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摘 要：Word2010功能强大,众人皆知,但是很多适用的功能大家未必都会用,在这里想把一些非常有用的功能介绍给大家,比如利用插入分节符给文章任意分节后再按自己的需要进行排版,用多级列表给各章节自动编号,插入题注,交叉引用,自动生成章节目录、图表目录等,掌握这些功能在写报告、长篇文档的时候我们会收到事半功倍的效果.
关 键 词：Word2010；分节技巧；合并文档；多级列表；插入题注；交叉引用；目录生成
中图分类号：TP3文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)17-4252-05
用word写报告、施工组织设计、文件等等是我们大多数人经常性的工作.但是很多人在章节编号、图表编号都是手动完成,页眉同样是手动添加；一篇文档中页面同时有横页和竖页不知道怎么设置；为了不让封面上插上页码,将封面单独作一个文档,甚至目录还是手工完成,更不用说生成图表目录了；一篇文档好不容易写完了,却又发现有问题,需要删除或者增加章节,不修改又不行,修改嘛后面的编号又得重新编,在编号时甚至错编、重编、漏编,既花费时间,又有很大的工作量.我们在编写资料的时候总是会遇到这样或那样的问题,大家也许会想这些要是能自动完成该多好啊.下面就一些很适用的功能与大家分享,实现手动到自动.
1分节技巧
在一篇文档中封面一般是不需要插入页码的,目录和正文页码是不续编的、各章节插入不同的页眉、页脚,附表例如横道图需要设置为横向等等.在建立新文档时,Word将整篇文档认为是一节,我们可以通过插入分节符后,可以根据需要分别为每节设置不同的格式.
节可小至一个段落,大至整篇文档.我们可以把长篇文档的每一章作一节,这样对插入页码、页眉都相互不干扰,在修改其它章节的时候也不会影响到前后的章节.节用分节符标识,在草稿视图中,分节符是两条横向平行的虚线.Word将当前节的文本边距、纸型、方向以及该节所有的格式化信息存储于分节符中.
具体插入步骤很简单,在“页面布局”功能区里点击“分隔符”的下拉三角按钮就能找到分节符了.如果要删除分节符,可以切换到“草稿视图”下选中分节符后,按“Detele”键就可以删除指定分节符了,在删除分节符的同时,也将删除该分节符前面文本的分节格式,该文本将变成下一节的一部分,并采用下一节的格式.
用好分节符不管一篇文档有封面、扉页、前言、目录、正文等多少种结构,我们均能在一篇文档中完成了.
2快速合并多个文档为一个文档
我们在写可研报告和初设报告的时候,一般都是有很多章节,几个同事一起完成,完成后希望合并为一个文档,以便一次性创建整个报告的目录.Word2010很方便就能实现,具体操作步骤如下：
1）新建一个文档,并使其页面设置等与要合并的多个文档一致.也可以打开其中一个要合并的文档,然后另存为一个新文档,并将其中的内容全部删除.
2）单击功能区中的“插入”选项卡,然后单击“对象”按钮下拉三角按钮,并单击弹出菜单中的“文件中文字”命令.在“插入文件”对话框中选中要合并的多个文档,如图1所示.
3）单击“插入”按钮.如果要以链接形式插入文档,则单击“插入”按钮右侧的下拉三角按钮,然后单击弹出菜单中的“插入为链接”命令.这样所选文档就插入到新的文档中了,从而轻松实现了合并多个文档.
3Word2010设置多级列表
一篇长文档一般是分章节的,各章节的标题是按需要进行编号.在Word中也有对应的工具来完成这项任务,这就是多级列表.然而绝大多数的朋友可能并不知道Word有这么个工具；或者即使知道,却对如何正确使用这个工具不得要领.有的人可能会用“标题一”样式来做单级列表,但是在碰到需要二级列表甚至、四级列表的时候,却完全不知所措了.结果往往只能纯靠手工进行,费时费力不说,还经常因为标题对不齐或者缩进搞不定而头疼.
利用多级列表我们可以实现文档的各章节自动编号,增加或删减章节其它章节的编号也能自动更改,所有章节编号将自动生成并且相互关联,修改其中任意一个编号后,其他各级编号自动更新,免去了一个一个修改的麻烦.我们在生成目录的时候也不需要再去设置各章节标题的大纲级别了,而且还能根据各章的标题自动生成页眉,会给我们编写文档带来很多便利.具体设置步骤如下：
点击“开始”/多级列表图标/定义新的多级列表,在出现的定义界面中,如图3,点击左下角的“更多>>”,可以看到右边的选项“将级别链接到样式”,默认是“无样式”,按照级别,把一级列表链接到标题一,二级列表链接到标题二,依此类推.
图2多级列表定义框
如果你使用的是“第一章xxxx”且居中的格式,请将“编号对齐方式”修改为居中.按上图设置好之后,不要点击确定,接着点击“设置所有级别”,按照图3所示设置.
这一步非常重要!因为按照国际惯例,无论哪一级标题都是没有缩进,顶格排版的.所以除非你的确实需要二级标题和标题依次递进缩进,否则请在这里将每一级的附加缩进量设为0.而如果你是设置的纯中文格式,则根据自己的需要来进行设置.设置好点击确定.
图3
之后应看到下图：图4中,各标题前面都增加了各级编号,则说明设置正确.使用时,是一级标题的地方,就点击上图中的“标题1”按钮,二级标题点击“标题2”按钮,以后以此类推.
设置好多级列表后,我们可以把样式保存下来以后就不用每次都对多级列表进行设置.点击“开始”/更改样式的下拉三角按钮/样式集/另存为快速样式集,输入文件名并点“保存”就可以把当前样式保存下来,下次编辑文档时直接调用就可了.
4文档中插入题注
我们写长篇文档时,如果里面有很多图表都需要编号,而且还要求创建图表目录我们怎么办,当文档完成后在两张表格或图片中间又插入了新的表格或图片又怎么编号,难道手工把后面的图表编号一个一个的加一吗?那工作量大不用说了,而且还很烦琐.其实我们可以利用“插入题注”来帮我们自动完成这些烦人的事.
题注就是给图片、表格、公式等项目添加名称和编号.使用题注功能可以使长文档中图片、表格或公式等项目按顺序地自动编号.如果移动、插入或删除带题注的项目时,Word会自动更新题注的编号.插入题注既可以方便地在文档中创建图表目录,而且一旦某一项目带有题注,还可以在正文中对其进行交叉引用.
下面就以插入表格题注为例来说明插入题注的方法,插入图片、公式等其它编号操作步骤类似.具体操作步骤如下所述：
1）打开Word2010文档窗口,选中准备插入题注的表格.在“引用”功能区的“题注”分组中单击“插入题注”按钮,打开插入题注对话框.
图5题注对话框
2）如果在“标签”下拉列表中没有合适的标签内容,单击“新建标签”按钮,打开“新建标签”对话框,然后新建作为题注的标签.
3）如果要设置题注的其它编号格式,可以单击“编号”按键,在弹出“题注编号”对话框,在该对话框中,可以选择合适的编号即可改变题注的编号格式.
4）如果选中“题注中不包含标签”复选框,则表格题注中将不显示“表”字样,而只显式编号和用户输入的表格名称.单击“位置”下拉三角按钮,在位置列表中可以选择“所选项目上方”或“所选项目下方”.设置完毕单击“确定”按钮.如果我们想要自动插入题注,我们可以选择“自动插入题注”按钮,再选择所需要的题注类型,一旦插入选中类型的图表便会自动添加题注.题注插入后我们便可对其进行交叉引用设置和生成图表目录.
5在Word2010文档中交叉引用
如果在文章的正文中需要引用,例如“如果想了解有关xxx的详细信息,请参考该文第x页xxx节的相关内容”,这时候你会怎样做手工创建索引那以后如果页数变化了,或者章节的编号名称变化了,难道再挨个手工更新其实,这就可以通过“交叉引用”来帮我们实现了.
在Word2010文档中,通过插入交叉引用可以动态引用当前Word文档中的书签、标题、编号、脚注等内容.以插入编号项交叉引用为例来介绍下操作步骤：
第1步,打开已添加书签的Word2010文档窗口,将插入条光标定位到合适的位置.切换到“引用”功能区,在“题注”分组中单击“交叉引用”按钮.
第2步,在打开的“交叉引用”对话框中,单击“引用类型”下拉三角按钮,在打开的列表中可以选择“编号项”、“标题”、“书签”、“脚注”、“尾注”等选项,本例选择“编号项”选项.单击“引用内容”下拉三角按钮,选择引用内容,在列表中可以选择“段落编号”等选项.保持“插入为超链接”复选框的选中状态,然后在“引用哪一个编号项”列表中选择合适的编号项,例如“分节技巧”,并单击“插入”按钮,就能在指定位置插入“分节技巧”了.
返回Word2010文档窗口,将鼠标指针指向插入的交叉引用处将显示编号项名称.按住Ctrl键并单击交叉引用文字可以跳转到目标编号项位置.
6创建目录
文档编写完了,我们还需要在文档的前面创建一个章节目录,在末尾对文中出现的所有图片和表格或者其他内容列一个目录出来,方便读者快速定位,如果你的章节按多级列表编辑过,图片或表格都按照上文介绍的方法添加了题注,那么解决起来很简单.
将鼠标插入点放置在需要创建图片或表格目录的位置,打开Word2010的“引用”工具栏,在“题注”分组中,单击“插入图表目录”按钮,可以打开创建图表目录对话框.从“题注标签”下拉菜单中选择你要创建索引的内容对应的题注,例如“图表”、“图”,或者其他你按照上文方法插入的题注,然后选择好其他选项,并单击确定,便能自动插入图表目录了.
章节目录的创建也是类似图表目录,在“引用”工具栏,单击“目录”下的三角下拉按钮,选择“插入目录”弹出图7目录插入对话框.设置好格式和显示级别,单击确定就能在指定位置自动创建章节目录了.
7利用域自动插入页眉
我们的文档如果应用了多级列表给章节自动编号,并应用分节符给各章节进行了分节,这样我们便可以利用域来给每章节自动插入页眉,在插入页眉时取消“链接到上一节”,这样各章的页眉就可以链接到各章的标题与前后章节不相关联.
1）定位到页眉中,从菜单选择“插入”功能区/“文档部件”/“域”命令,显示“域”对话框,如图8所示.图8插入“StyleRef&#
本文是一篇编号论文范文,关于编号相关毕业论文格式,关于Word2016在工程资料编写中的应用相关在职研究生毕业论文范文。适合编号及标题及章节方面的的大学硕士和本科毕业论文以及编号相关开题报告范文和职称论文写作参考文献资料下载。
8221;域2）在“域名”中选择“StyleRef”域,并在“样式名”中选择“标题1”样式,表示引用“标题1”样式中的文字.单击“确定”按钮后,即可将本节“标题1”样式对应的文字插入页眉,设置页眉右对齐后,得到如图9所示的效果.
8利用导航窗格调整文档章节
长篇文档章节很多,写完之后,可能会觉得有的章节是多余的想删除,有些章节可能需要调整顺序,我们在正文中删除,或者剪切粘贴是很麻烦的,需要选中要修改的全部内容.利用导航窗格来完成就相当直观、简单了.
在Word2010“视图功能”区“显示”分组中选择“导航空格”,在文档的左侧便会显示导航窗格,如图10,在导航窗格中选择第一个按钮“浏览您的文档中的标题”,我们就能看到文档中的所有标题都显示在窗格里,要删除章节我们只需删除对应的章节标题,便能把本章节的内容全部删除,要改变章节的位置,只需拖拉章节的标题移动到需要的位置,便能完成对章节内容的位置调整.位置移动后,章节的编号也会自动更改.在文档导航窗格中单击标题还能快速准确地定位到各章节.
图10导航窗格
文档标题导航的先决条件是打开的文档必须事先设置有标题或大纲级别.如果没有设置标题,就无法用文档标题进行导航,如果文档事先设置了多级列表,导航效果会更好,更准确.
9结束语
最后,我还想强调一点,我们在修改过文档后,我们按键盘上的“Ctrl+A”组合键全选文档,再按“F9”键刷新文档,这样创建的目录、题注、交叉引用等都会全部自动更新.
无论多么复杂的排版,只要用好了分节、多级列表、题注、交叉引用、页面设置和页眉页脚设置等,就能轻松快捷地制作出专业水准的文档.
Word2010为我们提供了强大的文档编辑功能,还有很多,例如打印功能,可以满足各种打印需求,样式管理、页面设置、表格计算、屏幕截图、自动生成各种图表等许多功能,在这里篇幅有限就不再一一叙述了.