OA办公自动化系统在中小型房地产企业中的应用

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摘 要：在高风险的房地产行业,中小型房地产企业应正确认识OA办公自动化系统,根据企业规模和特点选择合理的OA软件,打造适合自己的智能化办公平台.

关 键 词：OA办公自动化系统；房地产；信息化

中图分类号：F29文献标识码:A

2011年来,随着国家宏观经济的严厉调控,各地不断出现的流拍事件表明,房地产行业市场风险已经非常突出.如何通过提高管理水平和降低成本,已经成为房地产行业发展的必然趋势,更是众多中小房企在激烈市场竞争中站稳脚跟的制胜法宝,这离不开提高企业的信息自动化程度.其中,OA办公自动化系统（又称OA平台）,作为目前技术成熟、普及率高、成本低廉的信息平台,能有效提高房地产企业的效率、降低成本、加快企业发展,从而提高产品质量,提升企业形象,提升企业竞争力,控制企业运营风险.

目前,在为数众多的三四线小城市的中小房企中,仍有相当一部分企业除了委托网络公司建立自己的网页之外,连最基本的办公信息平台都没有.还有一部分已经建立了OA平台的企业,却并未收到事半功倍,节省人力物力财力的目的,反而踏入信息化误区,把OA平台变成摆设,造成了不应有的浪费.那么在实际应用中,中小型房地产企业应该怎么认识和应用OA办公自动化,有哪些需要注意的问题呢,下面将就此进行探讨说明.

一、为何要使用OA办公自动化系统

据调查,现在大多数中小房地产企业使用的组织结构仍然是部门职能制和工程项目制的混合结构.这种组织结构的缺点是要求严格执行刚性管理的规定,造成员工与上司、员工与员工之间的沟通存在等级障碍,员工的信息、意见和建议只能逐级汇报,不能越级；同时,由于各部门缺乏交流甚至为了各自小利益而相互掣肘,部门员工只对自己工作负责,不考虑整个流程的效率和公司大局,虽然个人业绩好像很突出,却使得公司或项目整体工作效率低下,影响其他部门或员工的工作热情.所以,有必要对这种等级制度进行改革,而OA办公自动化系统的出现,使得上下级别之间的沟通障碍大大降低,在平台内部一线员工和老总之间也能互相直接沟通.或者通过日常日志的记录,领导层可以通过日常日志、内部论坛以及各种信息汇总,及时发现员工的心理和工作动态,有针对性地进行关心释疑沟通,使员工时刻感觉到公司的关注的阳光,忠诚度和归属感将大大提升.

再者,通过OA平台,将使房地产开发企业的组织机构、工作流程进一步规范化,增加管理透明度,实现远程管理,提高管理效率.在平台内部,通过公开的规章制度和业务流程,使各部门对自己的职责、权限有明确界定,也使得每个工作人员对自己的职权范围有了更清晰的认识.通过智能化的流程,使得各工作环节衔接紧密,上一步审批意见完成后立即可以传到下一步,删改记录和审批意见保存完整,提高工作效率.

信息共享是OA平台中一个很重要却常常不被重视的功能.中小型房产企业在发展壮大过程中,人员的流动进出是不可避免.通过建立内部的信息平台,各个项目部的经验和技术、合作厂家等,可以即时总结共享.各项目部通过OA平台共享的信息,迅速做出适合自己项目部的经营调整,准确及时地把握市场信息,避免相同问题的发生,也有利于降低项目部采购成本,提高管理效率.

二、OA办公自动化系统的选择问题

在实践中,经常遇到的问题就是一些刚接触OA平台的老总,听闻自动化办公的种种好处,出于互相攀比的心理,非名牌不买,大手笔购买一套昂贵的软件回来.安装使用后,却发现自己公司的日常业务顶多只能应用其中几种功能,更多的功能被束之高阁,犹如买了最新的苹果四代,却只能用来打.还有的企业反其道行之,以只要拥有一套办公软件就可以的心态,选择了质劣价低的低端版本软件,甚至使用网上的免费版本,结果在使用中却发现自己的个性业务无法实现升级,或者在使用一年半载后,网站倒闭,给自己造成了不应有的损失.

其实,只有软件跟自己企业的管理理念、管理流程、管理方法融合,才能成为企业运营的润滑剂和得力助手.一套精简到不能升级换代,或者臃肿到眼花缭乱华而不实的软件系统,反而会成为小型房产企业快速发展的拦马索,增加了无谓的开支不说,还滞碍了企业的正常运行.房地产行业具有自己的特殊性,它所涉及的项目管理、成本核算及工作流程与其它行业都不尽相同.所以房地产企业在在购买正版系统时,应该与软件商沟通,将自己的企业文化、企业经营方式和发展愿景结合起来,打造属于自己企业的办公平台,避免后期的各种遗憾.

三、OA办公自动化系统的内部建设问题

由于我国国情现状,房地产行业在早期是一个相对高利润的行业,管理规范化、科学化的迫切程度比起一些高科技工厂要差很多.特别是很多小型房地产企业一把手对信息化平台的建设不是非常重视,或者片面认为只要软件买到手,硬件安装到位,就万事大吉.其实,要在企业内部推广自动化办公系统,不仅需要员工的努力,更需要企业领导层的大力支持.在平台应用前期,需要各个业务部门提出自己的业务要求和规章流程,需要一把手指定专门负责人对各部门进行协调调研.只有企业各部门积极配合,才能确保流程顺畅、表格正确、业务顺利,才能确保系统开发应用的符合本公司的实际要求.

房地产业的管理软件包括财务、销售、OA、项目管理等多个种类,所以企业负责人必须清醒认识到固定单一软件的优势和不足.不能认为OA平台软件是万能的,有了自动办公系统就立刻几倍地提高工作效率,短期产生巨大利润,将公司所有业务全部囊括；也不能把办公平台片面认为仅仅是企业升级、搞面子工程之类的可有可无的东西,随便安排一个文员全盘管理,导致设施闲置、系统空闲.合理的方法是老总至少安排一名副总级别领导负责,指派经过培训的专业负责人,对办公平台进行运行维护.同时要求维护负责人要眼界开阔,有建筑开发、计算机、管理等各领域的专业知识.在平台建设维护中,不求平台专业负责人的知识研究有多深,只需要他能解决日常运行中出现的普通问题,判断问题的严重性和掌握全面的软件应用.

四、搭建OA自动化平台的方式

对中小房地产企业来说,公司能上网的就业人员一般在200人以下,最常见的在几十人左右,建议优先选用B/S模式搭建.当然,技术实现只是解决方案的一部分,用户要根据公司未来业务发展目标做出适合自己的选择,而不能被一些仅拥有一种技术模式的软件供应商所误导.

在实际调查中,发现相当一部分小型房地产企业在服务器管理方面缺少专业人才.为了降低成本,甚至有的企业把财务出纳电脑当作服务器使用,而软件公司为了能卖出软件,也默许这种不负责任的行为,这样的危害是可想而知的.服务器电脑作为日常办公电脑来持续使用,在U盘复制、上网浏览、邮件收发等方面,经常由于人为原因中毒或木马,不得已重新装机,甚至数据库被破坏,造成重大损失.另外,当服务器作为内部局域网电脑连接,加以端口映射方式使用后,也容易受到内部局域网病毒的攻击感染.在此推荐中小型房企按如下方式进行架构：服务器单独使用一根普通线连接网络,公司内部局域网使用光纤宽带上网保证速度.当公司内部局域网受到破坏时,保证服务器不受影响,也避免遭受内部人员的非善意攻击.

总之,信息化已经成为现代房地产行业发展中必不可少的辅助手段,而其中的OA办公自动化系统是最适合中小型房产企业优先选用的办公平台.在建设和使用OA平台过程中,要秉着"专业、适用、易用"的原则,打造适合企业自身的智能化网上办公系统,让企业管理更上一层楼.