办公自动化在企业管理中的应用

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摘 要：随着经济的快速发展,我国的企业也在不断的发展壮大.在IT技术不断发展和应用的背景下,许多企业都纷纷地将办公自动化应用到企业管理中来.但是仍然有一部分企业的办公自动化起步比较晚,仍然没有改变原有手工办公的方式或者没能发挥出办公自动化系统的作用.因此,该文对办公自动化的内涵,办公自动化在企业管理中应用的重要性,以及在企业管理中应用的建议进行探讨,以期提高企业管理效率和推动企业的发展.

关 键 词：办公自动化；企业管理；信息化

中图分类号：TP37文献标识码：A文章编号：1009-3044（2013）03-0618-03

我国的企业在改革开放三十多年来得到了快速的成长,但是仍然有一部分企业的办公自动化起步比较晚,还沿用文本、表格等传统手工方式进行管理、办公,或者没能发挥出办公自动化系统的作用.这样的方式不仅工作量大,而且容易出错,给企业管理带了很大的不便,导致企业管理人员难以协调.需要处理大量文档和数据的报刊传媒业,这样的问题就更为突出.因此,在IT技术不断发展应用的今天,很多企业纷纷将办公自动化应用到企业管理中来,推动了企业的发展和企业办公方式的不断规范化和制度化,对提高企业管理效率和推动企业管理发展有着非常重要的作用.

1办公自动化的内涵

办公自动化就是指办公自动化系统,而办公自动化系统是依据IT技术、数据库、电子邮件以及远程通讯来实现企业内部业务信息的传递、交换以及共享,使得企业迅速获得有利的信息以及提高信息的利用程度,是一个先进的、高质量的、高效率的办公系统,帮助企业的领导层快速做出决策,简化办公操作,减轻企业员工工作量,最终实现企业办公的自动化、无纸化、科学化的目标.另外,办公自动化系统具有全面实用、操作简单、信息高度共享、个性化的设置、实现统一管理、可拓展易维护等特点.

2办公自动化在企业管理中应用的重要性

21世纪是知识经济,对于报刊传媒业来说,如何在信息革命给企业带来的全球范围激烈的竞争中,迅速把握和充分利用信息是一个巨大的挑战.报刊传媒企业能否利用先进技术和手段来获取信息,识别和抓住机会是企业在激烈的竞争中是否取得竞争优势和实现企业发展的关键.办公自动化在企业管理中的应用,能帮助企业充分利用信息,为企业谋求最大经济效益.现阶段很多企业虽然通过计算机建立起企业内部网络,但仍然有相当多的企业仅仅是用来打字,而未充分发挥内部网络的作用.因而,处于信息化的大背景下,在企业管理体系中开发和应用基于IT技术,操作简易的,符合企业日常办公习惯的办公自动化系统对企业来说有着非常重要的意义.

2.1办公自动化系统是企业信息化的必备条件

在全球范围的激烈竞争中,报刊传媒企业想要形成核心竞争力,不仅依赖人才,更应充分利用先进技术和对信息的挖掘和汇集.企业通过办公自动化系统,发挥收集整理和分析信息的优势,使得企业迅速和全面把握生产经营和市场动态等信息,并对信息进行整理分析,并充分发挥办公自动化系统的协同作用,有助于企业管理层迅速做出决策,以保证企业在激烈的市场竞争中处于主动的地位.

2.2办公自动化系统是帮助企业顺利实现营销创新的技术保证

企业使用固定的营销渠道和一成不变的营销方式来应对激烈的竞争是很难取得胜利的.对于报刊传媒业来说,必须借助高新科技和创新的营销思维模式来实现高效率和低成本地开拓市场,吸引新的客户.应用办公自动化系统,为企业开发新的广告媒体,为客户提供多渠道和全方位的服务以及开发新客户等提供了技术平台.自从我国加入WTO后,各大企业纷纷与国际市场逐步接轨,办公自动化系统在帮助企业获取国际信息、拓宽企业视野、实现企业营销创新等方面的作用是传统的手工办公管理方式无法比拟的.

2.3办公自动化系统的应用给企业带来巨大的进步

办公自动化系统在企业管理应用中,企业各种信息在企业管理当中将得到进一步的共享,从而大幅度提高企业获取信息的时效性.在这个数字化办公时代,传媒业的变革也达到了前所未有的深度、广度与速度,时效性对报刊传媒业来说,尤其重要.目前,很多企业由于扩大生产,拥用多处办公地点,且城市道路交通拥堵.像我们报业集团就有8处办公地点,分布在新老城区,拥用5报2刊2网,还代印了《人民日报》、《参考消息》等各类报刊20余种,不可能像传统办公那样,在不同办公地点间穿梭,都是通过办公自动化系统进行处理、传递,加强了报社与报社之间,部门与部门之间信息交换速度,减少重复的文字录人、排版、校对、打印等工作,提高了报社领导决策支持能力.办公自动化大大简化了企业工作的流程和缩短工作的时间,极大的提高了企业管理的效率,这样的巨大进步是革命性的.办公自动化系统附带了强大的查询功能,能够迅速和准确的反映企业各部门和员工的信息,实现了信息在上下级、部门、员工间的互动和协调沟通,也为企业营造良好的工作氛围,实现企业整体的高效运作.另外,办公自动化系统由于在一定范围内是面向市场的,在对企业形象塑造和宣传上,为市场了解企业提供了新的渠道.

2.4办公自动化系统更好的满足企业多层次的需求

对于企业领导者来说,办公自动化系统能满足其迅捷决策的需求,对企业中层领导者来说,办公自动化系统能满足其对信息管理的需求,对企业的业务人员来说,办公自动化系统能满足其有效处理业务的需求.由此看来,办公自动化系统对于企业管理来说,如同神经系统一般,发挥着不可替代的作用.它要求企业员工的企业管理思想发生本质的转变,同时也是企业各项资源得到整合、协调以及充分运用的技术依托,体现科学管理思想和先进管理方式的完美结合,推动企业管理的进步.

3办公自动化在企业管理应用的建议

鉴于国情和传媒业“事业单位,企业化管理”的机构定位,员工素质既要有政府工作人员的国家意识和社会职责,又要像企业员工一样掌握某些专业技能,需要对具备高度市场敏感性和应对市场和经营的高灵活性,有效管理各业务流程中的知识信息,推广应用办公自动化系统就显得更加的迫切.现在很多企业已经具备将办公自动化应用到企业管理中所需的硬件设施,而相关的办公软件的开发也处于不断的更新和完善过程中.但是,从总体上来说,由于很多企业在办公自动化方面起步较晚和其他客观条件的制约等,企业存在对办公自动化重要性的认识不到位、推广力度不够、专业人才的缺乏、员工素质的不适应以及应用软件开发技术支持不足等问题,因此需根据企业自身特点,提出相应的应用建议,以真正提高办公自动化在企业管理当中应用的效能.3.1提高企业对办公自动化的认识,对员工进行培训,保证办公自动化的实施

要使得企业员工认识到办公自动化是实现企业现代化办公、将内外部的信息资源化、信息传输实现网络便捷化有助于科学决策的必然选择,是迎接信息时代巨大挑战的要求,也是对企业工作模式进行有利变革的现实需求.教育员工明白在当今数字化办公时代,办公自动化操作是“通用技能”,学习办公自动化操作是避免被时代淘汰的必要方式,促使员工转变意识.因此,企业的领导应该充分发挥带头作用,成为办公自动化的推行者,率先应用办公自动化系统进行办公,成为员工的表率.

首先,需要抓好企业办公室主任、部门领导者、办公自动化系统管理维护人员以及文档管理人员的培训工作,以此确保实现全员培训的目的.其次,通过对办公自动化的培训和对办公自动化系统应用知识的强化,实现员工熟练掌握办公自动化操作技术,并逐渐将员工掌握的技术制度化,转变为企业管理制度之一,将掌握的技术当成员工的一种工作习惯和生活方式,最终做到企业每一位员工熟知办公自动化系统相关技能.另外,领导者还应积极鼓励和指导员工应用办公自动化系统,以保证员工能正确使用办公自动化系统来处理业务,避免企业大量投入的人力、财力建立起来的办公自动化系统成为“摆设”.

3.2强化制度管理,对自动化办公的行为进行规范

强化制度管理,要求企业在应用办公自动化系统时应建立起系统软件运行相关的制度和规定,并严格执行.以明确对办公自动化系统的应用、管理和维护的责任划分,并明确界定各类信息发布的运行模块,建立和完善办公自动化系统运行工作处理中的每一个环节相关的标准.尤其注意要对职能部能间、岗位间协同工作流程的强化,使办公自动化系统真正成为企业员工高效率、安全可靠的办公新方式和协作平台.

3.3注意办公自动化系统软件应用的技术问题

办公自动化系统软件的应用主要有连接、沟通、协同和监控等环节.在连接环节,需要注意将企业分散的局域网和机关处室的计算机进行连接,以形成虚拟办公的网络；在沟通环节,则需注意借助办公自动化系统构建在线交流和信息提醒的功能；在协同环节,需要系统软件支持修改痕迹的显示；在监控环节,需注意系统能够对办公事项处理过程和结果进行跟踪管理并及时反馈处理信息等.

4小结

随着办公自动化在企业管理中的应用和进一步发展,当前办公自动化逐步向以强调知识管理为核心的方向.因此,各企业应加快办公自动化在企业管理中应用的步伐,结合迅速发展的IT技术通过办公自动化实现电子政务,以为企业和社会各界提供更加先进的信息收集、查询等服务.此外,办公自动化在企业管理中的应用成功与否在于是否结合企业自身的实际情况和管理特点,并需要重视对相关人才的引进,以保证办公自动化系统的安全稳定运行.