对建筑档案管理的重要性

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摘 要：建筑档案是一个城市建筑建设的存档,是每个工程最真实、原始的数据记录,若能够加强建筑档案的管理不仅是给城市建设建立了一个丰富的知识宝库同时也是为后来的建筑建设提供了经验和借鉴,因此建立完善的档案管理系统至关重要.本文在分析了建筑工程档案管理重要性的基础上对如何做好建筑档案管理工作进行了分析,希望能为广大读者以理论借鉴.

关 键 词：城市建筑档案管理重要性管理措施

1加强建筑工程档案管理的重要性

随着经济建设和城市的快速发展,建筑工程日益增多,使得人民生活、城市建设、经济发展的各个方面都有了很大的提高和改善.在每个工程中都会形成丰富多彩、各种各样的文字档案,其中有建设前的批文、施工的过程记录、竣工验收资料、管理维护资料等等.这些文档具有很重要的意义,它可以很全面的反映出建筑工程过程中的详细情况,并且对工程质量的评定、工程竣工后的管理和维护,以及对新建建筑工程的准备等等都有重要的实用价值.这些文字档案称作工程档案,它是在城市规划、建设及管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存和实用价值的东西,其形式有：文字、图标、声像等等各种载体的文件材料.这是一种看不见的城市生产力,是一座丰富的知识宝库,是每个工程的原始的、真实的记录,具有很重要的价值.

（1）建筑档案必须保证其完整性、齐全性、规范性,这就要求对档案的管理工作一定要进行统一管理,不可分工工作,这样的话很容易导致文件的混淆和丢失,也会使得同一类文件不能有效的进行总结归纳；（2）工程档案是城市建设衍生出来的产物,是一个城市建设的技术手段的积累和经验；（3）工程档案作为一种总结类文件的存在,在很大程度上是一个城市进行城市规划和城市建设管理的依据和基础；（4）工程材料出自于这个城市的城市建设工程,这就使得它在所有建筑物,建筑为维修、改扩建的过程中占有很重要的地位,而且通过这种方式还可以提高一个城市的经济效益；（5）工程档案是一个城市建设的原始资料,这样在一个城市的抗灾、防灾、灾后重建中具有不可替代的作用.根据工程资料可以减少很多工作量,并且可以很大程度上回复城市的原始面貌,减少人民群众的心理阴影；（6）建筑档案是城市建设的真实资料,记录城市建设过程中的每个技术和施工细节,这对完工后的检测维护、改建扩建、拆除再开发具有重要的作用.

2加强建筑工程档案的管理工作

2.1深入现场,做好对建筑工程档案的服务工作

一个城市的现代化水平在很大程度上表现在这个城市的建筑工程上,因为建筑工程是经济发展和社会进步最基础设施,是发挥城市多功能的前提条件.而工程档案又是一个城市进步的记录,是这个城市规划、管理等一系列工作的有效依据,因此对建筑工程档案的服务就显得异常重要.包括对建筑工程业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作等等.对那些已经登记的工程项目,特别是一些具有重大影响、深远意义的伟大工程,都应认真负责地进行清查、摸底、分析研究等工作.在深入现场进行指导的同时,还用与各个单位达成各方面的一致性.进而编制档案真实反映建筑各个环节的每个细节.

2.2重视工程档案管理工作,提高档案管理水平

建筑工程档案涉及工程方方面面的工作,贯穿于工程全过程,因此工程档案管理人员必须全程跟踪服务于工程,特别是在项目建设初期,遵循项目建设和档案形成的规律,工程档案管理人员应尽早加入工程,对项目档案工作进行统筹规划,尽早收集.有些建筑公司,对工程建设中的档案管理不太重视,到工程完工后,即将交工验收,才开始慌忙整理,有的施工单位甚至人也难以找到,给档案整理带来很大难度.而且,一般施工单位没有专职档案管理人员,内业资料分散于工程技术科、试验室、合同管理等部门,工程后期人员继续撤离后,有些施工单位留下的人员对资料不熟悉,加之有些资料签字手续不完备,需要施工单位或监理人员签字,人员很难召来,拖延了资料整理时间.鉴于上述原因,应在工程建设中加强档案管理工作,提高档案管理人员的整体素质,对各专职或档案管理人员进行大量培训,理解建筑工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料,哪些是属于有保存价值的档案今后需归档、并讲解了具体的归档范围.现代化的城市建设离不开现代化的人才,高水平的工程档案管理也离不开具有综合素质的管理人员,这就要求对内,工程档案管理人员要定期参加专业理论学习,懂技术、会管理、业务精,并取得相应的管理资质、持证上岗；对外定期举办工程档案工作的集中业务培训,及时做好各种文件、标准的讲解、培训工作.

2.3有效利用计算机资源,建立本部门的档案检索系统.提高各部门（单位）的档案管理水平,提高各部门档案管理工作的协调工作能力,方便各部门（单位）对档案利用,藉以提高工作效率.按照档案的性质和类型,收集整理的部门的档案资料,内部文件、记录按照文件和记录的形成部门和类别进行分类与编号；对外来文件记录与公司的模板文件记录按照文件和记录的来源、性质不同分类,编号采用其自然形成的编号.

2.4备案材料是在工程竣工验收这最后一道工序中完成的,但是它是工程档案重要的组成部分,也是各级建设行政主管部门今后在管理上一个重要的参考.它和工程档案在管理、性质和目的上差不多是一致的,所以工程竣工验收备案和工程方案管理是结合起来进行的,委托各级城建档案管理机构进行管理.这样,在工程管理体制上,方案收集、整理、归档.保管的规范上具有很大的一致性,是有很大的必要性.

3结语

综合上述,工程档案是一个城市发展的真实记录和写照,并且在城市建设中起着举足轻重的作用.因此,在工程档案记录、管理方面应该本着认真负责、一丝不苟的态度.有关工程档案的工作是一个工作量相当大的工作,这就要求各个部门之间相互协作,共同尽心尽力.在法律方面,应该适时适当制定出一些有关工程档案记录和管理方面的条例,以确保工程档案在一个良好的环境中成长,为城市建设作出更多的贡献.