像军队一样制定严格的制度和质量管理体系

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纤检机构的内部管理可以归纳为软件和硬件的管理.软件：包括人员及人的思想；硬件：包括办公设备、检验检测设备、车辆等.笔者结合岗位实际,浅谈一下如何加强人员质量管理和设备规范管理.

一、量身能为我所用的质量管理体系,使各项管理工作和业务工作规范化、制度化、程序化.

质量管理体系文件包括一阶文件：质量手册；二阶文件：程序文件；三阶文件：作业指导书、规范、外来文件等；四阶文件：表单、质量记录等.

既然要量身这些体系文件,当然要明确这些文件的作用.质量管理体系是各项质量工作的准则,同时也是检查、考核员工工作好坏的依据.质量管理体系文件化后,一是会像“契约”一样规定管理者和被管理者双方的责、权、利等工作关系,使双方之间的工作关系明确化、简单化,使各部门分工明确,配合默契,协调顺畅,提高效率.二是会统一员工工作的尺度和标准,无论是新员工进入,还是老员工调换岗位,以及其他岗位培训,都以质量管理体系文件为统一作业的标准教材.

由此可见,量身一套适合自己单位人员结构和业务工作的管理体系文件是至关重要的,并且要根据实际运作情况及时修订完善.

二、严格按照“全员发动、全员参与、全过程受控、全方位达标”要求,组织干部职工认真学习质量管理体系文件.

学习坚持培训与自学相结合,并辅以相应的考核和激励措施,让每位干部职工都熟知岗位职责和熟练掌握本岗位的工作流程.如：我们可以出一套有关管理体系文件的题库放到群共享里,方便大家随时学习,也可以由管理者随时组织考试,考试不达标的可以采取补考或者相应的惩罚措施,成绩优异的给予相应的物质和精神鼓励,充分调动大家的学习积极性,在工作中做到学干结合,严格按照管理要求和程序工作.

三、重视质量记录,使各项工作有依据、有部署、有落实、有成效,出现错误有追溯,有补救措施,有责任追究.

做好质量记录可以追溯已发生的事实,也可以为数据收集、分析、学习、持续改进提供证据.对于一个新单位,做好质量记录更显得尤为重要,不管是年底的业务考核,还是实验室的二合一评审,都要查看大量的原始记录来证明已做工作的成效.如对棉花加工企业的监督检查工作,只要去一次,不管立不立案,都要对所检查的项目逐一记录并签字,即使是简单地下发通知也要做好记录.只要平时在工作中重视质量记录这项工作,我们就会做到临危不乱,发现错误有据可查,便于及时纠正和持续改进.

四、定期或不定期地开展内部审核活动,规范、预防和纠正不正确的管理行为.

内部审核是组织自我完善管理体系的一个非常有力的工具,可以在外部审核发现体系不合格之前,由本组织自己先主动发现并加以纠正.可以说,组织管理好内部审核过程是确保质量管理体系有效性的一个关键因素.首先一定要针对各室工作的分工编制自己的内审检查表,各室之间进行互查；其次要明确内审的重点是致力于发现问题和改进,是管理者介入质量管理的一项重要工具,及时有效地开展内审,可以使单位内部管理日趋规范.

五、加强团队教育,树立本单位共有的核心价值观,培养吃苦耐劳精神,凝聚人心,凝聚共同愿景.

记得之前在北大参加培训时张春晓教授的一句话：“没能力、愿意干：有效率没效果；有能力、不愿干：有效果没效率；有能力、愿意干：才会有效率有效果.”我们要让我们的团队既有能力,也愿意干,实现效率和效果有机结合.能力需要不断地培训和激发,思想境界也需要通过学习来提升和凝练：一是平时要多积累一些关于团队教育的文体资料,多开展一些正能量的有意义的团体活动,以增强集体荣誉感和团队协作意识.二是要加强本单位的文化建设工作,树立整个单位的核心价值观,统一思想,统一工作目标,带领大家为实现共同的愿景而努力,相信只要思想不滑坡,办法总比困难多.

六、建章立制,使各项业务工作规范化、程序化.

一是在质量手册中明确每个岗位职责,做到人岗相匹配,在用人方面实行公开公正的竞聘上岗机制.二是将各项行政管理工作、业务工作、后勤管理工作中易出现混淆不清和无章可循的情况逐一梳理,形成一套行之有效的管理制度,使各项工作规范有效.三是单位上下层层签订业务目标管理责任书,明确工作任务,明确责任追究.四是增强工作的预见性、计划性,年初将常规的业务工作认真梳理,制定工作计划,明确工作重点,将各项工作细化、量化,以提高工作效率.五是要严格实行绩效考核管理,奖勤罚懒、奖优罚劣.绩效考核管理不是单纯的对业绩的考核和奖励,还应该包括对品质和态度的综合评价体系,为了一个单位的长期可持续发展,应把团队合作、人员能力提升、品质态度等实现业绩的过程指标也列入绩效管理之内.激励机制要掌握好外在报酬和内在报酬之间的平衡,要鼓励员工参与决策及从事其感兴趣的工作,提供其学习与进步的机会等.通过绩效管理激发干部职工的工作积极性,激发团结协作精神,从而提升工作业绩.

七、抓好规章制度落实,有效发挥监督作用.

细致具体而又操作性强的各类岗位职责、规章、规范、考核细则等规章制度,在工作管理、日常监督、绩效考评中发挥着极为重要的作用.如何通过有效方式,发挥规章制度的真正作用极为重要,一是领导干部要带好头.制度一旦出台,领导干部必须带头执行,贯彻始终,不打折扣,方能体现制度的严肃性和公平、公正原则.二是普通职工要有自觉行动.所有工作人员都应培养一种主人翁的责任感和使命感,要克服畏难情绪和怕变思想,将制度约束转化为自觉行动.三是要建立健全规章制度自查评估体系和监督检查体系,将层级监督和专门监督相结合,各室自查评估严禁走过场,专门监督员要做好监督记录,并督促大家及时纠正.四是在制度执行过程中不断加以完善,要体现从群众中来、到群众中去的思想,宽严结合、循序渐进,把握尺度,以利于制度的畅通执行和长期坚持.

八、抓好硬件的规范管理,为有效开展工作发挥好支撑作用.

一个单位的硬件主要包括办公桌椅、车辆和仪器设备等,这里我主要针对仪器设备的管理：一是要及时建立健全设备档案,对每台设备进行身份管理,通过对设备拍照、编号,建立设备的唯一性标识,确保账、卡、物一致.二是对设备备件也要拍照建档,以便于快速查找和更换.三是做好仪器设备的维护保养,保证设备检定率、校准率、完好率、维护保养率达100%.四是事前做好设备不能正常运行的应急预案,做好易损部件的购置,定期开展期间核查工作.五是对所有设备粘贴“三色标识”,明确设备状态.

《尉缭子》兵法中的一段话：“凡兵,制必先定.制先定则士不乱,士不乱则形乃明.金鼓所指,则百人尽斗；陷行乱阵,则千人尽斗；覆军杀将,则万人齐刃.天下莫能当其战矣.”这段话告诉我们治理军队,必须要先制度,有了明确的制度,士兵就不会散乱了.士卒不混乱,刑罚就能严明.这样命令一旦发出,如果百人全力战斗,就会攻陷敌阵.如果千人全力战斗,就会消灭敌军,擒杀敌将；如果万人全力战斗,天下就有人能阻挡其进攻了.

想要实现一个单位的规范化管理,也应该像管理军队一样制定严格的制度和质量管理体系,用制度和一套完整的管理体系去实现对软件和硬件的规范化管理,充分发挥个人的主观能动性和团队协作意识,以提高工作效率和工作水平.

（作者单位：阿拉尔纤维检验所）