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摘 要：出口贸易环节多,业务流程与计算繁杂,是企业经营过程中一项重要的活动.采用VisualFoxPro开发的出口商品管理和形式自动生成系统可以有效的提高中小型企业管理者的工作效率,方便企业出口贸易业务的运作.
关 键 词：商品管理；形式；VisualFoxPro
中图分类号：TP319文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)13-3058-03
DesignofExportProductsManagementandAuto-creatingProformaInvoiceSystem
CHENYi-kuang
(PhysicsandElectronicEngineeringDepartment,HanshanNormalUniversity,Chaozhou520141,China)
Abstract:Exporttradelinkanyparts.Itsoperationandcalculationareveryplicatedwhileit’sveryimportanttothebusinessofanenterprise.Theexportproductanagementandauto-creatingproformainvoicesystembyVisualFoxProcanenhancethemanager’sworkefficiencyandmaketheexporttrademoreconvenient.
Keywords:productanagement；proformainvoice；VisualFoxPro
1概述
出口商品的管理和开具形式历来都是外贸企业面对国内外客户的一项关键而又复杂的工作,需要综合企业多个部门的各种信息和知识.传统的手工管理和开票方式不仅效率低,而且容易出错,商品报价的及时性也难以保证.采用VisualFoxPro开发的出口商品管理和形式自动生成系统不仅可以对出口商品的资料进行管理,还可以对产品供应商以及国内外客户的资料进行管理,最终根据管理者所选中的商品和客户的资料自动地生成Excel形式,节省了外贸企业的人力物力,促进了企业出口贸易业务的发展.
2开发软件的选择
首先该系统涉及商品、供应商以及客户等大量的数据,并要从这些数据中找到有用的信息予以输出,因此需要采用数据库技术.目前市面上流行的数据库和开发软件很多,经过认真分析它们的优缺点,并结合目前国内大多数外贸企业的软硬件环境,选用了微软公司Windows平台下的VisualFoxPro6.0作为数据库和开发软件.选用该软件有以下三个方面的优势：
1）VisualFoxPro6.0是比较简单的关系型数据库.它为用户提供了可视化的界面,允许用户在该界面上创建数据库对象和数据输入.提高了数据库的使用效率.
2）VisualFoxPro6.0提供了很多设计器,诸如“数据库设计器”、“表设计器”等,另外还有一些向导工具.利用这些设计器和向导工具,不用编写大量的程序代码,因而使数据库的使用更加的方便.
3）VisualFoxPro本身就是一个数据库开发系统.可视化的开发平台和大量控件的提供节省了开发工作量,提高了开发的效率.使用它开发数据库系统效率高,稳定性好.
综上所述,VisualFoxPro6.0可以满足系统设计的要求,所以用它来开发出口商品管理和形式自动生成系统是非常合适的.
3本系统的特点
目前外贸公司的形式多数为Excel文件,并通过电子邮件发送给客户.之所以采用Excel文档,是因为国内外客商大多有安装微软公司的office软件,形式可以被正确的显示.市面上很多外贸管理系统,其形式是一张张的报表,而报表一般用于打印,如果通过邮件发送给客户,客户可能因为没有安装相应的软件而无法打开.本系统的一个特点就是自动地生成Excel形式,而不用手工填写Excel文档.
首先新建一个Excel工作簿,对该工作簿中一些单元格进行设置,如图1所示.
点击该工作簿菜单栏最左边的“文件”,选择“另存为”.在弹出的对话框中,将保存类型改为“模板”并将保存位置改成存放模板的地方.如图2所示.
图1
图2
图3
在完成了订单的相关信息输入之后,在形式管理界面,如图3所示,点击“导出到Excel文档”按钮,则形式自动生成,如图4所示.
本系统的另外一个特点是对产品进行管理的时候,不仅能够修改产品的文字信息,还能修改产品的图片.如图5所示,点击控制按钮“编辑”再双击产品列表中需要修改的产品记录在产品图片这一列所对应的单元格,在弹出的窗口中修改图片即可.
本系统还有一个与其它外贸管理系统不同的特点,其它系统大多数将产品图片直接存储在硬盘上,然后在数据库中保存图片的绝对地址.这样系统要正确显示产品的图片,必须安装在指定的硬盘分区和目录.本系统将所有的产品图片直接存储在数据库中,并不以图片文件的形式进行存储,这样无论本系统被安装在硬盘的哪个位置,产品图片都能正确显示.
图4
图5
4结束语
从中小型外贸企业的实际需求出发,基于VisualFoxPro数据库设计的用于管理出口商品并能自动生成形式的系统,主要服务于企业的管理者,方便外贸企业出口贸易业务的运作.该系统功能丰富且操作简便,易于维护,能明显地提高企业员工的工作效率.