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摘 要：退稿是编辑工作的重要环节之一,科技期刊编辑在退稿时应坚持科学公正性、退稿不退人的原则,讲究退稿策略和艺术性,维护科技期刊的学术形象.
关 键 词：科技期刊编辑退稿
退稿是科技期刊编辑工作中不容忽视的一项重要内容,它集中体现了编辑主体持有的作者观.认真做好退稿工作,既是对作者劳动的尊重,又是编辑工作者良好职业素养的反映[1].
随着科技期刊的来稿数量不断增加,为了保证刊物的学术质量,编辑部必然会退掉大量的稿件.由于人力、物力有限,有些编辑部相对不太重视退稿的工作.如何科学而又艺术地做好退稿工作,既能维持稳定的作者队伍又能维护科技期刊的学术形象,这是每位编辑需要认真思考的问题.
1.退稿的主要形式
纸本邮寄.接受纸本邮寄投稿的编辑部一般使用邮寄纸本退稿函或退还作者投递的纸本稿件的形式退稿；电子邮件.使用网络采编系统的编辑部一般以电子邮件的形式发送退稿信,其内容多是标准公式化的模板语言；联络.编辑部也会采用联络的方式告知作者,以便作者在第一时间得知审稿结果；面谈.编辑部对于走动方便的作者还可以采用面谈的方式更直接深入地与作者交流探讨；其他形式.有的编辑部在“投稿须知”上注明：三个月后未收到刊用通知者自行处理.这种广而告之的声明就自然淘汰了一部分来稿.
2.退稿的主要原因
不符合办刊宗旨.来稿不属于刊物的报道范围或者刊物没有相应的栏目设置,稿件内容不符合期刊的需要.有些论文研究方向比较边缘化,不属于期刊报道的重点内容.特别是初次投稿的作者,他们对所投期刊还不熟悉,往往会弄错投稿方向；学术质量低.稿件内容缺乏创新性、科学性、规范性,主要表现为：内容空洞陈旧,逻辑结构混乱,语言表达不清,公式数据不科学,图表设计不合理,参考文献著录不规范等等,达不到在期刊上发表的要求；存在学术不端行为.编辑部通过检测软件发现有的来稿存在一稿多投、抄袭与自我抄袭、剽窃等不端行为；其他方面.表达不规范、格式不合要求,作者因个人原因主动提出撤稿申请.
3.退稿的原则
3.1坚持科学公正性的原则
科技期刊编辑在退稿中要做到稿件面前人人平等,惟质量是取,审稿不审人.无论作者是专家学者名人,还是后起之秀,无论是大人物,还是小人物,都一视同仁,以诚相见；不以人废文,更不以文废人[2].编辑部只要坚持稿件录用标准,按质取文,不偏不倚,公平公正地退稿,作者才能心服口服,退稿工作也才能顺利完成.
3.2坚持退稿不退人的原则[3]
退稿不善会退掉一些作者[4],对于科技期刊而言,过高的退稿率会影响稿源,又会进一步影响期刊质量.作为编辑,我们要尊重作者,与其耐心讨论、交流,在达成共识的同时,让作者感受到编者工作的认真与负责,为今后继续合作打下良好基础[5].只要能做到这一点,编辑在工作中与作者就可以“取长补短、互相探讨,有时共同策划,彼此协作”[6],从而建立起稳定的作者队伍.
4.退稿的操作技巧及策略
4.1细化退稿意见,阐明退稿原因
编辑退稿代表一种社会文化的价值倾向,即对不合先进文化和创新发展要求的文稿予以淘汰,应依乎建立在客观标准和科学公正性原则基础之上的文稿审定意见[7].编辑在退稿信中明确告知作者退稿原因,给出稿件不录用的理由,并提出具体的改进意见以及如何提高文稿质量的建议.这样的退稿信能使作者不断改善创新,走向成功,也能反映出编辑尊重作者劳动,对待工作认真负责的态度.
4.2坚持换位思考,尽量快速处理
对于编辑部经过审核确需退稿的稿件,编辑尽可能及时快速地处理,不能积压延误.如《Science》的审稿意见能在48h内返回,如果是退稿,只需2周时间作者就会收到退稿通知[8].这样做不仅能为作者赢得改投他刊或修改后另作安排的时间,同时从某种程度上也反映出编辑的工作效率.
4.3语言表达得体,营造良好氛围
编辑在拟写退稿信的时候一定要充分考虑作者的心理感受,措词讲究分寸,用语得体.字里行间透露出鼓励和关爱,既要让作者清楚地认识到论文的不足,又给予作者继续努力的信心和希望.尤其是在面对面退稿的情况下,编辑的言语尽量婉转些,多使用商讨的语气,使作者心情愉快地接受建议.笔者曾经收到一篇综述,由于本刊综述栏目已有约稿,暂时不能收稿.笔者在退稿信陈述了退稿的原因,希望作者继续深入研究,欢迎其将阶段性研究成果以论文形式投稿,作者愉快地接受了建议.
总之,退稿是编辑整体工作的基本环节之一.它反映了编辑与作者的关系,直接关系到作者的切身利益,较之其他环节更需要讲究策略和艺术性.科技期刊编辑只有在日常工作中积累经验、增强服务意识,本着认真负责的工作态度对待每一篇投稿,才能稳定作者队伍、维护职业威信、提高刊物的质量.