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摘 要：设计与应用机关办公自动化具有重要的现实意义,它可以协调机关内部之间的管理、便利信息的收集、促进资源共享、实现机关的科学决策.文章从工作机关的实际情况出发,探讨分析了机关办公自动化系统设计和系统应用的相关问题.其中主要包括机关办公自动化系统的基本目标、结构设计、功能设计等相关问题.最后文章还给出了一个结合C／S和Web技术的机关部门办公自动化系统实例,通过实际的运用我们可以知道,该系统的设计适应了机关办公自动化的需求,在实践中值得进一步推广和应用.
关 键 词：机关单位；办公自动化；系统设计；系统应用
中图分类号：TP311.52文献标识码：A文章编号：1007-9599(2012)09-0000-02
一、引言
随着互联网的广泛应用和信息技术的不断升级,实现机关办公自动化逐渐成为一种趋势.办公自动化系统设计与应用具有重要的现实意义,它可以协调机关内部之间的管理、便利信息的收集、促进资源共享、实现工作机关的科学决策.所以,在实践中,设计与应用机关办公自动化系统具有重要的现实意义.本文首先探讨分析了机关办公自动化系统设计和系统应用的相关问题.最后文章以C／S和Web技术作为办公系统的基本软件平台,结合必要的相关系统、产品与工具,来实现机关办公自动化系统.希望通过这样的探讨研究能够引起人们对机关办公自动化系统设计与应用的进一步关注,能够对实践起到一定的指导作用.
二、机关办公自动化系统设计
(一)机关办公自动化系统基本目标
机关办公自动化系统的基本目标有多个,总的来说,它的基本目标包括以下几个方面.
第一、促进机关单位办公规范化和制度化.由于大多数机关的办公自动化起步比较晚,为了提高办公效率,很多工作人员仍然依靠办公软件来实现,这种方式不能改变复杂、低效的办公方式,所达到的效果不能令人满意.因此,要改变这种落后的办公方式,就有必要设计和应用办公自动化系统,从而促进机关单位办公规范化和制度化.
第二、方便数据管理.机关单位在日常办公中需要处理大量的数据,这些数据种类繁多,类型各异,传统的处理方式需要耗费大量的人力物力,然而容易出错,收到的效果并不令人满意.而运用机关办公自动化系统处理日常办公中的各项数据,不仅能够对数据进行科学合理的分类、处理,还能够保障数据的安全,且不容易出错,大大提高了机关单位数据管理的效率.
第三、系统设计的先进性.机关办公自动化系统需要以先进性为基本目标,也就是指该系统在开发的时候应该具有先进性,能够代表办公自动化信息系统的先进水平.只有这样,当系统被开发出来并被投入使用后在一段时间内仍然不会被淘汰.此外,系统的先进性还表现在对计算机硬件的要求不能太高,运行速度较快,系统的技术可以不断的升级,能够在相当长的时间内保持机关办公自动化系统的先进性.
(二)机关办公自动化系统结构设计
第一、技术选用.在办公自动化系统开发中,应用Web技术进行系统的设计与开发是一种可行的选择.该技术能够适应机关办公自动化的需求,具有其它技术不可比拟的优点.它不仅具有跨平台、统一美观的界面,而且操作简单方便,开发成本低廉,此外,应用Web技术开发系统所需要的时间短,且容易升级更新.正是由于具有这样的优点,该技术在系统开发中得到广泛的应用,并受到人们广泛的欢迎.但是该技术也存在着一定的缺陷与不足,表现为传输速度较慢,不利于大量数据的传输等.为了弥补这些缺陷与不足,实现大量数据之间的传输,有必要将Web技术与其它系统相结合.而将C／S和Web技术相结合来开发机关办公自动化系统,能够弥补Web技术的缺陷与不足,能够满足机关单位办公自动化系统的需求.
第二、系统结构.为了让人们对该系统有更加形象直观的了解,我们将以某一机关单位办公自动化的实际情况为例,来解释说明该机关单位是如何实现办公自动化的.该系统的功能主要包括两个方面：第一,日常事务管理,通过该系统对机关单位的各项事务进行管理.第二、业务事务管理,主要包括机关单位日常的各种办公活动,处理办公过程中产生的大量数据和图形等.为了使机关单位在办公中顺利完成日常事务管理和业务事务管理,该系统的开发将C／S和Web技术相结合,充分利用C／S和Web技术各自的优点来完成办公中的各项活动.在实际应用中,C／S结构不仅能够在局域网内实现特别功能,还可以使大规模的数据传输得以实现,从而使得客户的数据传输得到了保障.在操作系统的选择上,机关办公自动化系统采用WindowsNT为操作系统；在数据库的选择上,可以采用Oracle、MSAccess或者SQLServer为数据库.采用Exchange为系统的邮件存储提供者、通信录提供者和传输提供者.在Web的发布上,该系统是通过IIS来实现的.该系统的客户端主要使用WindowsXP为平台,在邮件的接收、发送和网页浏览上,该系统使用Outlook来实现；在项目规划上,该系统采用MSProject来进行；在文档编辑上,该系统采用Word进行；在图像编辑浏览上,该系统采用AutoCAD进行.
第三、实例分析.首先,需要先确定以Exchange为基础而建立C／S结构网络,在此基础上并运用IIS来进行辅助.而在客户机上则采用平台软件,该软件以Outlook为基础.由于Outlook本身既是Exchange客户程序,同时它又具有网页浏览窗口,所以该平台软件的采用能够实现这二者之间的无缝连接.在平台软件Outlook设置好的基础上,然后对其它程序进行控制,并且构造各程序数据的流通桥梁.最后,将各个部分的数据都存储在数据库中,从而实现了数据库对各种数据的集成,为下一步数据的查询、处理做好了准备.第一、通过VBA6对多个程序进行集成形成自己的系统；第二、Outlook通过浏览窗口访问WebServer,并且还能够通过WebServer访问数据库；第三、Outlook通过ExchangeServer发送和接收邮件；第四、通过Word访问数据库中的文档；第五、MSProject通过数据库来实现资源共享；第六、通过AutoCAD来访问图形数据.（三）机关办公自动化系统功能设计
通常情况下,机关单位的规模较小,所拥有的工作人员相对也比较少,但是办公自动化系统的功能应该齐全,需要拥有自己的特色.机关办公自动化系统的功能应该包括常用功能、日常办公中的小功能以及业务功能,只有这样才能适应现代机关办公的各项要求.该实例结合机关办公的实际情况,并分析用户的实际需求,将办公自动化系统分为八个子系统,包括行政管理、人事管理、工作管理、文档图书管理、电子邮件、公告板、项目管理和系统维护.
其具体的功能如下.第一、行政管理.主要负责机关单位的行政方面的各项管理工作,包括考勤、会议、传真、复印、用餐、用车管理等.第二、人事管理.主要负责机关单位人事管理方面的各项工作,包括职工调动、晋升、培训以及客户信息管理等.第三、工作管理.主要负责职工日常工作的各项管理,包括职工个人日志、个人工作报表以及考核等.第四、文档图书管理.主要负责机关的各类文档图书的管理工作,包括各种档案、业务信息、以及图书管理等.第五、电子邮件.该系统主要负责机关内部的各种邮件的收发.第六、公告板.该系统主要负责建立机关单位内部的论坛以及发布公告等.第七、项目管理.该系统主要负责管理和机关相关的各项业务,包括项目小组成员的选择、项目情况的查询和项目成果的监控.第八、系统维护.该系统主要用于维护系统的各项工作,以保证系统的正常运行.主要包括维护用户的基本信息、权限管理以及维护重要数据的安全性等.
三、机关办公自动化系统应用
由于机关办公自动化系统是采用C／S和Web技术相结合而开发出来的,使得该系统非常灵活,能够针对不同的职工提供不同的业务,这样既方便操作,又有利于保障系统的安全性.将该办公自动化系统投入使用后,系统运行良好,方便机关单位的各项管理工作,促进机关的规范化和制度化运行.1、该系统不仅登陆界面简单,而且操作方便,还保障了系统的安全性.2、该系统中的各项子系统的应用大大方便了机关单位的各项日常管理工作,使得原本的繁琐的工作得到了简化,提高了机关单位的工作效率.3、工作管理系统中的各项考核功能不仅能够调动工作人员工作的积极性,提高他们的工作效率,还有利于领导对部属的全面考核.4、项目管理系统的设置能够加强对机关单位项目的规范化管理.5、电子邮件和公告板的设置为机关内部工作人员之间进行交流提供了可能,有利于增进彼此的联系,加强他们之间的合作,活跃机关单位的氛围.
四、结束语
文章分析了一种机关办公自动化系统的实例,该系统是采用C／S和Web技术相结合的方式开发出来,通过实例分析,该系统能够充分发挥C／S结构和Web技术各自的优势,顺应了机关办公自动化的实际需求,有利于推动机关办公的规范化和制度化,在实践中值得进一步推广和应用.