水利水利档案管理信息化建设

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摘 要：在市场经济的促进下,人们生活水平不断提高,对周围各种基础设施要求日益增加,水利工程作为当前人们生活中主要的基础控制措施和基础管理方法,其在管理和应用的过程中是保证水利工程质量和功能的前提关键.水利工程作为一个利国利民的基础设施其管理过程是不可避免的,其在管理中存在的各种缺陷和问题都要进行严格的控制和分析,保证其管理控制措施是当前水利工程当前发展的前提关键.本文就水利工程档案信息化的建设进行探讨.

关 键 词：水利工程；档案资料；管理

一、引言

水利档案信息化建设具有广泛的内容,它包括了档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍的建没以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定等.

水利工程是当前社会发展过程中,人们生活和生产中的重要组成部分,是人们生活和生产的基础设施.它不但是城市供水的前提和基础,更是保证各个生产领域顺利进行的基础设施.在过去,人们对水利工程认识不够,造成水利工程在管理过程中的种种失误与不良,致使水利工程没有发挥其具体作用.

随着科学技术的不断发展,水利档案管理已成为当前企业发展中的重点成分.在我国传统法的水利档案管理过程中,由于人们对水利档案管理的重视不够,使得我国水利档案管理中存在着多种问题.随着当前市场经济的飞速发展,人们对档案信息的认识不断加深.档案信息化已成为当前水利档案管理过程中的主要形式,是加强水利档案管理工作的重点.随着当前社会化建设的不断加快,如何实现档案信息自动化管理是当前水利档案管理工作中的重点.在水利档案管理信息自动化的过程中,需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势,分析其中管理过程中存在的多种问题,结合当前各种实践来进行其阐述与解决方法.

二、水利档案信息化建设存在的问题和困难

当前,水利系统内档案信息化建设初步运用微机进行档案信息的存贮、检索,提高了档案利用的查全率、查准率,但仍然存在一些亟待解决的问题:一是重视力度不强.系统内部偏重于防汛防旱、工程建设、资源管理等业务的信息化建设,对支持和服务于全局的综合水利档案管理信息化建设重视不够,推进力度不强,减弱了档案信息化建设推进全局工作的功能和贡献.二是档案人员缺乏现代化水利档案管理技能.在办公自动化普及过程中,档案计算机应用仅限于目录级检索,因未进行系统地培训和学习,一些水利系统水利档案管理人员尚未完全掌握电子档案归档管理、室藏档案数字化、网络咨询服务等方面的专业知识和操作技能.三是档案信息资源建设重点不够突出.四是缺乏统一规划和技术支持.开发一些专业应用软件时,没有同步建设综合水利档案管理系统,信息化建设各自为政,未形成统筹安排、全面协调、整体推进的局面.水利档案信息化建设的长远规划和近期目标不够明确,尚未确定数据的统一格式和标准.

从总体上看,水利系统档案信息化工作还不能适应形势发展的需要,主要表现为:

思想观念落后,信息意识淡薄.受传统的档案服务观念的制约,部分水利档案管理人员思想观念落后、信息意识淡薄,没有能够用科学的、发展的眼光去看待和应对,在信息化、数字化面前显得束手无策,缺少应有的开拓精神.

档案人员缺乏现代化管理技能.部分人员虽然使用了计算机,但仅限于目录级检索,缺乏电子档案归档管理、室藏档案数字化等方面的专业知识和操作技能.

档案信息化建设力度不强,进程缓慢.在开发一些专业应用软件(如防汛防旱指挥系统、水质监测系统、水资源管理系统、电子政务信息系统等)项目管理系统时,没有同步建设综合水利档案管理系统,已购置的水利档案管理软件在系统内尚未普及运用.

档案信息资源建设落后.系统内各级水利档案管理工作发展不平衡,综合档案室偏重于纸质档案的收集,对电子档案、声像档案、实物档案、专业技术档案的收集还不够.

三、水利档案信息化建设基本原则

水利档案作为水利建设过程的真实记录,应不断改进思想观念、管理方式及管理手段,依据适合水利行业和档案工作规律和特点的档案信息化建设的基本原则,加快推进水利档案信息化建设,利用较短的时间,初步实现水利档案资源数据化、服务利用网络化、管理工作科学化.

以档案信息开发和利用为中心的原则.在档案信息资源中除去部分关系到国家利益和安全以及个人隐私的以外,大部分是可以开放和利用的.档案信息化建设,特别是各种系统和软件的开发,要围绕开放和利用来设计、展开.

统一规划、统一标准规范的原则.由于受档案实体管理模式和方法的影响,档案信息化管理的标准规范也变得比较复杂且较难统一,再加上系统内档案信息化起步以后,未能及时研究统一标准和规范,给档案信息的传输、接收和整编带来较大困难.

抓住重点、阶段性推进的原则.水利档案信息化建设不可能一蹴而就,要经过起步、试运行、成熟、全面应用的发展阶段.现阶段工作的任务应为档案信息的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、信息资源的开发利用、档案信息化人才的培育以及开发利用的政策法规、标准的制定等.

以基础工作带动数据库建设的原则.档案信息化特别是信息库的建立,要依靠基础工作一点一滴地建立起来.夯实基础工作,建立和完善数据库,是信息化建设的核心和关键所在.

四、水利档案信息化建设的具体措施

第一,加强领导是核心.应成立由分管领导挂帅的,各部门负责人参加的领导小组,研究总体发展方案,确定阶段性工作目标,统筹协调解决在建设过程中遇到的问题和困难.明确工作机构和工作人员,落实具体工作任务并跟踪监督检查.把档案信息化管理纳入系统内的年度工作计划,列入所属各部门管理目标责任制内容内进行考核.

第二,加大投入是关键.水利档案信息化建设是一项综合性、前沿性的系统工程,不仅需要完成大量的基础工作,配备一定规模的硬件设施,还要进行适合本行业的软件开发利用,这些都需大量的人力、物力和财力,每年度资金的投入要与信息建设的任务相匹配,支撑系统的有序发展和正常运行.

五、结束语

水利档案信息是当前社会发展的结局,是提高档案管理工作效率的主要手段和关键性措施.在档案管理的过程中,是采用先进的技术手段进行改变和控制的过程,档案信息是当前社会发展中水利相关部门对水利工程进行严格管理和控制的主要措施,更是保证其质量良好有序发展的前提和关键,是水利工程市场经济效益发展的前提.