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摘 要：随着信息技术的迅速发展,利用office办公软件来进行日常办公越来越广泛,word作为office办公软件中的核心套件之一,无处不在发挥着它强大的功能,但在长文档的处理过程中,许多非专业人士不会用专业的排版软件来进行编排,而在运用word处理过程中有存在着许多的问题.因此结合多年的经验和教学心得,从样式的应用、多级符号的设置、节的应用、页眉和页脚的生成以及目录的生成,给出了长文档排版处理的方法.
关 键 词：长文档；word；排版
中图分类号：TP391.12
随着信息技术的发展以及计算机的普及,office办公软件应用的领域越来越广泛,已经渗透到了各行各业中,比如许多企业在投标方案的制作、产品的使用说明、学生的毕业设计论文等,都借助着office办公软件或者WPSoffice办公软件来完成.这一类的文档有一个共同的特点就是文档比较长,由许多页构成,而且这一类的文档,对于格式都有一个比较严格的要求,这就给人们带来了很大的困惑,如何更好、更快的完成这类文档的编排呢?下面就来根据这类文档的要求和特征进行进一步的研究.
一般来说,长文档排版主要从封面、目录、正文中各章节及正文的格式要求、以及页眉页脚的设置,这些都是长文档排版处理中最基本的要求.而对于这些基本的要求,往往使得很多人手足无措,无从下手,最后只能按照常规的排版方法进行处理,将就使用.那么如何更好的在word中完成长文档处理呢,应该从以下几个角度进行处理：
1样式的应用
在长文档处理过程中,关键是正文文档的编排,对于正文,往往存在着多章多节的问题,而这些章与章、节与节之间,它的排版风格又完全是统一的,因此在正文文档的编排上,样式的应用将会取得事半功倍的效果.通常情况下,正文文档编排过程中,一般分为各章标题、一级节标题、二级节标题、节标题以及章节中的正文内容,很少有超过节标题,根据文档编排的实际情况,确定级别样式,进而进行样式的设置.
操作方法：在开始选项卡下的样式栏中,点击显示“样式”窗口按钮“”,在调出的样式任务窗格中根据需要新建样式,按照文档编排的要求,设置相应的级别样式,并将样式应用于相应的级别.在设置相应的级别样式时,特别要注意,样式下还有“格式”的设置,根据排版要求,进行字体、段落等相应格式的设置.
2多级符号的设置
在样式设置完毕后,如果是已经完成录入工作的长文档,那就可以省略多级符号的设置.因为即便设置了多级符号,对于已经完成录入的长文档,也起不到任何的作用.当时如果还没有进行录入工作的文档,可以实现设置好样式,紧接下来就可以进行多级符号的设置,在设置多级符号时,一定要将“级别链接到样式”进行相应级别样式的链接,这样做的目的是当录入工作者进行章、节的添加、删除、或者进行修改时,可以一改即改,这就是多级符号设置的优势所在.而对于已经完成录入工作的长文档,当需要进行相应章、节的添加、删除、或者修改,那就只能进行手动修改,别无选择.
3节的应用
在长文档的处理过程中,经常会遇到不同章节不同的页眉,封面、目录及正文的页码编排不同,例如正文以前的页码要用大写罗马数字（Ⅰ,Ⅱ,Ⅲ等）单独编排,正文开始要用阿拉伯数字（1,2,3等）连续编排,类似这样的一些问题,无疑必须使得文档分节才能解决.那么如何分节呢?
操作方法：在页面选项卡下的页面设置栏中,点击“分隔符”,选择分节符的类型,通常将光标置于分节的前一页,在分节符类型下选择“下一页”进行分节.如图1所示.
图1插入分节符
根据长文档编排的实际要求,将文档分成相应的节.分节时注意,凡是不同的格式设置,就需要分出不同的节来.比如页码编号不同、章节的页眉内容不同等都需要进行分节.分节后就能满足不同格式的设置.
4页眉和页脚的设置
在长文档处理过程中,页眉和页脚的设置有着较高的要求,常见的是首页页眉不同、奇偶页页眉不同、不同章节设置不同的页眉等,这些在长文档处理过程中都是非常常见的,那么在处理这样的页眉和页脚问题上,可以根据以下这几种情况来进行处理.
情况一：首页不同、奇偶页不同的页眉和页脚
操作方法：在“页面布局”选项卡下页面设置栏中点击“”按钮,打开“页面设置”对话框,点击“版式”选项卡中钩选“首页不同”和“奇偶页不同”选项即可.
情况二：不同章节不同的页眉和页脚
操作方法：首先按照文档的章节进行分节,此时说的分节不是第一节、第二节等,而是将文档在排版格式上隔离成相对独立的部分.然后在“插入”选项卡下的“页眉和页脚”栏中,分别为各节设置和编辑页眉和页脚.在编辑不同的页眉和页脚前,需要将“链接到前一条页眉”取消,否者页眉和页脚上“与上一节相同”的字样,将会继承上一节的页眉和页脚.
情况三：首页不同、奇偶页不同、不同章节不同的页眉
操作方法：首先设置好首页不同、奇偶页不同的页眉和页脚,然后根据文档的实际需要进行文档分节,使得文档在排版格式上相对独立,最后设置不同章节不同的页眉内容,并设置相应的页码,在设置前别忘了取消“链接到前一条页眉”,然后再输入新的页眉和页脚内容.
5目录的生成
当长文档的格式基本编排结束后,最后就是文档目录的生成.如果单纯的用基础的格式编排文档,那么目录生成是一件非常痛苦的事情,这个就需要文档编排者手动制作目录,这可不是一件容易的事情.因此在长文档处理过程中,为什么一定要应用样式的原因之一也就在此了.当长文档处理过程中采用的是样式来进行编排的,那么在目录的生成上就非常之简单.
操作方法：在“引用”选项卡下的“目录”栏中,点击“目录”在展开的菜单中选择插入目录,选择好相应的显示级别后,目录将自动生成.
总之,在word中进行长文档的处理时,如果借助word所提供的这一系列编辑长文档的功能,能够正确地使用这些功能,那么在组织和处理长文档的过程中,就会变得得心应手,处理起来就能有条不紊.