刍议档案管理技术

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摘 要随着信息革命的不断深入发展,建设科学规范的档案管理机制已经成为一个重要议题.有识之士相信在档案管理方面只有坚持改革创新,与时俱进地适应新形势,就一定可以更好的完成档案管理工作,实现其自身价值.在此基础上,促进档案管理事业的进一步完善,使其走可持续发展之路.本文在分析我国档案管理现状的基础上,点出档案管理技术注重创新的意义,提出档案管理技术的创新观念.

关 键 词档案管理；创新理念；电子文档

中图分类号G271文献标识码A文章编号1674-6708（2011）35-0011-01

在社会主义不断发展完善的今天,我国的档案管理事业取得了一定的成绩.尤其是新中国成立以来,我国的档案管理事业的社会主义建设进程中发挥了较大的作用.然而,在信息全球化的现代社会,我国传统的档案管理在体制、技术方法等方面存在着明显的不足.因此,了解当前我国档案管理中存在的问题,对档案管理技术的创新具有理念上的指导意义.

1我国档案管理现状

1.1管理观念上注重传统的纸质档案忽视电子档案

受传统“白纸黑字,立此为证”观念影响,我国档案管理中一直是重点关注纸质档案.然而不得不指出,随着信息社会的不断发展,我们必须重视电子档案,否则必将再一次落后于世界科技的发展.档案的一个重要特征即是凭证性.然而在众多档案管理机构中,并不认同电子档案的这一特性.通常,在我国只有纸质档案和电子档案共同流转方可生效.亦或是,仅凭纸质档案就可以独立成为各机构开展工作的重要凭证.然而,仅凭电子档案是不可以单独行使其凭证性的.这样的认知是不科学的,存在着很大的偏见.

1.2电子档案的归档及管理中存在不科学的现象

在各机构内部的流通过程中,不科学的电子档案归档方式不利于档案管理事业的长期发展.机构内部的档案部门在处理电子档案时,通常通过收集和移交的方式,将属于各部门的档案统一管理.然而,由于电子档案生成较为分散、操作更为简易等特征,原有的归档方法、归档程序难以适用于电子档案的需求.

在电子档案管理方面,一些不科学不完善的管理方法也会不利于其信息资源的长期留存.与保存纸质档案相比,长期保存电子档案更加取决于全程工作.电子档案的格式、初始数据等问题在形成、流转、移交等过程中任何一个环节都会影响电子档案的长期保存.在我国,电子档案的初始数据的管理缺乏规范性和科学性,因而极易在后期传输过程中出现差错.这种状况自然导致电子档案的长期保存难以实现.

2档案管理技术创新的必要性

在信息全球化的当今社会,档案管理技术的创新是适应时展的必然要求.在面对这个开放性社会时,发展市场经济就必须发展档案管理工作的创新.首先,档案管理技术创新有利于从根本上做好档案管理工作,促进各机构做好本职工作.档案记录有各机构的第一手原始资料,记录着其发展历史与进程.由此不难看出,档案管理是维护管理机构历史真实面貌的重要工作.做好档案管理是衡量一个机构管理水平的重要标准,是促进各机构工作质量和工作效率的必要条件.档案管理技术的创新有利于各部门从本质上解决档案管理问题的关键.其次,档案管理技术创新有利于管理人员观念的转变.我国现阶段不重视电子档案很大程度上是因为电子档案机制本身存在一定的问题.改革档案管理技术,完善电子档案归档、存储,建立电子档案管理机制,使相关管理人员从事实上看到电子档案的优点.凭借这些,改变相关管理人员的档案管理观念亦不是难题.档案管理人员观念的革新对档案管理事业的进一步发展具有重要意义.

3档案管理技术创新原则

首先,档案管理技术创新应培养整体意识.档案管理工作中的档案虽然是来自个不同的机构部门,但由于其信息是的交叉性,所有的档案又是一个统一的整体.在档案管理技术创新过程中,必须从宏观上把握档案管理的整体性.只有这样才有可能探索出科学有效的创新管理技术.其次,档案管理技术创新应该注重档案的服务性.档案管理的根本目的在于合理运用档案.众所周知,做好档案工作最直接的目的就是发挥档案的作用,实现其价值.全面加强档案管理技术的创新就是要更好地开发利用档案,实现信息共享,促进社会信息化的全面发展.因而,在档案管理技术创新过程中尤其应该注意档案的服务性.所有的创新应该更人性化,更为有效的为其服务,满足档案管理工作的需要.

4档案管理技术创新方式

4.1实现档案管理技术与现代科技的有机结合

我国传统的档案管理技术较为落后,其中整理工作较为繁琐,众多的重复劳动在无形中浪费了社会资源.随着计算机网络的进一步发展,传统档案管理技术中的缺陷更为突出.与传统的档案管理相比,电子档案管理在档案管理工作中的优势非常明显.在此形式之下必须正视这一现实,全面实现档案管理技术与现代科技的融合.利用计算机等现代技术促进档案管理事业的发展.

4.2建立电子档案管理制度,促进纸质档案与电子档案的有效统一

目前,我国电子档案管理系统的发展极度不统一、不完善,很大程度上是电子档案管理技术、管理标准不足造成的.由于缺乏相应的标准,电子档案管理建设水平较低,存在相当严重的安全隐患.因而,必须建立并完善相关管理制度.

5结论

在社会飞速发展的今天,机遇与挑战是并存的.在档案管理过程中,只有用发展的眼光看待身边事物才有可能抓住机遇,促进档案管理技术的全面创新,促进档案管理事业发展与完善.只有时刻注意创新,有可能实现档案管理的科学化、规范化和法制化.笔者相信,当档案管理技术创新过程中有所注重,必定能更好地完成档案管理工作,实现档案管理的价值.