企业传统的财务管理系统有巨大差异.一方面,ERP系统中的会计科目有企业高层统一设定,下属的分公司无法对其执行修改操作,这极大的保障了数据的可靠性.而且财务工作向一体化发展,提高资源利用率.
二、ERP系统在财务管理中的运用
首先提到煤电企业中财务管理的主要职务是借助会计核算的数据,完成适当的计划,管理和协调工作.如果将ERP系统引入企业,企业财务工作会变得更加有序和高效,财务管理的实施过程也会更顺利.由于ERP系统具有集成信息的作用,信息处理过程也更加及时.合理高效利用生产线上所有有效信息,并确保数据的准确性.
一般而言,ERP系统在财务管理中的利用可以从如下三个方面分别详述.
(一)报表分析
在ERP系统极强的集成性的支撑下,使得企业报表的分析更加全面丰满,报表内容变得更加充实,同时适用于领导层和非领导层,解决长期以来不能兼顾不同阶层雇员的缺点.由于各项计量和报告的不断变化, ERP系统支持的报表分析系统可以设置查询人员权限使不同的雇员能查询不同信息.如果我们从物理层面来看ERP系统,其中的会计核算模块涉及管理模块、收付账管理模块、总账模块等.其中总账模块是最重要的模块,其他模块的功能都必须依靠总账模块来完成信息的传递过程.
(二)预算管理
ERP系统可以将高管下发的预算信息分发给不同部门,部门各司其职,提高工作效率和完成可靠度.ERP系统主要表现为对事先计划、实时控制和事后反馈的忠实,从企业最初给出的销售计划到产品的生产计划,再到采购计划和投资计划,到最后资产的负债计划这一整个的全面的过程中,当成本超过预算,ERP会起到关键性的警告作用,配合适当奖惩制度,促进从根本上解决成本过高的问题,及时告知相关部门,迫使其尽快解决问题.如果出现预算不合乎实际的情况,也可以通过ERP系统及时反馈,以一种仿真的运行环境使有关部门对预算进行调整.管理层可以借助ERP系统对下属部门对预算的执行情况进行全面的了解,提高其决策准确性.
对于项目会计而言,ERP系统是横纵交替的覆盖面广的会计系统,通常可以顺利地完成对定单成本的结算过程,并且能够遵守每一步操作规范.ERP的对账和结账功能相比传统手工作业而言,大大节省人力,提高效率的同时也提高了准确性,使许多重要的财务活动能够顺利完成.作业成本法通常作为煤电企业成本计算时的主要运算方法,这是一种复杂的计算方法,借助信息网络通过实现繁杂的成本集中与分配过程.
(三)资金管理
资金是一个企业发展的必要条件也是最终目标,基于ERP系统的煤电资金管理使企业收入和支出两方面都有了更好的保障.不管是工程施工过程还是工程采购签订合同过程,对资金的申请都与当月的预算计划相匹配和适应,避免不必要的浪费.与此同时,上级部门可根据ERP系统更快地完成列账工作,及时审批资金,同时也增加拨付过程中的安全性.企业的管理人员必须将公司资产流动性作为重点考虑,否则会使企业处于支付危机的困难处境.ERP系统对资金管理有立即生成流量表的作用,可以对资金进行最合适的支出与收益.使企业避免出现资金周转不灵、断层等严重问题.
ERP系统在进行国际会计处理时,要求为多种币种提供转化服务,并且能够以Web方式进行信息的收集及传递.在实现将采购、生产、销售以及人力各种资源整合起来,实现最优的资源配置,以期是财务管理的受益得到最大程度的提高,还必须加强企业最高领导人对ERP系统之于财务管理重要性的认识程度,才能更积极地使项目资源向最优调动.
三、ERP系统在运用过程中的注意事项
ERP系统带来的集成度高以及信息处理速度快的特点,也必将使ERP财务管理遇到一些传统财务管理所未碰到过的问题.我们应该抓住其特点中的闪光点,规避ERP系统对煤电企业产生的不良影响.
(一)保证初始数据准确性
ERP系统生于信息时代,就必须遵循信息传递的规律.由于ERP财务系统集成度高,数据的录入方会向其他多方提供使用,由此必须保证原始数据的正确性准确性,就必须对原始数据进行严格控制,减少差错几率以防在后续信息使用过程中出现多米诺骨牌效应.企业内部可以通过会议的形式强调源数据准确性的重要程度,必须保证零失误.并且,我们希望在ERP系统的开发过程中能够增添一个自动检验数据有效性的模块,以此确保在人工工作量保持不变的情况下,以一种主动的态度更好的杜绝数据录入错误.
(二)明确财务人员分工问题
ERP系统下的财务管理一般是对传统会计业务进行洗牌重组,这种富有创造性的机制为会计工作埋下隐患.尤其在煤电企业内部,难免有一些年龄较大的雇员,他们对电脑的操作并不熟练,不能保质保量地完成本职工作.而且,在ERP系统下,每个财务人员不再像以往那样直接接触大量业务,相反他们在微机的辅助下更多的与整个系统接触,因此财务人员应该加强利用完整的系统分析财务的能力.员工也有义务使其意识观念跟上现代企业的财务管理模式,这样才能促进企业发展.
(三)提高财务人员素质
新形势下将曾经传统的财务管理对的计算机人才的需求转化为对执行财会和计算机程度有更多的关注,企业必须积极根据ERP系统对企业的发展进行管理,那些掌握企业核心信息的员工在ERP系统实施时必须到场,现场完成ERP系统对财务管理的更新和对其他问题的反馈.为解决企业无法对ERP系统的发展进行及时地更新和控制的问题,我们从两方面考虑来弥补其中的隐患.首先,煤电企业财务人员的信息素质有待提高,在掌握一定的财务管理专业知识的基础上,还必须具备足够的计算机使用技能.对于企业内部原先的财务管理人员可以开展更多的培训活动,提升其计算机操作能力.在人才选拔过程中,要注重对复合型人才的挑选,为财务管理准备足够的储备精英队伍.
四、小结
ERP系统坏境下的财务管理有着先天的优势,它以信息时代特有的先进管理思想和管理手段使煤电企业的内部结构更加紧凑,内外部资源的整合更加方便,信息的沟通与协调过程更快捷,使资源利用率提高,工作效率提高.任何新兴事物都是一把双刃剑,我们只有及时地预防ERP系统为企业发展带来的不利影响,才能充分利用ERP系统为财务管理带来的巨大便利.