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物资材料占工程成本50%以上,每年的采购额达到几十亿元,中铁大桥局集团有限公司（简称中铁大桥局）因此对物资采购管理格外重视.
然而,作为一个项目型企业,机构分散,管理难度大,采购业务缺乏规范等问题却一直困扰着中铁大桥局物资管理部.
让一系列管理办法落到实处
中铁大桥局是中国中铁股份有限公司的全资子公司,是集桥梁科学研究、勘测设计、工程施工、机械制造于一体的大型工程公司,是我国桥梁建设的骨干和龙头企业.
和很多建筑企业一样,中铁大桥局采用项目化运作,这决定了机构比较分散.随着我国越来越多建筑企业开始承包国际工程,中铁大桥局地域分布广的特点变得更为明显.如何实现对分布在各地的机构的集中管理,是建筑企业所共同面对的挑战.为此,中铁大桥局建立了集中式的财务和资金管理信息系统、物资信息管理系统等来强化对分子公司和项目部的管理.
在物资采购领域,尽管出台了《中铁大桥局工程项目物资集中采购实施办法》等一系列物资采购体系、制度、流程等来提高物资集中采购的管理水平,但在2010年10月之前,中铁大桥局在信息化建设方面却由于各种原因没有太多的进展.缺乏IT系统支持,这些管理办法难以真正落到实处.
在很长一段时间,中铁大桥局的物资采购还停留在手工操作、分散管理阶段,工作效率较低,管理不规范,采购成本相对较高.不仅如此,由于中铁大桥局物资采购的周期长,采购过程监控难,供应商信息沟通不畅,导致采购物资不及时.
中铁大桥局物资管理部部长戴振洋介绍,建立一个集中的电子商务平台来对物资采购进行统一管控,对中铁大桥局来说已经刻不容缓.2010年11月,中铁大桥局领导在专题会议上决定建立电子商务平台,并交由物资管理部承办.
经过几个月从企业规模、技术实力、产品优势、项目管理经验、实施人员素质等方面对涉及电子商务平台业务的多家软件供应商进行考察,中铁大桥局最终选择浪潮集团作为其电子商务平台建设的合作伙伴,并选择其电子商务云解决方案作为平台.
值得一提的是,此前中铁大桥局已经应用了基于浪潮GS平台开发的财务核算系统、报表系统和BI系统.戴振洋指出,他们选择浪潮的另外一个重要原因是希望IT系统都基于统一平台以实现财务业务一体化.
逐个解决三大难点
中铁大桥局电子商务平台的建设,一方面要考虑到其机构众多,分布广泛,推广难度大,另一方面还要考虑到如何吸引众多供应商加入到平台中来,其建设难度之大可想而知.中铁大桥局在浪潮实施人员的帮助下,逐个解决了遇到的多个难题.
难点一：采购流程复杂
解决方案：将采购流程分为三种方式分别处理
中铁大桥局针对不同的物资采用了不同的采购模式,而不同采购模式的采购流程也是不一样的.针对这一情况,物资管理部进行了多次讨论研究,并邀请浪潮集团进行充分的需求分析.物资管理部还在2011年1月13日召开了各子分公司物资部长参加的电子商务平台调研会,最终确定了电子商务平台的主流程以及三个采购流程.
1.招标采购.主要用于招标中心,满足大宗物资和机械的集中采购要求.整个采购过程由流程驱动,包括前期的采购项目管理、审核、发布招标预告及公告、补遗答疑,后期的开标、评标、定标和中标等管理流程.
2.询价采购.主要应用于各分子公司,针对分子公司及项目部数量少、金额小的物料采购.流程较简便,采购执行速度快.
3.竞价采购.应用电子商务平台形成的特色采购方式,针对规格固定、需求紧迫的物资采购.
难点二：如何吸引供应商参与
解决方案：制订供应商管理流程,要求供应商通过平台参与投标、竞价和询价
要用好一个面向供应商的开放式电子商务平台,中铁大桥局要吸引更多的供应商来参与,使供应商认可平台并参与其中.为此,中铁大桥局秉承公平、公开、公正的原则,制订了供应商管理标准和招标流程,要求供应商通过电子商务平台才能参与投标、竞价和询价.在建立供应商管理标准后,中铁大桥局便对供应商进行登记注册和分级管理,并发布在平台上.
电子商务平台对供应商的管理覆盖了供应商基本信息上传登记、审核注册、资质管理、投标过程管理、供应商动静态评价和监督体系等一整套的管理工作.据悉,目前中铁大桥局的供应商库共有460余家.
难点三：作为项目型企业组织太分散,如何使平台快速推广
解决方案：进行不同层次的培训
大部分信息化项目要想快速推广,唯有进行行之有效的培训.为此,在2011年4月27日,中铁大桥局物资管理部组织了电子商务平台的培训,各子分公司、机关相关部室50余人参加了此次培训.此次培训的目的是在全局范围进行推广使用.此外,项目组还希望通过更多操作人员的使用,发现并指出系统存在的问题,为系统提出改进建议.
同年的7月20号,物资管理部又组织浪潮开发人员到中铁大桥局六公司进行试点培训,中铁大桥局六公司物资部门的全体人员参加培训.浪潮开发人员先对平台流程和相关功能进行详细介绍,然后让学员一一上机操作,旨在让学员全面掌握他们可能经常用到的询价、计划、公告发布和定标等功能的实现.
催生物资供应管理变革
2012年6月1日,中铁大桥局电子商务平台通过验收.戴振洋总结说,到目前为止,电子商务平台达到了之前物资管理部的期望值,即规范采购业务,实现对物资采购业务的集中管控,以及优化采购流程.
首先,实现了物资管理标准化.借助电子商务平台的应用,中铁大桥局对采购流程进行梳理,并将梳理结果固化到系统中,从而规范了采购行为,大大减少采购过程的随意性.与此同时,平台的应用还缓解了采购渠道管理不规范、业务处理手段落后、与供应商联系沟通环节多等问题,大大提高物资采购管理水平.
其次,实现了阳光交易.借助电子商务平台,中铁大桥局开始在网上进行公开采购,实行网上监督,最大程度地减少暗箱操作.不仅如此,如有需要,相关人员可以通过平台追溯采购历史记录,从而对采购过程进行有效监管.
再次,缩减了采购成本和采购费用.很多以前只和某些区域分公司有业务往来的供应商如果通过认证,借助电子商务平台可以将业务扩展到全国.而对于中铁大桥局本身来说,采用电子商务平台一方面增加了采购商的数量,通过充分竞争能够获得更低的采购价格,另一方面很多原来需要出差去办理的业务可以直接在网上办理,减少了差旅、通信等费用.
最后,平台所提供的信息能够为决策提供支持.电子商务平台将物资和采购信息准确、全面地展现出来,企业管理者可以方便地了解每种物资的价格、数量、库存、合同执行、供应商情况等信息,从而在进行决策时有据可循.
除此以外,电子商务平台的建设还将促进中铁大桥局进行物资供应管理改革.电子商务平台不但提高了业务员的采购效率,还为管理层进行决策时提供更直接、全面的信息支持,从而为其进行进一步物资供应管理改革打下坚实的基础.事实上,由电子商务平台催生的网上采购模式已经标志着中铁大桥局迈开了改革的第一步.
戴振洋介绍,下一步中铁大桥局将不断完善电子商务平台,这主要包括注重完善采购细节的处理,满足不断增加的新业务需求；用好竞价采购模式以降低采购成本；实现电子商务平台与财务资金系统的集成.此外,戴振洋还透露,他们希望以电子商务平台为依托,建立企业云平台.