办公自动化中的计算机技术应用

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摘 要：随着信息技术与计算机技术的迅速发展,以及社会对信息增长速度和信息处理速度的适应,办公自动化已经大量普及到各个企业部门和单位中.要满足办公自动化中快速获取信息、处理数据、传输文件等需求,就要开发计算机技术在其中的运用.本文介绍了办公自动化的概念与特点,并对其中所采用的计算机技术进行了简要介绍.

关 键 词：办公；自动化；计算机

中图分类号：TP317.1

办公时需要进行数据处理工作,而这种工作往往具有信息量大,信息流动和更新快,技术处理较难等特点.随着近年来信息技术的发展,办公自动化逐渐在各单位各部门的大小办公室中普及开来.而办公自动化的建立,和计算机技术的应用密不可分.

1办公自动化的内涵与特点

办公自动化是近现展起来的新型办公方式,它并没有统一标准的定义,总的来说,以计算机为中心,采用计算机通讯和科学原理简化办公程序,提升工作效率,就属于办公自动化的范围.其主要包括搜集图像、音频、文字、数据等信息,并进行储存和处理的操作.办公自动化是以人为主体,以系统科学为技术,通过计算机技术和通讯技术相联系的综合办公模式.

随着三大技术即计算机技术、数据库技术、网络通讯技术的成熟,办公自动化形成了以下三个特点：

（1）智能特点：包括汉字识别、公文内容的理解、深层处理、意外处理、辅助决策等内容,能让日常活动更加方便快捷；

（2）集成特点：软件、硬件、网络、员工、系统组成一个有机整体,内部办公系统与社会信息系统相结合,构成了联系紧密的开放式系统；

（3）多媒体特点：能对图像、声音、文字、表格等内容进行快速处理,大大提高办事效率.

2办公自动化中计算机技术的应用

2.1建立信息发布平台

企业可以通过计算机技术,建立网络平台来拓展信息发布与交流渠道.现代化的办公环境,需要信息流通的迅速,流畅,准确高效,更需要员工对信息的快速响应.通过信息发布平台就可实现这样的功能.例如建立企业论坛,让员工在其中发布工作心得,技术交流,企业管理者也可在其中发布重要公告,通知等事项；员工通过论坛的渠道,能迅速掌握单位的运营动态和经营状况.还有建立职工通讯录查询服务,建立国家相关政策法规查询服务,建立对外公共信息交流平台等.公共信息交流平台可以给客户,企业,政府提供三方交流平台,通过这种方式某企业可以快速获取客户反馈和政策变动,也可展示企业实力和发展动态,能有效增进企业内外信息交流,提升市场把握程度.

2.2断网时实现远距离信息传输

我国的网络业发展虽然十分迅速,但是由于起步较晚,与发达国家仍有较大差距.大多数互联网服务提供商都集中在大中城市,使得我国的网络覆盖面受到限制,同时,网络信号受区域影响较大,部分地区网络不稳定,影响了办公质量.那么,如何在这种情况下传输信息呢?可以安装BitWareforWindowsVersion（简称为BWV）软件来实现：BWV是一款面向计算机的通讯应用软件,可以实现计算机之间的无网远距离信息传输,并且有传输速度快,操作方便等优点.

要实现这种技术,需要一台计算机（计算机中安装有BWV软件）,一个FAX/MODEM、一条线,根据情况也可使用传真机.它主要可实现以下几个功能：

收发传真：用windows程序直接让BITWARE执行发送传真命令,包括传真,短讯息,多组传真等,还能以传真储存文件方便日后取用；将BITWARE设置成接收状态,即可在传真发送过来时自动接收,若是有接在FAX/MODEM上,则可拔出线并手动接收.

EDI：这个功能便可实现断网远距离传送文件,文件格式多种多样,包括表格,文字,甚至是应用程序.它具有两计算机间远距离文件传输和主机模式文件传输两种方法,前者需要在两计算机端分别操作,后者只需设置好主机发送条件,远程计算机满足条件时即可自助获取文件.

2.3从多角度实现办公自动化应用

要开展办公自动化管理,就要满足办公中所遇到的多样化的活动形式.计算机技术能很好的对数据、表格、文字、多媒体、邮件、网络会议等常见办公事项进行自动化管理：

2.3.1数据处理

在现代化管理中,通常需要做定量分析来确定事物的性质特点,这时候就要用到数据处理功能.Office中的数据库软件,能实现对数据的输入、调用、修改、删除、分类、储存、查找、报表等一系列功能,可以实现对数据的快速准确输出,并且能够保持数据的独立性和简洁性,满足办公需求；

2.3.2文字处理

作为办公事务中的重要组成部分,文字处理必然成为办公自动化的重中之重.计算机中的Word,WPS等文字处理工具,不仅能快速的编辑,修改,删除,储存文字信息,还能多途径输出成文本.界面美观,操作简便,是简化办公的重要工具；

2.3.3表格处理

企业时常需要整理多种报表文件,采用Excel可以方便的完成表格的编辑、设计、处理等操作,其内部还储存了函数库,可以方便的对数据进行常见的如求和、连乘等函数运算,大大简化了表格处理的作业强度；

2.3.4多媒体处理

需要处理语音,视频及图像文件时,计算机技术更能发挥出重要作用.

通过语音识别软件,系统可以识别、合成、剪接不同的声音文件,对文件加密和识别方面很有效果；

计算机还有强大的图像处理功能,使用Photoshop等图像处理软件,可以对图像进行编辑和修改操作,将原图片调整为所需图片；还可以用扫面议和打印机输入、输出图像,将纸质文件转化为数据文件.此外,采用不同色彩区分不同的信息,还可帮助科室合理布局；

3DMAX等视频处理软件能满足视频制作,剪辑,合成等操作,可以制作企业宣传视频,产品介绍视频；

2.3.5文件工作站

文件工作站可以解决办公时信息传输的通信错误和传输延误问题,对办公自动化有着重要意义.由计算机建立具有一定文字处理能力的工作站,通过数据通信网连接各个工作站终端,可以实现信息的高效准确流通.例如,在A工作站上编辑草稿,传输到B工作站修改审批,最后由C工作站签收.文件则储存在中心计算机中,方便各个工作站存取、使用与共享,文件处理设备则完成工作站的文件准备工作.

2.3.6网络会议

网络会议是计算机网路技术在办公自动化中的综合应用体现,利用计算机通讯技术,将处于不同地点的人联系起来,提供一个网络平台满足跨地域,多环境下的会议开展.通过这种技术,员工在家,出差,休假时都可参与到会议中,还满足了一个人参与到多个会议的要求,节省了交通费和时间,提升办公效率.

3结束语

总而言之,办公自动化中的计算机应用必不可少,从建立信息发布平台,实现断网远距离通讯以及多个层面满足办公自动化等方面,计算机技术的应用大大提升了办公效率,节约企业成本,提升经济效益,是顺应时代潮流和社会发展的重要技术应用.希望本文能为在办公自动化中运用计算机技术的企业和单位提供参考与帮助.