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摘 要：在经济发展的新时期,乡镇企业管理的高效化离不开档案管理的科学化,乡镇企业如何加强档案管理工作,通过科学化的档案管理,维护档案的安全与完整,显得尤为迫切.本文首先简要介绍了档案管理科学化的重要性,重点分析企业档案管理工作存在的主要问题及相应对策.
关 键 词：乡镇企业档案管理问题对策目前,乡镇企业已成为我国经济发展的重要力量.随着时代的进步,市场经济的发展,乡镇企业档案管理的矛盾日益突出.企业档案是企业各项活动的原始记录,真实地记录了企业成长发展的历程.为此,乡镇企业档案管理必须引起高度重视.采取切实可行的措施,加西档案工作,势在必行.
一、档案管理科学化的重要性
1档案管理的科学化,是企业管理的中重要的一环.但在一些单位,容易忽视档案管理的重要性,对档案材料的管理杂乱无序,从而对企业管理决策产生不良的影响.如有的档案仅保存在个人或各个部门,当有人员调动或离职,就容易造成档案信息的断裂；有的档案管理不规范,档案信息没有及时更新,甚至对机密档案没有严格的管理措施,造成信息泄密和信息流失.
2档案管理是企业核心资源的管理,完善的档案管理,反映出一个企业科学管理的水平,是企业核心资源可追溯的重要保证,也是企业重要决策来原的主要依据.可以说,档案管理就是对企业重要信息的科学管理.
3档案管理是企业历史信息的管理,档案管理做为企业的一项基本工作,是对企业生产、经营、技术等信息的真实记录,也是企业发展历史的积淀,是企业文化的延伸.做为一项基本工作,建立一套适合本企业业务特点、体现公司规范化的档案管理体系,也是企业信息化的管理的前提.
二、乡镇企业档案管理工作存在的主要问题
1企业领导的档案意识淡薄,对档案工作重视不够.多数乡镇企业的领导对档案管理工作认识不足,没有领导分管档案工作,或者“分而不管”,档案工作无人负责,无人管理,不能及时传达、贯彻、落实《档案法》及档案事业管理机关的指示、规定.有的单位连档案部门召开的会议都无人参加,有的即使派人参加了也是应付差事,会后音信皆无,领导的眼里只盯住经济效益,很少过问档案工作,甚至在会议上根本设有谈过关于档案管理工作,更何况管理目标、计划.
2档案管理的方式方法落后.一些基层企业,档案归档后,工作人员大多仍采取手工归档方式,对其进行整理编目.造成工作人员工作量大,工作效率低.档案利用者到档案室查阅档案的时候,检索速度慢、查准率低,频繁使用还会造成资料损坏.一些大型企业,虽然档案部门配置了现代化管理设备,实现了计算机管理,但从档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面看,其实不少企业是将计算机管理系统功能目标和运行机制确立在本档案室内部案卷级和文件级的目录编制、统计与检索等基础性管理上,系统功能结构设计单一,缺乏综合处理技术能力.
3档案管理科学化水平较低.随着信息技术的迅速发展,档案文件的形式也发生较大的变化.在办公自动化的过程中,电子文档、图片、音像资料等成为档案原始记录资料也越来越多的出现.而因档案管理人员计算机操作技能不足,极易造成电子档案损坏、丢失、泄密、病毒感染等事件出现,如何运用现代技术进行科学化档案管理,提高档案资料的完整性、安全性,对档案管理工作者来讲任重而道远.
三、乡镇企业档案管理工作的对策
1做好思想发动工作.要使乡镇企业有关人员,认清档案工作的重要性和执行档案法规的严肃性.据了解,在有些地方,乡镇企业的经营者,只知道手头上拿的是文件或资料,不知道什么是档案,什么是《档案法》,更不知道《乡镇企业档案管理办法》了.因此,对于类似这些乡镇企业,不仅思想发动工作的任务相当艰巨,而且还要从头开始,从档案工作的“启蒙教育”做起.
2完善企业档案管理制度,增加档案工作人员报备、考核制度.在民营企业,企业档案人员更换较为频繁,建立人员更换的报备制度有利于稳定档案人员队伍,也有利于集团档案管理员对所属企业新任的档案员进行及时的上岗培训.民营企业档案管理工作的优劣主要通过内部的考核来评价.因此,企业应将档案管理工作纳入档案分管领导、企业档案管理员、部门档案负责人及档案员的考核,并制定考核标准.对于所属企业的档案考核应纳人所属企业负责人、企业档案管理员的考核.值得注意的是,所属企业档案工作的考核和集团本部各职能部门档案工作的考核应由集团企业档案管理员负责.因为集团企业档案管理员通过日常的指导,最了解其他部门或所属企业档案员的工作情况,能更公正地考核其业绩,有利于推进企业档案工作.
3抓好档案人员的专业培训.不断提高档案工作人员的专业素质,采取措施,减少档案人员流动.有关部门要定期举办档案人员培训班,提高档案人员专业水平,让档案人员参与评定职称.搞好企业档案评比,调动档案工作人员的积极性、提高业务管理水平和工作能力,使档案工作顺利进行.为企业各部门和社会服务.
4加大档案行政执法指导监督的力度.乡镇企业档案管理.仅仅依靠行政监督手段是不够的,必须运用法律、宏观管理和指导等各种形式,使企业的档案管理从分散到集中,从无序到有序,才能真正达到监管的目的.为此,各级档案行政管理部门依照《档案法》和《档案法实施办法》授权,根据本地区乡镇企业的特点,制定出监督管理的具体细则；对乡镇企业档案工作实施登记管理,定期检查,实行全程监督和检查,依法对乡镇企业违反《档案法》悄况进行查处；在监管中,要调查研究.摸清底数,确定重点监管范围和对象,不要胡子眉毛一把抓；切实转变工作作风,增强服务意识,积极提供业务上、技术上的支持和帮助,切实为企业档案管理排优解难.
总之,乡镇企业档案管理工作是一项艰巨的任务,有的地方或企业还仅仅是个开头,如何调动企业自身的积极性,使企业能自觉地重视本企业的档案建设,还是一个值得我们继续努力的问题.