吉林电视台专业设备固定资产管理系统

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【摘 要】本文阐述了吉林电视台专业设备固定资产管理系统的结构功能.

【关 键 词】固定资产,条码

引言

近年来,由于电视事业的快速发展及机构改革两台合并后资产重组整合,再加上广播电视技术数字化步伐的加快,使设备固定资产快速增长,给固定资产管理部门如何管理好这些庞大的设备资产带来了巨大的压力.此前固定资产管理工作流程中许多环节系手工操作,计算机管理只限于单机统计管理,使得设备从合同签订、购置、入库、转帐、出库、建帐、报废等一系列的管理工作缺乏连贯性,造成了固定资产统计工作不够准确,资产核查耗时耗力.

在充分研究分析电视行业特点及固定资产管理的业务需求的基础上,把条形码技术引入固定资产管理系统,系统对每一件固定资产编制条形码,摒弃以前管理各种各样、大小不一实物为特点的旧管理模式,删繁为简,直接对大小规范的条形码进行管理为特点的新管理模式,是固定资产管理系统应用的基础..

一、系统概述

针对固定资产管理中经常出现的实物与固定资产帐目不符的情况,运用条码技术解决问题,能使管理有条不紊、帐物相符.而且通过带扫描功能的手持数据终端对贴有条形码的固定资产进行清查数据,大大提高清查效率,同时也增加了固定资产的形态方面的管理,有效解决固定资产管理的难题,使资产管理人员更轻松、更有效地管理固定资产.

二、系统特点

1.资产管理更规范

条形码技术不仅使得固定资产的管理变得轻松和简单,避免了手工操作和记录带来的数据错误,使每一件设备有了唯一的标识,解决了设备实物与帐面会出现不符的状况.我们使用专门的条码打印机打印条码,它的特点是可以打印PET、PVC等薄膜类特殊介质,因此可以选用防水、防油污、防撕裂的PET标签纸,保证固定资产标签长期保存和清晰.将带有条码信息的标签粘贴在固定资产上,可以用于各种资产管理操作,使资产管理起来更规范.

2.提高清查、盘点设备效率

引入条码的同时配合PDA设备还有效解决了固定资产数据分散采集清查的瓶颈难题.粘贴有条码信息标签的固定资产分布在全台各个部门和场所,进行固定资产的跟踪和盘点必须到每个现场进行数据的采集和校对.因为设备数量多,其中有的设备出厂无号,有的设备号因时间长而看不清,给设备清查、管理带来了一定的困难.为了解决这个问题,我们采用了带有扫描功能的手持数据终端,在清查或盘点设备前可以从数据服务器上下载最新的固定资产数据,在任何场所用手持数据终端扫过该条码标识后,即对该条码进行解读,在显示屏上显示出该设备的详细资料,准确地完成对该实物的盘点工作,从根本上杜绝了以往难以避免的错盘、漏盘、重盘现象,将固定资产管理系统的功能最大化地发挥出来.

3.管理分级、权限控制

在这个系统中对每个使用者都设置了不同的权限,也可以给不同的使用者设置一个或多个可使用的模块,不同岗位只能使用与自己岗位有关的模块,这样加强了系统的安全性,避免了不必要的误操作造成的数据混乱.

三、总体设计

系统适用于多品种不同管理需求的管理模式,即可实现为电视台固定资产设备（机器设备、运输设备等）、低值易耗品（如办公耗材、工具、化妆品等）等有不同特性的固定资产提供不同的管理模式,

1.集固定资产入库、出库、返库、流转、调拨、借用、转让、盘点、设备维护、报废等固定资产的综合管理,

2.提供出入库单、验收调拨单、申请单、资产管理卡片及各种查询统计报表,

3.满足各分库局部的设备实物管理要求,又能满足上级对下级的汇总统计,

4.符合行业规范化、标准化,易于使用、维护、便于扩展,

5.系统多级权限配置,管理责任明确,报表合理完善,输出灵活.

四、总体解决方案

系统运行结构图：

五、系统功能描述

固定资产管理系统由合同备案管理、低值易耗品管理、固定资产实物管理、系统管理及系统维护、统计查询子系统、手持终端软件等子系统组成.

1.合同备案管理子系统

合同备案管理子系统完成购置合同原件扫描存储、合同信息登记、合同信息动态跟踪管理、合同检索、合同设备验收及合同执行跟踪等管理工作.

2.低值易耗品管理子系统

低值易耗品管理子系统实现电视台工具、办公耗材、化妆品等实物的数据管理,通过对低值易耗品的全过程管理,了解低值易耗品的消耗情况及消耗规律,为实现低值易耗品的合理使用提供决策依据.

3.固定资产管理子系统

固定资产管理子系统实现电视台固定资产实物入库到报废的全过程跟踪管理.

4.统计查询子系统

对于每一件固定资产都可以查询出该资产从购入、投入使用、使用部门、折旧情况、以至退出使用的全部信息都可以有详尽地记录查询、汇总、打印.

保证管理人员在第一时间掌握全面的信息资料,同时可以减少大量重复劳动并保证了数据的准确性.自动报表编制打印迅速准确,可以节约大量手工编制报表的时间.

5.系统管理子系统

系统管理子系统完成固定资产管理系统代码定义、初始数据设置等前期配置工作.系统管理子系统配置必须在详尽分析系统需求及管理需要的基础上进行,合理的系统配置为后期管理工作带来极大的方便.

6.手持终端软件

手持终端软件功能含有资产报废、资产调拨以及资产盘点三大功能.

手持终端操作流程如下：

（1）下载资产信息数据,

（2）手持终端进行实地具体操作,如报废、调拨、盘点,

（3）将手续终端上的操作数据上传到数据服务器中

六、系统功能说明

系统提供了完善的设备档案管理,支持设备的增加、删除、修改等基本管理环节.软件同时提供了设备申购,设备的借出与归还管理,设备转移管理,设备维修管理,设备报废及出售管理功能.并提供了合同管理、询价管理及经费使用管理.软件提供了模糊查询功能,多种查询条件可以任意选择,并在查询的基础上提供了汇总统计功能.软件支持将软件中任何数据转换EXCEL数据格式.