录入号有错提醒

时间:2023-12-23 点赞:43092 浏览:80471 作者原创标记本站原创

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如果给录入加个提醒功能,出错的机会就少多了.

在Excel数据信息里随处可见.录入过程中稍不留意,出错难免,而且处理不好会给后面利用的信息带来不少麻烦.比如目前打印的学生、职业资格证、合格证等或者其他情况都要求有,一旦录入出错,给及后面的工作带来的后果可想而知.如果能在Excel表格中录入的时候多一个提醒功能,做到录入时及时发现错误并及时更正,相信出错的机会就少之又少了.

利用Excel公式对的录入进行准确性检验,可确保号录入的准确性.它可以检验出15位或18位的录入时是否是15位或18位,而且18位(目前绝大多数为二代了,即都是18位号),其最后一位是检验码,它是根据前17位数字依照规则计算出来的,其值0~9或X.一般情况下只要有一位数字录入错误,依照规则计算后就会与第18位数字不符.当然不排除按错误计算后恰好与检验码相符的情况,但这种情况出现的可能性较低.

利用下面介绍的设置功能,录入时除了可以检测出录入位数的对错外,同时还可以检验18位的是否合法,及时在录入时提醒录入者,大大提高录入的准确率.

方法一:自动弹出提示信息

这种方法是利用Excel数据有效性设置自动弹出提示框提醒.

在录入前,一般先设置要录入的所在列为“文本”格式,否则在Excel单元格中输入的数字位数超过11位后,会变成科学计数的形式,即不能正常显示(“文本”格式的设置方法这里不细说).本文要录入的所在列为C列,那么要设置录入的所在列(C列)的有效性,让其能在录入不正确的时候及时提醒.


第1步:选定“C列”列头,选菜单“数据→有效性”(图1).

第2步:当打开“数据有效性”对话框后,选择“设置”选项卡的“允许”为“自定义”.公式引用的位置,把下面的公式输入进去(图2):

等于OR(LEN(C1)等于15,IF(LEN(C1)等于18,MID("10X98765432",MOD(SUM(MID(C1,ROW(INDIRECT("1:17")),1)*2^(18-ROW(INDIRECT("1:17")))),11)+1,1)等于RIGHT(C1)))

第3步:公式输入完后,选择“出错警告”选项卡的“样式”为“信息”.“标题”下面的内容输入提醒文字如“注意!”.“出错信息”下面的内容输入“请您再次确认,您录入的是否准确!”等文字,最后点“确定”(图3),数据有效性设置就完成了.这时录入完成后如果出错,马上就会自动弹出提醒对话框,提醒录入人员重新核对,避免了出错了还不知道.

方法二:设置辅助列进行提示

这种方法是在所在列旁增加一列用于设置文字提醒.

如在D列设置,D1单元格输入“对错”作表头,在D2单元格输入下面的公式:

等于IF(IF(LEN(C2)等于18,MID("10X98765432",MOD(SUMPRODUCT(MID(C2,ROW(INDIRECT("1:17")),1)*2^(18-ROW(INDIRECT("1:17")))),11)+1,1)等于RIGHT(C2),IF(LEN(C2)等于15,ISNUMBER(--TEXT(19&MID(C2,7,6),"#-00-00")))),"正确","错误")

输入完后按回车,然后向下填充该公式即可.这样如果录入对了,其对应的右边D列显示“正确”,不对了显示“错误”.

为了使“错误”显示得更显眼,还可以在D2单元格输入公式后,先设置一下D2单元格“条件格式”,再向下填充该公式.通过单元格“条件格式”,让显示“错误”的时候,字体变成红色同时加上底纹颜色,以便更好地区别出来.设置方法(步骤):

在D2单元格输入完上面的公式后,选中D2单元格,选择菜单“格式”,选择“条件格式”选项,“条件1”选择“单元格数值”,选择“等于”,接着在后面框中输入“等于"错误"”.

选择“格式”按钮,选择“字体”选项卡,颜色选择“红色”,再选择“图案”选项卡,在“单元格底纹”下选择一种底纹颜色“灰色”,点击“确定”按钮返回,再点击“条件格式”对话框上的“确定”按钮完成设置(图4).

再用D2单元格向下填充其公式,就会连同设置的“条件格式”一起向下填充了.当录入的出错时,其对应的D列上所在的单元格会显示出红色字体的“错误”两个字及该单元格被加上“灰色”底纹的效果,当号错误时,显示得更显眼(图5).

当全部录入完后,如果D列不想要了,可以隐藏它或者直接删除.

以上两种方法的设置,都可以在录入出错时,马上提醒录入人员重新核对,避免号录入错误了还不知道.这两种方法可以单独使用,也可以一起使用,至于使用哪种方法,可以根据自己的需要和习惯来定.第二种方法也可以用在都录入完以后对所有的检查.


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