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【摘 要】利用SAP系统通知单的功能对企业内部的通知工作流程进行规范化,信息化.通过具体实施方案阐述了通知工作流程在SAP系统的实现的过程和技术,对企业管理水平的提高具有借鉴意义.
【关 键 词】通知工作流程；通知单；规范化；信息化
现行新产品研制程序是设计、加工、装备、修改、再加工、再装备、再修改的多循环的研制程序.另外,因产品设计部门和制造部门没有事先的沟通交流、设计人员缺乏产品加工装配工艺方面的综合能力等,在产品研制后期,会发生大量的工程更改.由于有些更改需要立即执行,时间紧迫,企业内部各部门又相对独立,若要走正规的工程更改流程,周期太长,会直接影响到生产任务进度.在不失工程更改规范性的前提下,为了能使更改正确快速的执行下去,传统方法一般采用纸质临时通知的方式,由设计部门或制造部门起草通知,审批通过后下发到生产车间及相关部门执行.这种临时通知以人工方式传递,信息传递的及时性、共享性和可追溯性差,管理混乱而且效率低下,为组织生产造成了不良影响.本文介绍了如何基于SAP系统通知单功能实现传统的纸质临时通知工作流程,为企业实现通知工作流程提供了一种实施方法.
1.现状
现行的纸质临时通知,由需发起通知的部门按照企业内部自己规定的格式起草通知,通过WORD或EXCEL的形式编辑,然后打印出来,以人工签字的方式进行流程的审批,审批完后复印成多份下发到需要通知到的各个部门或单位,让其按照通知内容去执行.图1为人工纸质临时通知流程.
这种临时通知以人工方式传递,需要花费大量的人力和物力,而且效率低下：纸质通知需要专门的人和地理空间去保管,亦会增加成本；因通知数量繁多,若需查找某段期间的某一通知,耗时耗力,难度大；通知在审批通过后,需打印成多份下发到车间等各相关的部门去执行,造成了资源的浪费.
2.SAP临时通知方案
在SAP系统中基于通知单的功能,加以配置与二次开发,实现了区别于正式工程更改的临时通知功能应用,即把企业内部现行的一套人工纸质通知工作流程在SAP系统中实现.该方案可用于多种类型的通知,如用料申请通知,包括生产相关的用料申请,劳保用品、办公用品、工具计量仪器等的用料申请等；物料维护通知,修改SAP系统中的某个物料号的属性或扩充视图等；还可包涵企业内部各种会议、文件、章程之类的通知通告的下发与接收.
2.1系统参数配置
在SAP系统中使用事务代码CT04为各种参数创建特性,以方便维护人员进行配置.包括定义临时通知的类型,临时通知的审批步骤与审批流程,临时通知的签收单位等.以审批流程定义为例,先定义好审批步骤对应的步骤号,如设计编制为S1,设计校对为S2,设计审核为S3,设计批准为S4,那么由设计编制到校对到审核到批准的审批流程即为S1->S2->S3->S4.定义完成后,在后续的二次开发代码中,通过特性的读取,即可得出相应的审批流程步骤,而无需用户自己去对应.通过特性实现配置能够体现出参数定义的灵活性,且方便快捷,便于用户快速掌握.
2.2数据库表方案设计
在SAP系统中通过事务代码SE11建立存储通知单相关数据的数据库表,包括标识通知唯一的通知单号,还有通知描述,通知长文本,审批流程,审批状态与意见,签收状态与意见等.所有操作如查询显示,审批,签收,都是依托存储于数据库的数据上的.
2.3通知单屏幕
通过SAP系统功能（事务代码为SPRO）对跨应用组件下通知单模块进行配置,即通过SAP系统预留的客户子屏幕来实现企业内部的需求.绘制的屏幕涵盖其通知包含的内容,如通知类型、通知描述、创建人、通知具体内容、审批流程、审批时间、审批意见、签收部门签收情况等内容.另外,可根据实际情况添加功能,如添加具体附件,使通知内容可以描述的更加详细；打印预览及生成PDF文件,使得通知能够生成电子及纸质文件以供下发.仅绘制屏幕是不够的,还要在相应的出口中通过代码的编写来检查各部分填写的正确性及完整性,实现数据的存储与读取,并完成功能按钮所触发的操作.
2.4通知单查询、审批、签收及打印
通过编写ABAP代码进行二次开发,实现对通知单的查询、审批、签收及打印单据等功能.功能性的操作实现包含查询条件、输出显示结果等的定义,对某一通知单的审批及通知单内容的打印,各部门指定负责人对通知单内容的签收等,将因通知单内容引起的工程更改关联到该通知单等.打印的通知单的格式如图2所示.
3.总结
本文通过对企业内部通知的流程进行归纳总结,研究出了一套基于SAP系统通知单功能的流程,使之信息化,规范化,简明化.将通知流程纳入企业已实施的SAP系统进行集中管理,使用者在熟悉的环境里更易上手,而且系统维护人员不需另外增加；简化了繁琐的纸质通知的起草,审批以及下发的流程,使得信息传递顺畅及时,避免因复杂的流程给企业带来不可估量的损失；实行电子数据流通,进行无纸化管理,节省资源,降低成本,提高人工效率,增强信息的共享性,为数据的统计与分析提供了数据来源；采用可靠的数据库存储,不易丢失,提高了其可追溯性.