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背景
2004年3月,UT斯达康公司被美国权威财经杂志《福布斯》评为“2003年度全球25名成长最快IT企业”.UT斯达康在宽带、光传输、软交换、3G移动通信系统上的突出表现更是赢得业界瞩目.在瞬息万变的商业环境中,UT斯达康管理层已深深的意识到：只有不断完善自身信息化建设水平,不断提高企业整体的能见度,增强企业运作过程中的灵敏度,这才是今后企业最大的竞争优势所在.
去年,UT斯达康内部ERP运行的过程中,随着业务不断扩张,现有的ERP系统不能完全满足现阶段企业发展,已成为公司发展瓶颈.同时,更加严峻的是:全国六大区域五十多个城市合同的签订、履行、管理出现滞后,造成物流部门不能及时配送,培训部门不能及时合理安排课程和调配师资,售后服务不及时等新的问题开始困扰着UT的信息主管部门,电子商务运营体系的启动迫在眉睫.
看到了问题的迫切性及关键点,2003年UT斯达康在先后考察了多家厂商的商务管理解决方案,并进行多次比较和对比试用之后,最终决定由北京万维易化系统软件开发有限公司和甲骨文这两家公司联合开发.甲骨文负责企业核心的MRP和财务,万维易化负责的销售管理如合同、应收款、物流配送、产品配置、售后服务.
成功的解决方案
在深入研究了UT斯达康目前的商务运营模式后,万维易化对UT斯达康有了准确的认识.当时UT斯达康内部的项目合同管理现状还是以Excel和电子邮件这样的手工模式为主要交流方式.由于对许多重要的数据和文档没有系统地管理,从而经常造成丢失遗漏的情况.报表一般都需要经过繁琐的人工整理,管理层接到的汇报报表数据已不是实时.通过对UT斯达康多个部门的调研,万维易化针对UT斯达康销售合同管理的需求做出总结并提出了详细设计方案.
依靠拥有丰富的大型软件项目开发实践经验及凭借先进的软件工程管理理念,万维易化决定将为UT斯达康建立一个统一的、基于互联网运作的、逐步覆盖项目合同执行所有业务的、可扩展的商务管理平台,使各大区售前、销售、商务、工程、产品服务、库房及总部BOD(物流管理中心)、UU大学(UTStarUniversity)、商务部、库房等部门能在同一平台上进行资源共享、流程协调式工作.从而提高合同执行透明度,对每一个销售合同处理各阶段进行全程监控记录.使公司管理层能够集中精力作好资源调度和宏观的项目规划,实现公司资源共享,高效运作的目的.
这套商务管理平台解决方案功能完善、强大,全面满足了UT斯达康的两大要求:第一,满足了UT斯达康各销售大区及杭州总部对销售合同管理的要求,第二,该平台同时能满足与OracleMRP及财务的接口要求,所有合同信息都能实时提交至OracleMRP及财务.
UT斯达康商务管理平台分为三层管理.第一层是公司管理高层,他们主要制定销售计划、下达销售任务,并宏观监控项目和销售合同的执行情况.第二层是各大区管理层,他们对各大区内的项目规划做具体安排,并监控执行情况.第三层是执行人员,主要任务是执行销售合同各类子项和上传各类汇报文档.这样的规划,使UT斯达康所有的业务制定与执行,都集中在一个统一的平台上.从而使管理更加清晰,同时各层管理人员都能及时、准确、清晰的跟踪业务的进展情况.
在合同处理的业务过程中,主要有项目前期、签订与执行三部分.项目前期的计划管理和监控的重要性甚至超过了合同执行.对于UT斯达康管理层来说,他们不但要求商务管理平台能处理销售签单后的合同各子项的执行,更要求对签单前的项目也能进行管理和监控.尤其是项目预测和费用控制这两个方面.
在没有建设电子商务管理平台之前,UT斯达康管理层对项目前期工作的管理非常困难.其原因主要是信息获取的困难.相关信息需要层层上递才能送达公司高层手中.商务管理平台让这一切都变得轻而易举.例如在进行项目预测的工作时,所有项目前期资料,都可以以报表汇报形式实时提交到平台上.从而公司管理层能够对销售成功的可能性、销售金额的多少、项目所需产品的提前备货等等问题做出完善的计划管理和准确监控.
在这个电子商务管理平台上,业务运作部门通过平台排出发货任务单,指挥库房出库.同时利用商务管理平台还能够对发货作实时的跟踪,销售大区可以通过合同号跟踪每一个合同的发货情况.通过在统一平台上运作,业务运作部门可以看到各大区提交上来的设备清单,反过来业务运作部门的发货单及库房的出库装箱单对各大区来说也是透明的,这样最大限度地利用信息资源共享,避免通常的和E-mail人为的查询.
令人惊喜的效益
商务管理平台为UT斯达康带来了巨大变化,实现了统一制度、统一数据库、统一管理流程,所有的合同在网上运行,做到了合同集中管理.真正满足了UT斯达康各个分公司以及总公司的业务运作,为全公司的业务统一和规范打下良好的基础.其次,该平台对项目与合同处理各阶段都能进行全过程控制和跟踪.信息整合涉及项目规划、项目计划、合同签订、发货执行、工程执行、培训执行、考察执行、收款执行等业务,整合了原来几个系统实现的业务功能.
此外,这一商务管理平台,可以重点对销售额、应收帐款、利润、成本等4项主要指标进行完善控制.使业务流程和管理更加规范和有效.而且商务管理平台也完全支持管理层能够随时看到每个合同执行的实时状态和具体内容等.
公司管理层能得到针对各大区、办事处、产品、甚至具体销售人员的分析和考核报表,而且这一商务管理平台具有灵活的基于组织机构、销售分区、产品类型以及业务流程和阶段的动态用户权限控制和管理.这些都很好地适应了将来UT斯达康内部组织机构或销售分区的变动.
现在UT斯达康的大区向总部的汇报基本都以系统为主,E-mail、Excel报表的汇报方式已经逐步消失.每一个项目也只能在系统中立项,否则无项目号产生,无法上报销售预测.而且每一个合同都必须在系统中执行,否则此合同将无法得到发货安排.这些规范化的管理保证了UT斯达康的健康发展.万维易化商务管理平台的成功应用,使UT斯达康如虎添翼,市场竞争力得以大幅提高.