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最近帮公司制作了一份宣传用的PPT幻灯片,为了展示公司业绩,引用了大量的数据表格和文字内容.其中有很多都是来自于已有的Word或Excel文档.可是这些Word、Excel的原文档内容往往是需要随时修改的,如果每次修改原文档都要顺带重新修改PPT中的文本、数据的话,那就太麻烦了,怎样才能解决这个麻烦事儿呢?
其实只要通过设置链接,就可以让PPT中显示的文本、数据表格自动随着原文档的修改而自动更新,省却手工修改的麻烦了.
先打开提取了内容的Excel或Word文档,选中要复制引用的文字或数据表格（如果是新建的文档,一定要命名保存后再复制,否则以后会找不到源文件刷新）.回到PPT窗口中,定位到要粘贴的幻灯片,在“开始”选项卡中单击“粘贴”的下拉按钮,选择“选择性粘贴”,在弹出的“选择性粘贴”窗口中,单击选中“粘贴链接”,确定即可把复制的内容粘贴到当前幻灯片中.
现在不管对原Word、Excel文档如何修改,只要把修改的文档保存好,粘贴到PPT中的文本、数据也会同时自动刷新成修改后的状态.如果修改原文档时PPT文档没有打开,则会在下次打开PPT文档时提示是否刷新链接,选择“更新链接”则马上刷新.事实上不只是表格,Excel中绘制的图表也可以在PPT中粘贴为链接并即时刷新.
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隐藏上层图形
问：幻灯片中若编辑的对象被上层图形遮住了,想要选中并编辑下层对象就比较麻烦,应该怎么办呢?
答：对此可考虑暂时隐藏上层图形.如果使用的是PowerPoint2007/2010,只要在“开始”选项卡中单击“编辑”组中的“选择/选择窗格”,打开“选择和可见性”窗格,窗格中会列出当前幻灯片中的所有图形,只要单击相应图形项后的眼睛图标即可暂时隐藏该图形,再次单击则恢复显示.单击下面的全部显示、全部隐藏则可完成相应的任务.图形、对象太多时要从列表中找会比较难,你可在页面中单击选中图形或对象,在列表中对应的项就会自动选中.